Już do początku października trzeba będzie stosować nową wersję jednolitego pliku kontrolnego. Regulacje te budzą zaś niepokój zarówno przedsiębiorców, jak i księgowych
Obawy mają zwłaszcza te osoby, które nie są zatrudnione przez podatnika w ramach stosunku pracy, a świadczą usługi w relacji B2B. Chodzi tutaj zarówno o umowy tworzące samozatrudnienie, czyli w praktyce bardzo zbliżone do stosunku pracy, jak i o outsourcing, w ramach którego księgi i ewidencje prowadzone są przez małe, średnie czy duże biura rachunkowe zatrudniające dziesiątki osób. I nie jest to wyimaginowany strach przed nowym, a uzasadniony niepokój poparty dotychczasowymi doświadczeniami.
Osoby zajmujące się prowadzeniem ewidencji podatkowych, zwłaszcza te świadczące tego rodzaju usługi w ramach działalności gospodarczej, nieraz spotykały się ze stwierdzeniami: „Mnie to nie interesuje, od tego mam księgową”. Niestety w ten sposób pozostają bez odpowiedzi ich pytania, które są bardzo uzasadnione i służą pozyskaniu informacji niezbędnych do prawidłowego rozliczania podatków. A przecież dopiero co mogliśmy spotkać się z sytuacją, w której jedna z osób medialnych, będąc oskarżoną o naruszanie prawa podatkowego, w pierwszych publicznych wypowiedziach chciała wskazać na księgowych jako odpowiedzialnych za jej problemy.

Potrzebne dodatkowe informacje

Tymczasem nowe obowiązki dotyczące ewidencji VAT to konieczność uzyskiwania przez osoby prowadzące rejestry podatkowe dodatkowych szczególnych informacji. O ile np. problematyczna kwestia oznaczania w ewidencji faktur jako „MPP”, czyli obligatoryjny split payment, jest „łatwa” do rozwiązania, bo w treści faktury musi być zamieszczona stosowna adnotacja, o tyle gorzej będzie chociażby w przypadku oznaczeń grup towarów i usług (GTU).
Ale zanim o GTU, warto przypomnieć, że obowiązek zamieszczania w ewidencji, a następnie w JPK_VAT, oznaczenia MPP występuje, jeżeli wynika to z przepisów – niezależnie od tego, czy wystawca faktury zamieścił w jej treści stosowną adnotację. [przykład 1]

przykład 1

Faktura bez adnotacji MPP
Biuro rachunkowe prowadzi księgi i ewidencje dla firmy X. W październiku klient przekazuje do biura faktury sprzedażowe. Na jednej z faktur na łączną kwotę brutto 20 tys. zł znajdują się części samochodowe. Faktura ta nie jest jednak oznaczona jako „MPP”. Księgowa zajmująca się tym klientem zwraca mu uwagę na brak adnotacji, lecz do momentu przesłania JPK za ten miesiąc nie otrzymuje żadnej informacji zwrotnej. Przygotowując JPK_V7, księgowa oznacza więc w nim fakturę „MPP” i jednocześnie przesyła do klienta informację, że zamieściła takie oznaczenie w JPK. Uprzedza go, że istnieje pewne niebezpieczeństwo, iż odbiorca faktury – wobec braku na niej adnotacji – nie zamieści stosownego oznaczenia w JPK (chociaż ma taki obowiązek), co może wzbudzić zainteresowanie organu podatkowego.
Niespójność pomiędzy danymi w fakturze a informacjami przekazywanymi KAS w ramach JPK może więc negatywnie wpływać na relacje nie tylko pomiędzy kontrahentami, lecz także pomiędzy podatnikiem a księgowym zajmującym się jego rozliczeniami.
Jednak problem z oznaczeniami „MPP” występuje w tych przypadkach, w których pojawiają się wątpliwości lub wręcz nieprawidłowości. Inaczej jeżeli chodzi o oznaczenia GTU. W ich przypadku sprzedawca nie ma obowiązku zamieszczania w treści faktury oznaczenia, przy czym nie zmienia to faktu, że w ewidencji sprzedaży musi znaleźć się odpowiedni numer (oczywiście, o ile faktury obejmują sprzedaż towarów lub świadczenie usług, dla których przewidziano GTU).
To oznacza, że osoba prowadząca ewidencję VAT zmuszona będzie do samodzielnego wychwycenia z treści faktur – z części dotyczącej przedmiotu transakcji – odpowiednich towarów i usług, a następnie prawidłowe oznaczenie ich GTU.

Co trzeba zmienić

Oczywiście w ramach umowy cywilnoprawnej łączącej podatnika i biuro rachunkowe można ustalić, że tego rodzaju informacje będą przekazywane przez klienta, jednak na to jest potrzebna zgoda dwóch stron. W większości umów o prowadzenie ksiąg znajdują się zapisy wskazujące na konieczność przekazywania informacji niezbędnych do prawidłowego rozliczania podatków, ale już spotkałem się z informacjami, że podatnicy starają się zakończyć dyskusję na ten temat stwierdzeniem: „Przecież w fakturze jest informacja, co sprzedaję, i proszę na jej podstawie ustalić GTU”.
Przez obowiązek stosowania GTU bardziej widoczne będą błędy w fakturowaniu. Wielokrotnie zwracana była uwaga na to, że w treści faktury przedmiot sprzedaży musi być oznaczony w taki sposób, aby możliwe było prawidłowe rozliczenie podatków. O ile jeszcze do niedawna, a w niektórych przypadkach i obecnie, przy stawce podstawowej i ogólnych zasadach wyznaczania momentu powstania obowiązku podatkowego, dla rozliczenia podatkowego uchybienia w treści faktury nie mają większego znaczenia (co nie zmienia faktu, że jest to poważne uchybienie zagrożone sankcjami z ustawy z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy; t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 19; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1106; dalej: k.k.s.), o tyle już wkrótce może to się zmienić.
Chodzi tutaj zarówno o nieprecyzyjne oznaczenia, posługiwanie się nazwami własnymi lub handlowymi niezawierającymi informacji o przedmiocie świadczenia, jak i o odwieczny problem świadczeń kompleksowych czy nazywania usług niematerialnych. Niejednokrotnie bowiem okaże się, że w wyniku takiego błędu w treści faktury księgowy zastosuje niewłaściwe oznaczenie albo w ogóle nie wskaże GTU. [przykład 2]

