Koronawirus w Polsce: Jak złożyć zaległe sprawozdania finansowe

Ministerstwo Finansów w dniu 26 marca 2020 r. poinformowało, że ze względu na panującą epidemię COVID-19 planuje odroczenie obowiązków jednostek sektora prywatnego, publicznego, organizacji pozarządowych (NGO) dotyczących sporządzania, badania, zatwierdzania i ogłaszania rocznych sprawozdań finansowych.

Ważne jest jednak, że powyższa informacja dotyczy tylko i wyłącznie sprawozdań finansowych za 2019 rok. Tym samym wszelkie ewentualne zaległe sprawozdania finansowe w dalszym ciągu powinny być złożone jak najszybciej. Poniżej tłumaczymy jak to zrobić.

Od 2018 r. dokumenty składane są wyłącznie za pośrednictwem specjalnie utworzonego w tym celu przez Ministerstwo Sprawiedliwości systemu informatycznego zwanego Repozytorium Dokumentów Finansowych („Repozytorium”), a dokumenty powinny być przygotowane w formie elektronicznej jako jeden plik XML.

Jak zatem dziś złożyć zaległe sprawozdania finansowe?

To jak złożyć zaległe sprawozdanie finansowe do KRS zależy od tego czy zostało ono sporządzone i zatwierdzone w terminie czy też nie. Poniżej przedstawiamy informacje co w obu tych przypadkach zrobić.

Pierwszy scenariusz zakłada, że sprawozdanie finansowe np. za rok 2014 r. zostało sporządzone jak i podpisane zgodnie z wymogami zawartymi w ustawie o rachunkowości, tj. w odpowiedniej dacie (do najczęściej do 31 marca roku następnego po roku, którego dotyczy sprawozdanie), a następnie zatwierdzone przez organ zatwierdzający, lecz z jakiś powodów zarząd nie wypełnił ciążącego na nim obowiązku wynikającego z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości i nie złożył w terminie sprawozdania finansowego do RKS. Zgodnie z przywołanym powyżej przepisem „Kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust.1 ustawy o Rachunkowości – także sprawozdanie z działalności – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego”. Zatwierdzenie najczęściej powinno nastąpić do końca czerwca roku następnego po roku, którego dotyczy sprawozdanie finansowe.

W opisanej sytuacji podpisane dokumenty należy zeskanować do pliku PDF i przesłać tak utworzony plik do Repozytorium. Taki plik powinien zostać przyjęty przez system, a informacja o tym fakcie powinna zostać ujawniona w KRS w postaci wzmianki o wpisie w dziale 3 rejestru przedsiębiorców. Dokumenty finansowe będą widoczne w Repozytorium niemalże natychmiast i możliwe będzie ich obejrzenie i pobranie. Proces ten jest szybki i nie podlega opłatom.

Drugi wariant zakłada, że co prawda sprawozdanie finansowe za rok 2014 zostało sporządzone, ale z jakiś powodów nie zostało przedstawione organowi zatwierdzającemu celem podjęcia stosownych uchwał. Nie zostało ono także złożone do sądu rejestrowego w terminie. W takiej sytuacji zarząd powinien niezwłocznie zwołać Zgromadzenie Wspólników celem podjęcia uchwały m.in. o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.

Kolejnym krokiem jest złożenie tak przygotowanych dokumentów do KRS. Niestety z wykorzystaniem Repozytorium jest to niemożliwe bowiem od 1 października 2018 r. sprawozdanie finansowe muszą być przygotowane wyłącznie w formie elektronicznej jako jeden plik XML oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i cały zarząd.

Rozwiązaniem jest system S24 dostępny na stronie https://ekrs.ms.gov.pl/s24/. W systemie tym dalej można bowiem złożyć formularz KRS-Z30, a jeżeli jednym wnioskiem konieczne jest złożenie więcej niż jednego zaległego sprawozdania finansowego można również dołączyć do niego odpowiednią ilość formularzy KRS-ZN. System ten pozwala przy tym na złożenie dokumentów w formie PDF, które można podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Wniosek taki, odmiennie niż dokumenty składane do Repozytorium, podlega jednak opłacie która wynosi 140 złotych (40 złotych opłata sądowa i 100 złotych opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym).

Ważne jest także, tak złożone sprawozdanie finansowe po wydaniu przez Sąd Rejestrowy postanowienia o wpisie wzmianki o jego złożeniu w dziale 3 rejestru przedsiębiorców, będzie widoczne w Repozytorium i możliwe będzie ich obejrzenie i pobranie.