W związku ze zbliżającym się wejściem w życie nowych regulacji o JPK_VAT spółka – tak jak każdy inny czynny podatnik VAT – stanęła przed koniecznością dokonania zmian w systemie finansowo-księgowym. Główna księgowa kilka razy spotkała się z opiekunem firmy ze strony dostawcy systemu, za pomocą którego prowadzone są księgi rachunkowe oraz ewidencje VAT oraz wysyłane były do tej pory deklaracje i informacje JPK_VAT. Niestety współpraca układała się nie do końca tak, jak tego oczekiwała księgowa. Przede wszystkim różne były podejścia do poszczególnych zagadnień, nieraz strony prezentowały też rozbieżne poglądy na temat samych rozwiązań prawnych, jakie już wkrótce będą stosowane. Często uzasadnienie twierdzeń przedstawiciela dostawcy systemu sprowadzało się do stwierdzenia, że „u innych klientów tak robią i nie mają oni zastrzeżeń”. W przypadku części spornych zagadnień udało się porozumieć dzięki temu, że główna księgowa spółki na bieżąco, telefonicznie konsultowała się z doradcą podatkowym, z którym od lat współpracowała. A znał go też i liczył się z jego zdaniem przedstawiciel dostawcy programu, pan Michał.
Bez wątpienia jednak dostosowanie spółki do nowych wymogów dotyczących zasad prowadzenia ewidencji VAT, sporządzania i przekazywania do administracji skarbowej deklaracji podatkowych i JPK_VAT było trudnym wyzwaniem. Rozbieżne poglądy, coraz bardziej odczuwalna presja czasu, a także nie zawsze jednoznaczne przepisy, z całą pewnością nie ułatwiały realizacji całego procesu wdrażania niezbędnych zmian. W związku z tym do przygotowań postanowił włączyć się prezes zarządu spółki, który jednocześnie zajmuje się jej finansami i dobrze orientuje w kwestiach podatkowych. Pani Małgorzata, czyli główna księgowa, zapoznała go ze szczegółami całego procesu. Prezes postanowił, że powinni spotkać się z doradcą podatkowym, by ten udzielił dodatkowych informacji. Należało bowiem omówić także problem spółek córek, w przypadku których wątpliwości budziło, czy – jako podmioty powiązane ze spółką matką – nie powinny być traktowane jako duzi przedsiębiorcy i stosować zasad właściwych dla takich podmiotów.©℗

• ETAP I Ustalenie, od kiedy spółka musi stosować nowe zasady

– Niestety musimy porozmawiać sami, bo wprawdzie to Małgorzata zajmuje się wdrożeniem nowych zasad od początku i jest najlepiej zorientowana w tym temacie, ale nie mogła dzisiaj przyjść do pracy. Jakiś problem w przedszkolu, do którego chodzi jej dziecko. Ten wirus nie narobi tylu szkód co związana z nim panika – od wyjaśnienia sytuacji rozpoczął rozmowę prezes.
– Prawda – zgodził się doradca – warto dmuchać na zimne, ale… – machnął ręką doradca – musimy to przetrwać. Podobnie jak wdrożenie nowych zasad prowadzenia ewidencji – w ten sposób przeszedł do celu spotkania.
– Właśnie. Niby co nie zabije, to wzmocni, jednak czasami mam wrażenie, że decydenci myślą, iż głównym celem firm jest zajmowania się podatkami.
– Zna pan moje powiedzenie, że podatki są przykrą konsekwencją prowadzonej działalności i nie powinny być jej głównym celem. No chyba że jest się doradcą podatkowym – zaśmiał się prawnik.
– No, to co innego.
– Panie prezesie, jeżeli chodzi o nowe zasady, to w pierwszej kolejności konieczne jest ustalenie, od kiedy je stosujemy. Oczywiście w przypadku głównej spółki nie ma wątpliwości... a właściwe nie powinno być wątpliwości – poprawił się doradca – Chodzi o to, że na pewno mamy dużego przedsiębiorcę i musi on stosować nowy JPK od daty przewidzianej dla takich podmiotów. Oczywiście w związku z zapowiadaną specustawą musimy śledzić, jaki to faktycznie będzie termin…
– No tak, działania antykryzysowe. Ale Małgosia coś wspominała o pozostałych spółkach – prezes nie dał dokończyć doradcy.
– Rozmawiałem z panią Małgorzatą i wyjaśniłem, że jeżeli chodzi o pozostałe spółki z grupy, to taki obowiązek nie występuje. Te spółki mogą stosować nowe zasady według reguł właściwych dla przedsiębiorców innych niż duzi, według pierwotnej ustawy zmieniającej od lipca, bo oceniane są indywidualnie, a nie jako członkowie grupy.

