- Księgowy musi umieć efektywnie zarządzać czasem i radzić sobie z problemami, a także powinien być komunikatywny i odporny na stres. Wiedza w księgowości to podstawa, ale przy tak szybkim tempie zmian w podatkach jak obecnie te cztery cechy są niewątpliwie najważniejsze - mówi Patrycja Wojtasiewicz, właścicielka działającego w Łukowie biura rachunkowego „Usługi księgowe. Patrycja Wojtasiewicz”
Jak zaczęła się pani praca w księgowości? Co było wtedy najtrudniejsze?
Kiedy zaczynałam pracę w księgowości, miałam około 21 lat. Byłam w trakcie studiów licencjackich o profilu rachunkowość i finanse przedsiębiorstw. Pamiętam pierwszą pracę w biurze rachunkowym. Wtedy zafascynowała mnie księgowość. Nie było tam miejsca na rutynę. Każda firma wymagała indywidualnego podejścia. Starałam się sprostać wymaganiom stawianym przede mną.
Czy wybór tego zawodu to był przypadek, czy świadoma decyzja?
Reklama
Od zawsze chciałam być księgową. Wiedziałam, że urodziłam się z kalkulatorem w ręku. Wybór zawodu nie był przypadkiem.
Czy obecnie, z perspektywy czasu, nie żałuje pani tej ścieżki zawodowej?

Reklama
Od podjęcia pierwszej pracy w księgowości minęło kilkanaście lat. Od tamtej pory bardzo dużo się zmieniło. Kiedyś przepisy zmieniały się zdecydowanie rzadziej. A teraz zmieniają się średnio co trzy miesiące i człowiek musi być z nimi ciągle na bieżąco. W sumie księgowy to taki „wieczny student”. Cały czas trzeba trzymać rękę na pulsie i nie przegapić żadnej zmiany. Wybierając tę ścieżkę zawodową, nie sądziłam, że aż tyle nauki przede mną, ale nie żałuję. Z pewnością nie jest to zawód, w którym można się nudzić, a tak czasami niektórym się wydaje.
Czy to jest atrakcyjny zawód dla młodych osób?
Zawsze uważałam, że zawód księgowego jest prestiżowy. Jeśli ma ktoś do tego predyspozycje, to na pewno spodoba mu się praca w księgowości.
A jakie predyspozycje pani zdaniem są niezbędne?
Już chyba nie można obecnie mówić o spokojnej pracy, bo jak wspomniałam, ciągle coś się zmienia. Nawet doświadczeni księgowi muszą się doszkalać. Przy takim tempie zmian w podatkach szkolenia są potrzebne. Księgowy musi umieć efektywnie zarządzać czasem i radzić sobie z problemami, a także powinien być komunikatywny i odporny na stres. Wiedza w księgowości to podstawa, lecz przy tak szybkim tempie zmian w podatkach jak obecnie te cztery cechy są niewątpliwie najważniejsze.
Czy uważa pani, że potrzebna jest też smykałka do nowych technologii i umiejętność korzystania z nowości w tym zakresie?
Nowe technologie z pewnością ułatwiają nam pracę. W XXI wieku mamy komputery, faktury elektroniczne, przekaźniki danych. To wszystko wykorzystujemy w pracy w księgowości. Kiedyś KPiR prowadziło się ręcznie, a teraz wszystko mamy w komputerze.
Od kiedy prowadzi pani swoje biuro rachunkowe i co panią skłoniło do rozpoczęcia działalności na własny rachunek?
Biuro prowadzę od stycznia 2017 r. Pracowałam wtedy na etacie w jednej z łukowskich firm transportowych. Po cichu marzyłam o pracy wyłącznie na własny rachunek, lecz w tamtym momencie nie było mnie na to stać. Jednak kilku znajomych ciągle pytało mnie o usługi księgowe, więc ta myśl we mnie była. Tym bardziej że praca w firmie wiązała się z mnóstwem obowiązków i wymagała ode mnie sporego poświęcenia. W pewnym momencie zabrakło mi nawet czasu dla dziecka. I to był właśnie ten impuls, gdy podjęłam decyzję o odejściu z pracy i zorganizowaniu biura. Klamka zapadła po poinformowaniu szefowej o moich planach. Odwrotu nie było. Początkowo prowadziłam księgowość w domu, lecz szybko wszystko załatwiłam i znalazłam miejsce odpowiednie dla mojego biura.
Jaki jest zakres obsługi oferowanej przez pani biuro?
Uważam, że dość obszerny. Oferuję pomoc w założeniu firmy, prowadzę KPiR, ewidencję ryczałtu ewidencjonowanego. Zajmuje się także rozliczeniami z ZUS, kadrami i płacami, a także rozliczeniami podatkowymi z zagranicy, obsługą księgową rolników, rejestracją do VAT w Niemczech, zgłoszeniami ubezpieczeń w Danii oraz Belgii. Pomagam w pozyskiwaniu różnych dotacji, zarówno na rozpoczęcie działalności gospodarczej, jak i rozwój firmy.
Czy zatrudnia pani pracowników, czy sama zajmuje się obsługą klientów?
W tej chwili mam jedną osobę na etacie pomocy księgowej.
Czy stawia pani na nowoczesne rozwiązania, czy raczej stosuje tryb stacjonarny i tradycyjny model prowadzenia biura?
Jestem raczej tradycjonalistką. Na skanach dokumentów pracuję tylko wówczas, gdy rozliczam firmę spoza rejonu. Na chwilę obecną inne rozwiązanie mnie nie interesuje. Próbowałam skanować faktury do programu księgowego, lecz to dwa razy więcej pracy i odpuściłam sobie.
