Przepisy ustaw o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz podatku dochodowym od osób prawnych pozwalają przedsiębiorcy uwzględniać koszty uzyskania przychodów w kalkulacji podstawy opodatkowania. Jak prawidłowo kwalifikować wydatki do kosztów uzyskania przychodów?
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w katalogach kosztów nie- stanowiących kosztów podatkowych.
Treść tej definicji wskazuje, że aby podatnik mógł zamierzony lub faktyczny wydatek zakwalifikować jako koszt podatkowy, powinien wykazać, że jego racjonalnym i możliwym do osiągnięcia celem jest co najmniej możliwość osiągnięcia przychodów albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Spełnienie tych warunków powinno zostać wykazane przez podatnika deklarującego podstawę opodatkowania w określonej wysokości.
Zagadnienie celu ponoszenia kosztów jest jednym z częstych przyczyn sporów z organami podatkowymi. Przyjmuje się bowiem, że to podatnik powinien wykazać związek pomiędzy poniesionym kosztem a możliwym do osiągnięcia przychodem. Powoduje to konieczność odpowiedniego udokumentowania tego, że ponosząc określony wydatek, podatnik mógł racjonalnie oczekiwać, że przyczyni się on do uzyskania przychodów. Nie jest przy tym istotne, by przychód taki faktycznie wystąpił, lecz co najmniej wykazanie tego, że można było oczekiwać, że taki skutek wystąpi. Typowymi przykładami tego typu sytuacji są usługi doradcze, usługi pośrednictwa czy też usługi o charakterze promocyjnym.
Oczywiste jest, że nie wszystkie koszty ponoszone w toku prowadzonej działalności służą bezpośrednio uzyskaniu przychodów. Część kosztów związanych z zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów również stanowi koszt uzyskania przychodów. Kosztami związanymi z zachowaniem źródła przychodów są np. wydatki związane z kosztami funkcjonowania podmiotu gospodarczego, takie jak koszty badania sprawozdania finansowego, koszty obsługi prawnej związanej z zamknięciem roku obrotowego i zatwierdzeniem sprawozdania finansowego. Poniesienie takich wydatków jest niezbędne do zapewnienia bieżącego funkcjonowania podatnika. Z kolei koszty związane z zabezpieczeniem źródła przychodów to te koszty, które umożliwiają niejako ochronę funkcjonowania podatnika. Bez ponoszenia takich kosztów podatnik mógłby utracić zdolność do prowadzenia działalności. Do tej grupy wydatków zaliczane są np. wydatki związane z ochroną prawną i ubezpieczeniową.