co na to prawo? rada 1

– Powiedział pan, że „mogą” – prezes zakreślił palcami w powietrzu cudzysłów. – Czyli nie muszą?
– Faktycznie, było to mało precyzyjne z mojej strony. Chodzi o to, że w pewnym uproszczeniu podatnicy niebędący dużymi przedsiębiorcami obowiązkowo stosują nowe zasady w drugiej kolejności, tj. według przepisów przejściowych ustawy zmieniającej – od lipca, o ile ustawa antykryzysowa nie przesunie tego terminu. Składając JPK_VAT wcześniej, mogą stosować nowe zasady dobrowolnie – wyjaśnił doradca podatkowy.
– No tak, to jasne. Ale po co wcześniej w to wchodzić – zastanowił się prezes. – No chyba że warto zrobić test w jednym miesiącu – odpowiedział sam sobie.
– Niestety tak nie możemy tego traktować – pośpiesznie zastrzegł doradca. – Jeżeli podatnik dobrowolnie zastosuje nowy JPK_VAT przedobowiązkowym dla niego terminem, to w kolejnych miesiącach również musi go stosować. Czyli, posługując się terminami z ustawy zmieniającej, jeśli złoży za kwiecień JPK_V7M, również za maj i czerwiec musi przekazać JPK w takim formacie. Wówczas staje się to jego obowiązkiem.

co na to prawo? rada 2

– My zdecydowanie nie będziemy się spieszyć. Co trzeba, to w terminie dla dużych przedsiębiorców, a pozostałe spółki dopiero, jak będą musiały – prezes nie zastanawiał się zbyt długo.
– Myślę, że to jest dobra decyzja – stwierdził doradca.

• ETAP II Wprowadzenie zmian w infrastrukturze informatycznej

– Co prawda, w głównej spółce przygotowanie do wprowadzenia nowych zasad jest w toku. Na razie idzie opornie, ale może uda się przyspieszyć. W pozostałych spółkach ten proces jeszcze przed nami ‒ podsumował prezes.
– Wbrew temu, co mogłoby się wydawać, przygotowania powinny objąć znacznie większą część firmy niż tylko księgowość. Zmiany wymuszają modyfikacje systemów stosowanych w firmie ‒ zwrócił uwagę doradca podatkowy.
– Wiem, że Małgorzata mocno ścierała się z panem Michałem o to, na jakim poziomie powinny być wprowadzane jakieś oznaczenia – przypomniał sobie prezes.
– Tak, był taki spór – potwierdził doradca. – Według udostępnionej przez resort finansów broszury oznaczenia towarów i usług dokonywane są bowiem tylko wobec faktury, bez wskazania na konkretne linie, ale znacznie bardziej racjonalne jest oznaczanie w systemie konkretnych towarów i usług. A do tego muszą być stworzone odpowiednie możliwości w programach.

co na to prawo? rada 3

– Istotnie, Małgorzata wyjaśniała mi to. Zresztą wspominała, że intensywnie współpracowaliście w tej sprawie.
– Tak było. I nawet udało nam się przekonać pana Michała, aby system umożliwił nam takie działanie. Oczywiście to oznacza, że część obowiązków w tym zakresie będą musieli wykonywać pracownicy innych działów, m.in. merytorycznych, a nawet magazynu.
– I bardzo dobrze. Tylko chciałbym, żeby Małgorzata nad tym wszystkim panowała ‒ podkreślił prezes.
– Oczywiście, w końcu i tak wszystko trafia do księgowości, więc ostateczna weryfikacja przed sporządzeniem i wysłaniem JPK jest dokonywana przez główną księgową czy wskazaną przez nią, fachowo przygotowaną pracownicę.

