O czym pamiętać, gdy spis z natury przeprowadza w jednostce firma zewnętrzna

W jednostce, w której nie można sobie pozwolić na oddelegowanie pracowników do sporządzenia inwentaryzacji, jej kierownik może zlecić przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury podmiotowi zewnętrznemu (outsourcing). Nie zwalnia go to jednak od odpowiedzialności, a w szczególności od stworzenia warunków umożliwiających poprawne przeprowadzenie i rozliczenie wyników spisu.
Kierownik jednostki nie może bowiem skutecznie przekazać odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury. Realizacja tego obowiązku wymaga podjęcia stosownych decyzji, do których upoważniony jest wyłącznie kierownik. Chodzi tu m.in. o powołanie komisji, ustalenie daty spisu, wyznaczenie osób przeprowadzających spis, przygotowanie terenu objętego spisem, zapewnienie obecności przy spisie osób odpowiedzialnych za poszczególne składniki aktywów.
Cele i zasady przeprowadzania inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury dokonywanego przez podmiot zewnętrzny są takie same jak spisu przeprowadzanego własnymi siłami jednostki. Wcześniej jednak trzeba podpisać umowę o przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury. [ramka]
Co ważne, jeśli zleconą podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzację zapasów drogą spisu z natury wykonuje biuro rachunkowe prowadzące księgi rachunkowe zleceniodawcy, to należy zapewnić, aby osoby wykonujące czynności spisowe (członkowie zespołów spisowych) nie były bezpośrednio zaangażowane w prowadzenie ksiąg rachunkowych zleceniodawcy, a w szczególności nie miały dostępu do informacji o stanach ewidencyjnych zapasów.
Komitet Standardów Rachunkowości w standardzie dotyczącym inwentaryzacji jasno wskazał, że jednostka zlecająca ma nadzorować przebieg spisu, aby się upewnić co do rzetelności wyników, oraz dokonać odbioru wyników spisu. Zlecenie podmiotowi zewnętrznemu inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury nie zwalnia od powołania komisji inwentaryzacyjnej (komisarza spisowego).
Potrzebna umowa
Podpisana umowa między jednostką a firmą zewnetrzną powinna określać co najmniej wymagania co do zakresu i przedmiotu inwentaryzacji, daty spisu, daty rozpoczęcia i zakończenia czynności spisowych, sposobu prezentacji wyników (rodzaje dokumentów). Zakres tej umowy może obejmować cały zakres inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury, w tym: przygotowanie jednostki do spisu (np. wskazanie sposobu uporządkowania zapasów, przygotowanie części dokumentacji lub jej wzorów, wydzielenie i oznaczenie pól spisowych), przeprowadzenie czynności spisowych i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych. Umowa może też być ograniczona wyłącznie do czynności spisowych wraz z udokumentowaniem wyników spisu.

Jakie czynności przygotowawcze należy wykonać

Zgodnie ze stanowiskiem Komitetu Standardów Rachunkowości przygotowanie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury obejmuje:
a) ścisłe (jednoznaczne) określenie w zarządzeniu kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji zapasów w drodze spisu z natury przedmiotu, daty i czasu trwania spisu,
b) wyznaczenie przez komisję inwentaryzacyjną pól spisowych i upewnienie się, że są wyposażone w zalegalizowane urządzenia pomiarowe,
c) określenie, na mocy decyzji kierownika jednostki, wykonawców czynności spisowych – własny personel lub podmiot zewnętrzny; członków zespołów spisowych, w zakresie sposobu wykonania czynności spisowych, wskazanie obowiązków z tym związanych, przeprowadzenie odpowiednich symulacji,
d) zapewnienie wyposażenia spisującym w urządzenia pomiarowe, odzież ochronną, arkusze spisowe, przybory piśmienne itp.,
e) zapewnienie przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej nadzoru nad poprawnym przebiegiem spisu i jego terminową realizacją.

