Na czas spisu trzeba zabezpieczyć urządzenia ewidencji magazynowej zawierające dane o ilości zapasów. Zazwyczaj przed rozpoczęciem inwentaryzacji, na czas trwania spisu w magazynach materiałowych, kartoteki magazynowe są deponowane u kierowników tych jednostek w zamkniętych miejscach.
Jak przygotować pola spisowe
Właściwe wyznaczenie pól spisowych – z uwzględnieniem rodzaju, wielkości i sposobu pomiaru zapasów składowanych w określonych miejscach – ułatwia przeprowadzenie spisu z natury. Pola spisowe wyznacza się tak, aby obejmowały:
a) zapasy, za które ponosi odpowiedzialność jedna osoba lub grupa osób o wspólnej odpowiedzialności;
b) jednoznacznie wyodrębniony obszar odpowiadający lokalizacji miejsc składowania zapasów;
c) rodzaj i ilość zapasów, których spisanie jest możliwe w ciągu jednego dnia.
W przypadku miejsc składowania zajmujących dużą powierzchnię wskazany jest ich podział na dwa lub więcej pól spisowych rozgraniczonych liniami zaznaczonymi farbą lub kredą, taśmami lub/i określanie pól z użyciem nazw magazynów/miejsc składowania/regałów. Pola spisowe powinno być wyraźnie wyodrębnione, by nie było wątpliwości, do którego z nich należą określone zapasy. Celowe jest wydzielenie pól spisowych na podstawie aktualnego planu sytuacyjnego z zaznaczonymi granicami odpowiedzialności określonych osób. Aby zidentyfikować pola spisowe, nadaje się im określone nazwy i/lub numery.
Kiedy możliwa inwentaryzacja ciągła
Inwentaryzacja ciągła polega na sukcesywnym ustaleniu rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Przeprowadza się ją pod warunkiem: zachowania cyklu ustalonego w ustawie o rachunkowości, objęcia inwentaryzacją składników danego rodzaju, a także prowadzenia dla obejmowanych nią składników ewidencji ilościowo-wartościowej (natomiast w przypadku prowadzenia jej tylko wartościowo – obejmowania nią na dany dzień całego konkretnego pola spisowego). Jest stosowana w jednostkach, które mają duże obroty materiałowe (sprzedaż, produkcja, zaopatrzenie). Komitet Standardów Rachunkowości w standardzie dotyczącym inwentaryzacji jasno to określił. Wskazał, że wykorzystując zapis ustawy o rachunkowości, możliwe jest dokonywanie spisu z natury metodą inwentaryzacji ciągłej. Chodzi o zapis, że zapasy przechowywane na strzeżonych składowiskach i objęte ilościowo-wartościową ewidencją księgową mogą być inwentaryzowane na dowolne daty, pod warunkiem, że nastąpi to co najmniej raz w ciągu dwóch lat. Dodatkowymi warunkami stosowania inwentaryzacji ciągłej zapasów drogą spisu z natury jest:
a) prowadzenie bieżącej ilościowo-wartościowej ewidencji zapasów w sposób umożliwiający wiarygodne ustalenie ewentualnych różnic inwetaryzacyjnych na każdy dzień spisu;
b) posiadanie regulacji wewnętrznych normujących szczegółowo przebieg inwentaryzacji ciągłej;
c) podział jednostki na pola spisowe umożliwiające przeprowadzenie czynności spisowych w ciągu jednego dnia i aktualizacja informacji o zapasach składowanych na tych polach;
d) posiadanie stale aktualizowanego harmonogramu spisu, który ma charakter poufny (nie powinien być znany osobom odpowiedzialnym za zapasy), ma zapewnić objęcie spisem wszystkich zapasów z częstotliwością określoną w ustawie z uwzględnieniem okresów, gdy zapasy są najniższe. Harmonogram ma w tym przypadku charakter ramowy (określa się miesiąc, niekiedy kwartał, na który przypada spis z natury danego składnika zapasów), natomiast decyzje o ścisłych terminach spisu poszczególnych składników zapasu zapadają w zależności od zaistnienia warunków dogodnych do dokonania spisu (np. niskie stany zapasów);
e) przeprowadzanie terminowego i kompletnego spisu z natury zapasów zgodnie z harmonogramem.