• ETAP III Dostosowanie wewnętrznych procedur

– Czyli proces kończy się w księgowości – zastanowił się prezes – ale inni pracownicy muszą przygotować i dostarczyć dane.
– I tutaj mam kolejne swoje powiedzenie – zaśmiał się doradca. – Księgowość nie powinna kreować, a jedynie przetwarzać dla potrzeb podatkowych dane, które spływają z firmy. To wiąże się z koniecznością modyfikacji różnych procedur i przygotowania do stosowania nowych regulacji pracowników merytorycznych.
– To akurat da się zrobić zarówno przy towarach, jak i usługach.
– Powinniśmy też rozważyć zagadnienie związane z zamieszczaniem w fakturach adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”. Ale potrzebna jest pana decyzja.
– No właśnie, proszę mi to przybliżyć.
– Chodzi o ewentualne konsekwencje braku adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”, w przypadku gdy taka procedura jest obligatoryjna. Macie takie świadczenia, więc od listopada 2019 r., dla bezpieczeństwa, wszystkie faktury są tak oznaczane.
– Tak, pamiętam, jak to wprowadzaliśmy. Cały czas jestem zdania, że takie działanie ma swoje uzasadnienie.
– Oczywiście, że tak. Zresztą resort finansów nie kwestionuje legalności takiego działania. Problem w tym, że nie wiemy, jak zachowa się skarbówka, w sytuacji gdy jedna strona odznaczy w JPK_V7M mechanizm podzielonej płatności, a druga nie. Warto zmodyfikować nieco procedury w tym zakresie i przeszkolić pracowników. Finalnie zadecyduje jednak wynik kalkulacji ryzyka.

co na to prawo? rada 4

– Lekka modyfikacja tak, lecz bez przesady, najwyżej będziemy wyjaśniać i korygować – zdecydował prezes.
– Wszystko jest kwestią kalkulacji ryzyka – stwierdził doradca. – Lepiej czasami skorygować JPK, nie ponosząc żadnych konsekwencji, niż ze względu na brak adnotacji w fakturze płacić dodatkowe zobowiązanie podatkowe. Zresztą ta sama zasada powinna być stosowana po stronie zakupów i w prezentowaniu informacji o mechanizmie podzielonej płatności w JPK.

• ETAP IV Uzupełnienie danych w systemach

– Czyli wiem już, o co chodzi i na czym stoimy – skwitował prezes.
– Tak, oczywiście, w praktyce z pewnością wystąpią jakieś wątpliwości, ale z grubsza tak to wygląda.
– Tym razem to ja wszystko przekażę Małgorzacie, ale z tego, co się orientuję, to jesteście w stałym kontakcie.
– Tak, na bieżąco współpracujemy – potwierdził doradca podatkowy. – Jest jeszcze rzecz, którą musimy zrobić i powinien pan o tym wiedzieć. Dostosowanie systemów i przeszkolenie pracowników to jedno, ale trzeba także wprowadzić dane do systemów. Zwłaszcza mam tutaj na myśli towary, które już są w magazynach, czy takie, których wprawdzie w tej chwili nie ma, ale indeksy zostały im założone. To samo dotyczy typowych usług, które wykonujemy.

