Jeden z naszych pracowników samorządowych ma podpisaną z urzędem umowę na użytkowanie jego prywatnego auta do celów lokalnych, według ryczałtu 400 zł na miesiąc (gmina ma ponad 100 tys. mieszkańców). W czerwcu był 10 dni na urlopie wypoczynkowym. Czy w związku z tym trzeba mu pomniejszyć ryczałt za użyczanie pojazdu?
Jak powszechnie wiadomo, organy władzy publicznej działają na podstawie i w granicach prawa, a wydatków dokonują zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych ich rodzajów. Wydatki te, zgodnie z ustawą o finansach publicznych, powinny być dokonywane:
1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:
a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;
2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny

Naruszenie wskazanych zasad może skutkować poważnymi konsekwencjami na płaszczyźnie ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, zgodnie bowiem z art. 11 ust. 1 tej ustawy naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest dokonanie wydatku ze środków publicznych bez upoważnienia określonego ustawą budżetową, uchwałą budżetową lub planem finansowym albo z przekroczeniem zakresu tego upoważnienia lub z naruszeniem przepisów dotyczących dokonywania poszczególnych rodzajów wydatków.
Do takich przepisów zalicza się m.in. rozporządzenie o warunkach ustalania oraz zwracania kosztów używania prywatnych pojazdów do celów służbowych. W par. 1 ust. 1 ww. rozporządzenia postanowiono, że zwrot kosztów następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem. W par. 2 jest mowa o tym, że koszty te pracodawca pokrywa według stawek za 1 km przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:
1) dla samochodu osobowego:
a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm sześc. – 0,5214 zł,
b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm sześc. – 0,8358 zł.
Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, z uwzględnieniem ust. 2‒4, ustala pracodawca (np. gmina). Co istotne, jest on zależny od liczby mieszkańców w danej jednostce samorządu terytorialnego, ale nie może przekroczyć, co do zasady:
1) 300 km ‒ w JST do 100 tys. mieszkańców,
2) 500 km ‒ w JST ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
3) 700 km ‒ w JST ponad 500 tys. mieszkańców.

Pomniejszanie w razie nieobecności

Jednak kluczowe zapisy z punktu widzenia zadanego pytania zawarte są w par. 4 rozporządzenia. Po pierwsze, zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, o której mowa wyżej, i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, o którym mowa w par. 3 (w podanej sytuacji limit wynosi 400 zł miesięcznie). Po drugie, co istotne, kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Z powyższego wynika, że ustawodawca odgórnie ustalił zasady pomniejszania wspomnianego ryczałtu. W konsekwencji jednostka samorządu terytorialnego nie może stosować własnych metod obliczeniowych. W praktyce oznacza to, że pracownikowi urzędu będzie przysługiwał ryczałt, ale pomniejszony o 10 dni, tj. o okres, w którym przebywał na urlopie wypoczynkowym.
W takim przypadku obliczenie ryczałtu za czerwiec powinno wyglądać następująco:
400 zł (kwota miesięcznego ryczałtu): 22 (wskaźnik z par. 4 ww. rozporządzenia) x 10 dni (urlop) = 181,81 zł
400 zł – 181,81 = 218,18 zł (ryczałt za czerwiec)
Gmina nie może zostawić ryczałtu na stałym poziomie w sytuacji urlopu pracownika, by np. w ten sposób zrekompensować mu zwiększony zakres obowiązków, które miał przed pójściem na wypoczynek. W tym celu może wykorzystać inne mechanizmy prawne, np. na podstawie art. 36 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych przyznać mu dodatek specjalny.
Podstawa prawna
• ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 869; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1175)
• art. 11 ust. 1 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1440; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 284)
• par. 1‒4 rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. nr 61, poz. 308)
• art. 36 ust. 5 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1282)