A czy takich klientów spoza rejonu ma pani sporo? Przecież narzędzia informatyczne ułatwiają teraz kontakt z klientami w całym kraju (a nawet za granicą). Czy to jest możliwy kierunek rozwoju dla pani biura?
Tak, mam kilku klientów z Lublina, a także z Warszawy. Jednak wtedy pracuję na skanach faktur, jak i MMS. Z czasem może to będzie dla mnie jakaś alternatywa. Potrzebuję jednak do tego odpowiednich narzędzi informatycznych, a to się wiąże z inwestycjami. Jednak może warto zastanowić się nad tą opcją, żeby rozwijać działalność.
Jak pozyskuje pani klientów?
Najlepsza jest pocztą „pantoflowa”. Mam również kilka reklam w internecie, na Facebooku. Posiadam także firmową stronę internetową.
W jaki sposób ustala pani zasady współpracy z nowymi klientami i czy ma pani już jakieś przygotowane sprawdzone rozwiązania?
Każdego klienta traktuję indywidualnie. Na początku przeprowadzam wywiad. Pytam o formę opodatkowania firmy, o zgłoszenie do ZUS lub KRUS, liczbę dokumentów oraz oczekiwania i warunki naszej współpracy.
Czy pandemia wpłynęła na liczbę klientów biura?
Początek pandemii nie miał wpływu na obroty firm, lecz po pewnym czasie po majówce zaobserwowałam już spory spadek. Kilka firm zamknęło działalność, a inne zminimalizowały zatrudnienie.
Jakie zmiany epidemia koronawirusa spowodowała w organizacji pracy biura?
Przede wszystkim zaopatrzyłam się w środki higieniczne, płyny do dezynfekcji, rękawiczki nitrylowe oraz maseczki i przyłbice. Raz dziennie dezynfekujemy biuro po skończonej pracy. Zamontowałam skrzynkę na listy przed wejściem do biura, aby ograniczyć kontakty bezpośrednie.
Co w ostatnim czasie było największym wyzwaniem?
Tarcze antykryzysowe. Ciężko było z dodzwonieniem się do różnych instytucji państwowych, tj. ZUS, urzędu skarbowego, jak i Krajowej Informacji Podatkowej, w celu uzyskania niektórych informacji dotyczących tarcz antykryzysowych. Pomagałyśmy klientom w uzyskaniu wsparcia antykryzysowego, a w tym samym momencie robiłyśmy rozliczenia roczne, rozliczałyśmy poszczególne firmy.
Czy wdrożenie procedur związanych z JPK_VAT sprawiło kłopot?
Nowe przepisy obowiązujące od 1 października bardzo komplikują pracę księgowej. Sama struktura wystawiania faktur dla klientów brzmi mocno skomplikowanie. Zanim zaksięguję daną fakturę, muszę się zastanowić i nie mogę robić już tego automatycznie. Trzeba bowiem nie tylko sprawdzić, czy faktura jest prawidłowo wystawiona, ale też czy zapłata powinna być split payment, czy kody GTU są poprawnie wystawione i czy nie ma powiązania sprzedaży usług bądź towarów w prostej linii z rodziną. Tak więc następuje szereg dodatkowych czynności.
Co pomaga pani w pracy?
Pozytywne nastawienie osób, które sprawiają, że firma staje się drugim domem i miejscem, do którego przychodzimy z przyjemnością. Chodzi o to, by poczuć się w miejscu pracy naprawdę dobrze i swobodnie. Chce się też rozwijać. Dlatego podnoszę umiejętności swoje i pracownika, rozszerzamy zakres wiedzy dotyczącej księgowości. Rozwój osobisty jest bardzo istotny i warto przywiązywać do niego wagę.
Jak pani śledzi i wyłapuje istotne zmiany w prawie?
Ciągłe zmiany w przepisach podatkowych nauczyły mnie, że warto korzystać na bieżąco z serwisu internetowego Inforu. Właśnie z tej platformy korzystam najczęściej. Posiadam dostęp do różnych portali oraz IFK Platforma Księgowych. Znajduję tam potrzebną wiedzę w zakresie nadchodzących zmian w prawie podatkowym. Literatura fachowa, dostępna również w wersji papierowej, ułatwia przyswojenie potrzebnej wiedzy. Rożnego rodzaju portale informacyjne też w ciągu dnia są przeglądane. Jeśli coś ważnego wychwycę, przekazuję swojej pracownicy.
Czy w związku z dużą liczbą zmian w prawie ma pani problemy z systemem księgowym? Czy musi pani sama dostosowywać go pod pewne rozwiązania, czy wystarcza standardowa aktualizacja?
Przy instalowaniu programu do prowadzenia księgowości informatyk poustawiał mi odpowiednio funkcje zgodnie z moimi wcześniejszymi wytycznymi. Mój program do prowadzenia księgowości sam się aktualizuje i sam wprowadza potrzebne zmiany obowiązujące od danego terminu. Standardowa aktualizacja w zupełności wystarcza.
Czy ma pani trochę czasu dla siebie i co wtedy najbardziej lubi pani robić?
Mam mało czasu dla siebie. Mój wolny czas wypełnia mi rodzina. Najbardziej lubię spędzać aktywnie czas z dziećmi. A gdy już wygospodaruję czas dla siebie, to biorę książkę do ręki i czytam. Wyłączam się zupełnie i relaksuję.