co na to prawo? rada 5

– I rozumiem, że muszę zmotywować pracowników innych działów, by tym się zajęli?
– Właśnie tak, wiadomo, że każdy ma swoje bieżące obowiązki. Jako niezbędny widziałbym przegląd kartotek towarowych i opisów do standardowych usług. Co do mechanizmu podzielonej płatności chodzi również o zakupy.
– Cóż, jak trzeba, to trzeba.
– Nie jest to obligatoryjne, ale proszę mi uwierzyć, warto.
– Dba nasz prawodawca, byśmy mieli zajęcie. Ale oczywiście – zaśmiał się prezes – wszystko dla naszego dobra.
– Nie inaczej, nie inaczej… i na dodatek w ramach uproszczenia… ‒ podsumował rozmowę doradca.©℗

RADA 1 Ważna jest wielkość przedsiębiorcy

Większość podatników VAT stosuje nowe zasady prowadzenia ewidencji i składania JPK_VAT od lipca. A przynajmniej lipiec został wskazany w przepisach przejściowych ustawy zmieniającej – jednak może to być zmienione zapowiedzianą przez minister rozwoju specustawą.
Dokonując oceny, od kiedy należy stosować te regulacje, weryfikuje się status przedsiębiorcy na podstawie ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2019 r. poz. 1292; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. 1495; dalej: prawo przedsiębiorców). Zgodnie z przepisami przejściowymi nowe zasady mogą mieć zastosowanie później wobec:
1) mikroprzedsiębiorców, małych i średnich przedsiębiorców w rozumieniu prawa przedsiębiorców,
2) organów władzy publicznej, w tym organów administracji rządowej, organów kontroli państwowej i ochrony prawa, sądów i trybunałów oraz urzędów obsługujących te organy, w zakresie, w jakim są uznane za podatników podatku od towarów i usług na podstawie art. 15 ust. 1 i 6 ustawy o VAT,
3) innych niż wymienione w pkt 2 państwowych jednostek budżetowych,
4) jednostek samorządu terytorialnego i ich związków,
5) związków metropolitalnych,
6) samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, utworzonych przez jednostkę samorządu terytorialnego oraz urzędów obsługujących jednostkę samorządu terytorialnego działających w formie samorządowej jednostki budżetowej, jeżeli rozliczają się jako podatnicy podatku od towarów i usług odrębni od jednostki samorządu terytorialnego,
7) agencji wykonawczych w rozumieniu przepisów o finansach publicznych,
8) instytucji gospodarki budżetowej,
9) Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
10) Narodowego Funduszu Zdrowia,
11) podmiotów leczniczych w rozumieniu ustawy z 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 295),
12) szkół i placówek niepublicznych, utworzonych na podstawie ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1481; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2197) lub na podstawie ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1148; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 374),
13) Polskiej Akademii Nauk i utworzonych przez nią jednostek organizacyjnych,
14) instytutów badawczych w rozumieniu ustawy z 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1350; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 284),
15) państwowych i samorządowych instytucji kultury,
16) jednostek publicznej radiofonii i telewizji,
17) parków narodowych,
18) Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz wojewódzkich funduszy ochrony środowiska i gospodarki wodnej,
19) Narodowego Banku Polskiego,
20) Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
Warto przy tym wyraźnie wskazać, że co do wielkości przedsiębiorców zastosowanie mają regulacje prawa przedsiębiorców, a nie regulacje prawa unijnego (czyli inaczej niż to jest np. w przypadku przepisów antyzatorowych).
Ze względu na to, że prawodawca wprost wskazuje na mikroprzedsiębiorców, małych i średnich przedsiębiorców, a także ze względu na to, że w samym prawie przedsiębiorców nie odnajdziemy definicji dużego przedsiębiorcy, należy wyjaśnić, że każdy przedsiębiorca jest oceniany samodzielnie, a nie w grupie i odpowiednio jest to:
  • mikroprzedsiębiorca – przedsiębiorca, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:
a) zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
b) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 mln euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 mln euro;
  • mały przedsiębiorca – przedsiębiorca, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:
a) zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników oraz
b) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 10 mln euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 10 mln euro
– i który nie jest mikroprzedsiębiorcą;
  • średni przedsiębiorca – przedsiębiorca, który w co najmniej jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:
a) zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 pracowników oraz
b) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 50 mln euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 43 mln euro
– i który nie jest mikroprzedsiębiorcą ani małym przedsiębiorcą;
Inni przedsiębiorcy są dużymi przedsiębiorcami.

