Bogusława Bieniecka: Mam wewnętrzną potrzebę opiekowania się klientami zagubionymi w gąszczu przepisów i informatyzacji. Cieszę się, kiedy uda mi się wprowadzić kogoś w świat dotychczas dla niego obcy.
Od kiedy prowadzi pani swoje biuro rachunkowe?
Biuro rachunkowe na własny rachunek prowadzę od 2014 r. Wcześniej prowadziłam usługowo księgi handlowe w kancelarii prawnej, w formie spółki komandytowej. Łącznie w zawodzie pracuję od 20 lat.
Czy pani praca zmieniła się w jakiś sposób na przestrzeni tych lat?
Tak, oczywiście. Począwszy od odpowiedzialności, poprzez liczbę obsługiwanych firm, na ułatwieniach informatycznych skończywszy. Zmieniło się też podejście do klienta. Kiedyś było ono bardzo oficjalne, ściśle zawodowe. Dzisiaj klient to często człowiek, który przychodzi z dokumentami, a przy okazji opowie, co go denerwuje, jakie ma problemy… i to nie tylko zawodowe. A może to ja się zmieniłam i sama potrzebuję bardziej osobistego kontaktu. Na pewno taki klient jest bardziej związany z biurem. Nie zmieniło się jedno – trzeba ciągle pogłębiać swoją wiedzę i być na bieżąco z przepisami, m.in. podatkowymi.
Co w dotychczasowej karierze zawodowej stanowiło dla pani największe wyzwanie? A co jest obecnie największym problemem?
Niezmiennie jest to niestabilne otoczenie prawne. Zmiany wprowadzane są zbyt szybko, a do tego brak jest jednolitych interpretacji Ministerstwa Finansów. Bycie z przepisami na bieżąco wymaga dużo wysiłku i zaangażowania. Nie są to, jak kiedyś, zmiany wprowadzane na początku danego roku. Teraz księgowy może się spodziewać prawdziwych rewolucji także w trakcie roku. W sumie w każdym momencie. Nie ma zbyt wiele czasu na zapoznanie się z przepisami. A co najgorsze, nigdzie nie można znaleźć podpowiedzi, bo są to nowe rzeczy, jeszcze nigdzie nieopisane ani niezinterpretowane przez sądy. To jest właśnie największe wyzwanie w dzisiejszych czasach. Trzeba polegać na swojej wiedzy, doświadczeniu i czasami niestety… intuicji, co ustawodawca miał na myśli. Obecnie bardzo często korzystam z pomocy prawnika, czasami sama nie jestem w stanie zrozumieć zawiłości prawa podatkowego.
Czy mogłaby pani podać przykład jakiejś zmiany wymagającej szczególnie dużego nakładu pracy?
Pamiętam moje popołudnia spędzone na zapoznawaniu się z regulacjami wprowadzającymi JPK. Następnie długie godziny przystosowywania oprogramowania, aktualizacji serwerów itp. Był to ciężki okres. A teraz znów mnie czeka to samo, przy kolejnej rewolucji JPK. W założeniu miała pomóc podatnikowi, ograniczyć obowiązki… ale nie oszukujmy się, będzie więcej pracy, bo niezbędne są dodatkowe czynności przy każdym księgowanym dokumencie. Już teraz prawidłowe przygotowanie dokumentów wymaga np. wydruku z białej listy podatników, następnie sprawdzenia rachunku bankowego, a teraz dochodzi wpisywanie kodów. Czas pracy nad dokumentami jednej firmy znów się wydłuży.
Jak pani śledzi i wyłapuje istotne zmiany w prawie, aby być na bieżąco?
Wykupuję abonament w serwisach branżowych. Dostaję informacje e-mailingowe. Jeżeli jest coś nowego ‒ wyjaśnienia, jakieś zmiany ‒ od razu zapoznaje się z tematem. Niestety najczęściej wieczorem, bo w dzień nie ma na to czasu.
Czy postępująca elektronizacja pracy powoduje, że jest łatwiej czy trudniej?