Przeprowadzaniem inwentaryzacji ciągłej zajmuje się zazwyczaj powołana przez kierownika jednostki stała komórka inwentaryzacyjna o uprawnieniach komisji inwentaryzacyjnej, będąca zarazem zespołem spisowym. Jej zadaniem jest:
– opracowanie i aktualizacja harmonogramu inwentaryzacji ciągłej zapasów i jego przestrzeganie;
– dokonywanie spisów z natury według zasad przewidzianych dla inwentaryzacji okresowej;
– wstępne rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych i przedstawienie stosownych wniosków kierownikowi jednostki, który podejmuje ostateczną decyzję co do sposobu rozliczenia.
Jak zabezpieczyć ewidencję magazynową
Na czas spisu trzeba zabezpieczyć urządzenia ewidencji magazynowej zawierające dane o ilości zapasów. Zazwyczaj przed rozpoczęciem inwentaryzacji, na czas trwania spisu w magazynach materiałowych, kartoteki magazynowe są deponowane u kierowników tych jednostek w zamkniętych miejscach. W czasie spisu z natury w magazynach – po przeliczeniu danego składnika majątkowego – zespół spisowy robi zapis na wywieszce magazynowej „Inwentaryzacja rok… podpis”. Pracownik magazynu po zakończeniu inwentaryzacji dokonuje zapisu o inwentaryzacji w kartotekach magazynowych.
Przed rozpoczęciem inwentaryzacji – na czas trwania spisu w magazynach materiałowych – zespół spisowy dokonuje zablokowania magazynów w systemie informatycznym. Wydawanie i przyjmowanie składników majątkowych w systemie informatycznym możliwe jest dopiero po rozliczeniu i zaksięgowaniu wyników inwentaryzacji. Osobami upoważnionymi do pobierania kluczy od pomieszczeń magazynowych na czas trwania spisu z natury magazynów są wyłącznie członkowie zespołu spisowego. Upoważnienia do pobierania kluczy udziela kierownik jednostki organizacyjnej, w której prowadzony jest spis z natury.
W czasie inwentaryzacji nie powinno mieć miejsca wydawanie lub przyjmowanie w polu spisowym składników majątku. Jednak może się tak zdarzyć, ale tylko w wyjątkowych przypadkach, np. za zgodą kierownika i po decyzji przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej (w uzgodnieniu z głównym księgowym). Musi być o tym też powiadomiony zespół spisowy.
Wtedy dowody przyjęcia lub wydania składników majątkowych w czasie trwania spisu wymagają specjalnego oznaczenia – zapewniającego odpowiednie ich ujęcie w rozliczeniu osoby odpowiedzialnej za powierzone składniki majątku np. „…przyjęto/wydano w czasie spisu…”. Dowody podlegają księgowaniu po rozliczeniu inwentaryzacji. Adnotacji na dowodach dokonuje przewodniczący zespołu spisowego. ©℗
wzór
Protokół zabezpieczenia ewidencji inwentaryzowanych składników ©℗
Miejscowość………….., data…….………..
W polu spisowym: ……………………………………………………………
Sporządzony dnia: ……………………………………………………………
Przy udziale
– przedstawiciela komisji inwentaryzacyjnej:………………………………………
– zespołu spisowego:
1. ……………………………………………………………………………..
2. ……………………………………………………………………………..
3. ……………………………………………………………………………..
– osób odpowiedzialnych materialnie:
1. ……………………………………………………………………………..
2. ……………………………………………………………………………..
Obecni stwierdzają, że urządzenia ewidencji ilościowej inwentaryzowanych składników obejmujące następujące grupy:………………………………………………………………………………………….
zostały zabezpieczone w sposób uniemożliwiający korzystanie z nich w czasie spisu, przez …………………………………………………………………………………………...……………………………………………….
Zabezpieczone urządzenia mogą być udostępnione decyzją kierownika za zgoda przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej (w uzgodnieniu z głównym księgowym).
Osoba przejmująca ewidencję na przechowanie Obecni:
…………………………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………...………………………………………………………………………….
Podstawa prawna
• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568)
• stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz.Urz. MF z 28 lipca 2016 r. poz. 55)