RADA 2 Nie ma powrotu do starych zasad

Jak zostało wskazane w uzasadnieniu do projektu zmian ustawy o VAT, których efektem jest modyfikacja zasad prowadzenia ewidencji, składania deklaracji i przekazywania ewidencji VAT, mają one służyć m.in. uproszczeniu rozliczeń podatku od towarów i usług. „Nowy plik JPK_VAT będzie dokumentem elektronicznym obejmującym deklarację VAT (która zastąpi obecne deklaracje VAT-7 i VAT-7K) i ewidencję VAT. Plik ten będzie wysyłany w terminie właściwym dla złożenia deklaracji VAT (wspólna tzw. schema dla deklaracji i ewidencji). Wprowadzony będzie jeden nowy plik JPK_VAT, składający się z części deklaracyjnej oraz części ewidencyjnej. (…) Podatnicy w celu wypełnienia obowiązków związanych z rozliczeniem podatku VAT nie będą musieli składać dwóch dokumentów: pliku JPK_VAT i deklaracji VAT, tak jak dotychczas, ale wyślą jeden plik, zawierający dane odpowiednio z deklaracji oraz ewidencji VAT. Dodatkowym uproszczeniem będzie eliminacja załączników wymaganych przy składaniu tradycyjnego rozliczenia podatku VAT, tj. VAT-ZZ, VAT-ZD i VAT-ZT, a także dodatkowych wniosków występujących w standardowych deklaracjach”.
Zapewne z tego powodu, nie chcąc stawiać niektórych podatników w gorszej pozycji, prawodawca zgodził się, aby nowe zasady były stosowane przez wszystkich podatników. Jednak – tak jak zostało wskazane w radzie 1 – u znacznej części podatników obowiązek posługiwania się nowym schematem JPK_V7M czy JPK_V7K wystąpi dopiero w rozliczeniu za lipiec 2020 r. Wcześniej każdy podatnik, który nie ma obowiązku stosowania tych schematów, może posłużyć się nimi dobrowolnie.
Trzeba jednak pamiętać o tym, że nie może tutaj być mowy o żadnej formie testowania czy składania na próbę. Jeżeli bowiem podatnik VAT inny niż duży przedsiębiorca złoży za jeden miesiąc nowy JPK, to kolejny – nawet jeżeli to nie jest jeszcze lipiec 2020 r. – również zobowiązany będzie raportować za pomocą JPK_V7M.
Jednocześnie trzeba zastrzec, że możliwość wcześniejszego składania nowych JPK nie dotyczy dużych przedsiębiorców, tj. nawet gdyby implementowali nowe struktury, nie mogą posługiwać się nimi, rozliczając luty czy marzec. Warto również pamiętać, że korekty za wcześniejsze okresy (przed rozpoczęciem stosowania nowych JPK) będą dokonywane w dotychczasowych schematach JPK, a zatem systemy muszą dawać możliwość jednoczesnego posługiwania się (ale nie do tych samych okresów) strukturami JPK_VAT i JPK_V7M/JPK_V7K.