Zdecydowanie łatwiej. Jestem zwolennikiem automatyzacji procesów księgowych. W swojej firmie wprowadzam jak najwięcej innowacji w tej dziedzinie. Wspomagają one pracę księgowych i ułatwiają wykonywanie obowiązków. Należy je traktować jako pomoc, a nie przeszkodę. Choć czasem, na samym początku, trzeba się przestawić i nauczyć nowych technologii czy rozwiązań informatycznych.
Które z rozwiązań poleciłaby pani do wprowadzenia innym?
Nawet w małym czy średnim biurze rachunkowym można wprowadzić elektroniczne przesyłanie dokumentów. Najbardziej jestem zadowolona z możliwości wgrywania dokumentów księgowych do systemu księgowego za pomocą przesyłanego przez klienta pliku JPK. To wspaniały efekt uboczny. Teraz wszystkie firmy sporządzają raport według tego samego modelu, więc i firmy tworzące programy księgowe mogą się do tego dostosować. Wiadomo, że w biurze księgowym jest duża różnorodność firm, programów fakturowych i magazynowych. Mając jeden format, mogę korzystać, bez dostosowywania, z wgrywania plików JPK faktura, JPK zakupy czy JPK magazyn z każdej firmy. Jak widać, początkowy trudny okres wdrażania przepisów zwrócił się w perspektywie czasu.
Jaki wpływ na organizację pracy w biurze ma trwająca pandemia? W jaki sposób klienci dostarczają niezbędne dokumenty – drogą tradycyjną czy już większość elektronicznie?
Jeżeli chodzi o wpływ epidemii na pracę biura, to zmieniła ona właśnie przede wszystkim formę dostarczania dokumentów do księgowania. Więcej firm przesyła dokumenty firmą kurierską lub przez paczkomaty. Nie jest to wymóg. Sposób przesyłania dokumentacji dostosowany jest do potrzeb i możliwości klienta. W moim biurze jednak większość dokumentów przekazywana jest elektronicznie przez dostosowane do tego oprogramowanie. Jest też dużo klientów, którzy nie chcą takiej formy współpracy lub nie mają wystarczających możliwości technicznych. W dobie pandemii mieli jednak większą motywację, aby zmienić swoje przyzwyczajenia i np. zdecydować się na przesyłanie skanów dokumentów e-mailem.
A czy zagrożenie rozprzestrzenianiem się koronawirusa wpłynęło na sposób wykonywania pracy przez pracowników biura?
Pandemia nie wywołała rewolucji w sposobie wykonywania pracy przez pracowników, gdyż już przed jej ogłoszeniem pracownicy korzystali z możliwości pracy zdalnej. Byłam też przygotowana informatycznie i organizacyjnie na taką formę pracy. Musiałam tylko doposażyć pracowników w laptopy. Przy tej sytuacji okazało się jednak, że w naszym kraju internet nie jest na najwyższym poziomie. Niby każdy ma do niego dostęp, ale jego jakość, szybkość pozostawia wiele do życzenia. Mam pracownicę poza Krakowem, gdzie nie ma tam światłowodu, i niestety zdalna praca na internecie radiowym jest mało wydajna i komfortowa.
Czy epidemia wpłynęła na liczbę klientów biura?
Tak. Kilka firm, przeważnie działalności jednoosobowe, zawiesiło lub zamknęło działalność.
Czy przygotowywała pani wnioski dla klientów w sprawie pomocy przewidzianej przez tarcze antykryzysowe, np. o subwencję z Państwowego Funduszu Rozwoju? Jeżeli tak, to jakie były największe problemy?
Tak. Wszystkim klientom, od których miałam pełnomocnictwa, wysyłałam wnioski do ZUS o zwolnienie ze składek lub wypłatę postojowego. Dla firm, które korzystały z pomocy Polskiego Funduszu Rozwoju, przygotowywałam dane niezbędne do wypełnienia wniosku. Problemem było ustalenie właściwych danych o zatrudnieniu. Przepisy były, jak zwykle, niejasne i nie wiadomo było (zwłaszcza na początku), jaką przyjąć metodę.