Jakie zadania mają osoby materialnie odpowiedzialne

Spis z natury powinien dostarczać obiektywnych informacji o rzeczywistym stwierdzeniu istnienia poszczególnych składników majątkowych. Osiągnięcie tego celu jest możliwe tylko wtedy, gdy spis z natury następuje w sposób komisyjny, osoby dokonujące pomiaru i rejestracji poszczególnych składników majątku zaś to osoby, którym można zaufać, gdyż nie są zainteresowane wynikami spisu. Za takie osoby nie można uznać tych, którym zostały powierzone określone składniki majątku. Odpowiadają oni bowiem za ich należyte przechowywanie, rozchodowanie i wykorzystanie. Przed przystąpieniem do spisu z natury osoby odpowiedzialne materialnie za inwentaryzowane składniki majątku składają zespołowi spisowemu pisemne oświadczenie, że kompletna dokumentacja obrotów dokonanych do chwili rozpoczęcia spisu, ze wskazaniem ostatnich dowodów przychodu i rozchodu, została wprowadzona do ewidencji prowadzonej przez te osoby i przekazana do działu księgowości. W oświadczeniu takim osoby materialnie odpowiedzialne zobowiązane są podać symbole i numery ostatnich dokumentów stosowanych dla celów ewidencji (PZ, RW, WZ itd.). Należy także żądać złożenia przez osoby, których pieczy powierzono określone składniki majątkowe, pisemnych oświadczeń. [wzór] Osoby materialnie odpowiedzialne zobowiązane są do:
  • uczestniczenia w spotkaniach i szkoleniach przedinwentaryzacyjnych,
  • odpowiedniego przygotowania miejsca inwentaryzacji (uzupełnienie dokumentacji, wywieszek ułatwiających identyfikację składników inwentaryzowanych itp.),
  • aktywnego uczestnictwa w procesie przeprowadzania inwentaryzacji,
  • dopilnowania prawidłowości sporządzania arkuszy spisowych,
  • złożenia wyczerpujących wyjaśnień dotyczących ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i propozycji ich rozliczenia.

wzór

Oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej
Oświadczam, że :
1. Pole spisowe …..…………...........................................…………….................................................…
(nazwa jednostki organizacyjnej)
zostało przygotowane do przeprowadzenia inwentaryzacji. Rzeczowe składniki majątkowe powierzone mojej pieczy są odpowiednio oznakowane.
2. Przychody i rozchody składników majątkowych powierzonych mojej pieczy zostały udokumentowane odpowiednimi dowodami.
3. Wszystkie dowody przychodu i rozchodu zostały przekazane do działu księgowości.
4. Dokonano uzgodnienia stanu ilościowego z ewidencją ilościowo-wartościową w dziale księgowości na dzień rozpoczęcia inwentaryzacji.
.................................…………………….
(data i podpis)
Osoby odpowiedzialne zobowiązane są do odpowiedniego przygotowania pól spisowych i przedmiotu inwentaryzacji. Trzeba pamiętać, że nie powinny one zostać członkami zespołów spisowych. W danym zespole spisowym nie może być osoby odpowiedzialnej za stan składników majątkowych, które mają być przedmiotem spisu z natury.

Co zrobić, gdy nie można wyłączyć pola spisowego z działalności

Jak wskazano w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości, jeżeli nie można wyłączyć pola spisowego z działalności, to dobrą praktyką jest:
  • utworzenie wyodrębnionego, tymczasowego magazynu na dostawy, w którym do czasu ukończenia spisu są składowane przyjęte dostawy materiałów i towarów lub wytworzone wyroby gotowe i półprodukty; po zakończeniu spisu są one przenoszone na właściwe miejsce składowania, a ich przychód jest ujmowany w ewidencji księgowej zapasów;
  • wcześniejsze pobranie z magazynu składników zapasów, które mogą być potrzebne do działalności w czasie przeprowadzania spisu;
  • dopuszczenie do ewentualnego wydania z magazynu przez osobę odpowiedzialną ‒ w porozumieniu z zespołem spisowym ‒ zapasów na podstawie odpowiednio oznakowanych dowodów, z których wynika, czy rozchód nastąpił przed fizycznym dokonaniem spisu, czy po nim; odpowiednie adnotacje zamieszcza się w arkuszu spisowym, a dodatkową kopię dowodu rozchodu załącza się do arkusza.
Podstawa prawna
•ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568)
•stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz.Urz. MF z 28 lipca 2016 r. poz. 55)