przykład 2

Serwis samochodowy
Biuro rachunkowe prowadzi księgi i ewidencje podatkowe serwisu samochodowego. W październiku klient przekazuje do biura faktury sprzedażowe. W wielu fakturach prezentowane są w odrębnych pozycjach, z cenami, kwotami VAT itp., usługi serwisowe i części wykorzystane do ich wykonania. Sporządzając JPK za październik, księgowa musi ustalić, co faktycznie było przedmiotem świadczenia: usługa serwisowa i w jej ramach wykorzystanie części do samochodów czy odrębnie usługi serwisowe i dostawa części do samochodów. W pierwszym przypadku faktura nie jest oznaczana w JPK żadnym symbolem GTU, w drugim – ze względu na sprzedaż części – musi być zamieszczone oznaczenie GTU „07”.
Co ważne, w żadnym przypadku nie należy kierować zasadą „bo zawsze tak jest u tego klienta”. Fakt bowiem, że wystąpiła jakaś sytuacja wyjątkowa, nie usprawiedliwia niewłaściwego prowadzenia ewidencji. [przykład 3]

przykład 3

Naprawa pojazdów i sprzedaż części
Biuro rachunkowe prowadzi księgi i ewidencje podatkowe serwisu samochodowego. W październiku klient przekazuje do biura faktury sprzedażowe. W wielu fakturach w odrębnych pozycjach – z cenami, kwotami VAT itp. – prezentowane są usługi serwisowe i części wykorzystane do ich wykonania. Klient wyjaśnia obsługującej go księgowej, że to jest tylko taka prezentacja, bo on świadczy usługi, w których wykorzystuje części, a nie sprzedaje samych części. Na potwierdzenie przedstawione zostało standardowe zlecenie naprawy. W związku z tym w ewidencji VAT nie jest stosowane oznaczenie GTU, a nawet jeżeli faktura opiewa na więcej niż 15 tys. zł, to ani na fakturze, ani też w ewidencji VAT nie jest zamieszczana adnotacja MPP. Po pewnym czasie podatnik zostaje wezwany do korekty JPK i oznaczenia jednej faktury GTU 07 oraz MPP. Po wyjaśnieniach okazuje się, że klient zakupił co prawda usługi serwisowe, ale niezależnie od tego również części do naprawianego samochodu (dla potrzeb ewentualnych późniejszych napraw, więc ewidentnie jest to dostawa towaru). Ze względu na to, że kwota brutto w fakturze przekracza 15 tys. zł, nabywca – niezależnie od tego, że w fakturze brakuje adnotacji MPP – zastosuje takie oznaczenie w swoim JPK. Stąd organ podatkowy dowiaduje się o uchybieniu i konieczna jest korekta JPK oraz faktury sprzedaży. ©℗

Usługi niematerialne

Tak jak wcześniej wspomniałem, na szczególną uwagę zasługują usługi niematerialne przewidziane w GTU 12. Już problemy na gruncie podatku u źródła czy art. 15e ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1406) pokazały wyraźnie, jak istotne mogą być problemy z odpowiednią klasyfikacją tego rodzaju świadczeń. To, co dla jednego absolutnie nie stanowi np. usługi doradczej, dla drugiego ponad wszelką wątpliwość ma taki status, a podobnie jest np. z usługami marketingowymi.
Niewątpliwie podatnicy muszą więc uświadomić sobie, że nowe obowiązki w zakresie prowadzenia ewidencji VAT nie powinny obciążać wyłącznie księgowych. Podatki w firmie to bardzo rozbudowany zespół naczyń połączonych i uchybienie w jednym z nich może przekładać się na inne, czyniąc przy tym wiele szkód. Bardzo często księgowi nie są zaś w stanie prawidłowo rozliczać podatków, dysponując jedynie częściowymi, nieprecyzyjnymi czy wręcz błędnymi informacjami. Z kolei to, że nie został przewidziany obowiązek zamieszczania symboli GTU w treści faktury, nie powoduje, że jest to „problem księgowych i to oni muszą go rozwiązać”.

Konsekwencje błędu mogą być dotkliwe

Na zakończenie warto przypomnieć, że kara administracyjna 500 zł za każdy błąd w ewidencji nakładana będzie na podatnika (o ile nie jest osobą fizyczną odpowiadającą za ten błąd z k.k.s.), a nie na księgowego. Z kolei biorąc pod uwagę praktykę – w szczególności sposób przekazywania informacji księgowym – to przy prawidłowo sporządzonej umowie o prowadzenie ksiąg bardzo mało prawdopodobne jest skuteczne dochodzenie roszczenia odszkodowawczego za niewłaściwe oznaczenie GTU, MPP itp.