Gdyby można było cofnąć czas, to jeszcze raz wybrałaby pani ten zawód?
Tak.
A dlaczego?
Księgowy to wymagający zawód, ale jednocześnie bardzo ciekawy. Trzeba po prostu go lubić. Nie ma tu miejsca na nudę, choć niektórym tak się wydaje. Ja po 20 latach w zawodzie nie wyobrażam sobie innej pracy. Cały czas realizuję się i rozwijam. Co chwila czekają na mnie jakieś wyzwania. Prowadzenie biura to dużo więcej obowiązków niż sama obsługa księgowa. To umiejętności komunikacji z klientem, właściwe zarządzanie pracą w biurze czy dobór pracowników.
Nie sądziłam, że ta praca będzie mi dawała tak dużo satysfakcji. Mam wewnętrzną potrzebę opiekowania się klientami zagubionymi w gąszczu przepisów i informatyzacji. Cieszę się, kiedy uda mi się wprowadzić kogoś w świat dotychczas dla niego obcy. Na przykład klient prowadzący działalność od 30 lat, przyzwyczajony do wystawiania faktur ręcznie, do biegania na pocztę z każdym przelewem, panicznie bojący się urzędowych pism (tak, tak są jeszcze tacy). Mam ogromną satysfakcję, kiedy nauczę go wykonywania przelewów, przekonam do założenia ZUS PUE i profilu zaufanego, a nawet udostępnię i skonfiguruję mu program do wystawiania faktur i… już nie musi ciągle poprawiać numeracji faktur sprzedaży. To drobne sprawy wykraczające poza standardową obsługę księgową, ale wiem, że pomagam komuś ułatwić sobie zawodowe życie. Klienci są za to wdzięczni, widać to, a ja wtedy wiem, po co jadę codziennie do biura.
Czy jako doświadczona księgowa może dać pani jakąś złotą radę początkującej księgowej?
Wyszkoliłam wiele młodych księgowych i jest pewna prawidłowość. Po kilku miesiącach pracy przychodzi rutyna i to jej należy się obawiać, bo zaczynamy wtedy robić błędy. Złota rada – sprawdzaj swoją pracę.
Wspomniała pani o szkoleniu. W jaki sposób wprowadzać młodego księgowego w arkany zawodu?
Bardzo ważne jest podejście w biurze do młodych osób. Na początku trzeba dać im czas i wziąć pod swoje skrzydła. Taki młody adept nie może bać się zadawania pytań, trzeba też dać mu możliwość poznania praktyki w szerszym zakresie niż tylko wklepywanie stale tego samego rodzaju dokumentów do systemu księgowego. W biurze rachunkowym są większe możliwości niż w firmie, bo są różne podmioty i mają odmienną specyfikę działania czy inne rozwiązania podatkowe. To pozwala zdobyć niezbędne doświadczenie. Trzeba być też dobrym psychologiem, wyczuć, czy młoda osoba zrozumiała zagadnienie i można iść dalej, czy trzeba poczekać. Wprowadzenie zbyt wielu nowych rzeczy naraz powoduje strach i brak wiary we własną wiedzę. Trzeba umieć to ocenić. Jedni potrzebują trzech miesięcy na zagłębienie się w specyfikę firm, a niektórym potrzeba więcej czasu. Przeciążenie nowego pracownika może się skończyć rezygnacją lub dużą liczbą błędów, a żaden właściciel biura nie lubi zbyt dużej rotacji pracowników, bo to się zawsze odbije na jakości wykonywanych usług. Staram się więc dostosować do osoby, którą uczę, i muszę przyznać, że miałam tylko jedną porażkę.
Czy ma pani trochę czasu dla siebie i co wtedy najbardziej lubi robić?
Moim hobby jest strzyżenie psów. Strzygę swojego yorka i zapraszam psy koleżanek.