RADA 3 Warto oznaczać w ewidencji konkretne towary i usługi

W przepisach rozporządzenia minister finansów stworzył listę towarów i usług, których sprzedaż, a każdym razie wystąpienie VAT należnego, wiąże się z koniecznością oznaczenia odpowiednim symbolem GTU z przedziału 01‒13. Ewidencja zawiera oznaczenia dotyczące:
1) dostawy:
a) napojów alkoholowych – alkoholu etylowego, piwa, wina, napojów fermentowanych i wyrobów pośrednich, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym – oznaczenie „01”,
b) towarów, o których mowa w art. 103 ust. 5aa ustawy o VAT – oznaczenie „02”,
c) oleju opałowego w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym oraz olejów smarowych, pozostałych olejów o kodach CN od 2710 19 71 do 2710 19 99, z wyłączeniem wyrobów o kodzie CN 2710 19 85 (oleje białe, parafina ciekła) oraz smarów plastycznych zaliczanych do kodu CN 2710 19 99, olejów smarowych o kodzie CN 2710 20 90, preparatów smarowych objętych pozycją CN 3403, z wyłączeniem smarów plastycznych objętych tą pozycją – oznaczenie „03”,
d) wyrobów tytoniowych, suszu tytoniowego, płynu do papierosów elektronicznych i wyrobów nowatorskich, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym – oznaczenie „04”,
e) odpadów – wyłącznie określonych w poz. 79‒91 załącznika nr 15 do ustawy o VAT – oznaczenie „05”,
f) urządzeń elektronicznych oraz części i materiałów do nich, wyłącznie określonych w poz. 7‒9, 59‒63, 65, 66, 69 i 94‒96 załącznika nr 15 do ustawy o VAT – oznaczenie „06”,
g) pojazdów oraz części samochodowych o kodach wyłącznie CN 8701‒8708 oraz CN 8708 10 – oznaczenie „07”,
h) metali szlachetnych oraz nieszlachetnych – wyłącznie określonych w poz. 1‒3 załącznika nr 12 do ustawy o VAT oraz w poz. 12‒25, 33‒40, 45, 46, 56 i 78 załącznika nr 15 do ustawy o VAT – oznaczenie „08”,
i) leków oraz wyrobów medycznych – produktów leczniczych, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych, objętych obowiązkiem zgłoszenia, o którym mowa w art. 37av ust. 1 ustawy z 6 rześnia 2001 r. – Prawo farmaceutyczne (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 499; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 374) – oznaczenie „09”,
j) budynków, budowli i gruntów – oznaczenie „10”;
2) świadczenia usług:
a) w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych, o których mowa w ustawie z 12 czerwca 2015 r. o systemie handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 136; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 284) – oznaczenie „11”,
b) o charakterze niematerialnym – wyłącznie: doradczych, księgowych, prawnych, zarządczych, szkoleniowych, marketingowych, firm centralnych (head offices), reklamowych, badania rynku i opinii publicznej, w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych – oznaczenie „12”,
c) transportowych i gospodarki magazynowej – Sekcja H PKWiU 2015 symbol ex 49.4, ex 52.1 – oznaczenie „13”.
Zgodnie z broszurą informacyjną wydaną przez administrację skarbową oznaczenie GTU jest wprowadzane na poziomie faktur, a nie poszczególnych wierszy. „Pola wypełnia się dla całej faktury poprzez zaznaczenie „1” we właściwych polach odpowiadających symbolom od GTU_01 do GTU_13, w przypadku wystąpienia dostawy towaru lub świadczenia usługi na ewidencjonowanym dokumencie, bez wyodrębniania poszczególnych wartości, kwot podatku itp.”.
Dodatkowo w tej samej broszurze zostało wyjaśnione, że oznaczenie nie jest dokonywane w przypadku sprzedaży rejestrowanej wyłącznie za pomocą kasy fiskalnej oraz innej, ale nie podlegającej fakturowaniu. Nie zmienia to jednak faktu, że przepis wykonawczy wskazuje na konieczność zamieszczania takich danych w ewidencji. Już tylko z tego powodu, wdrażając nowe rozwiązania, warto zastosować zasadę oznaczania konkretnych towarów i usług.
Chodzi jednak przede wszystkim o ułatwienie (paradoksalnie). Osoba merytoryczna, która wprowadza do magazynu zakupiony towar handlowy, który następnie będzie przeznaczony do sprzedaży, osoba świadcząca usługi ma pełniejszą wiedzę na temat rzeczywistego przedmiotu świadczenia niż nawet najlepiej przygotowany merytorycznie w sprawach podatkowych pracownik pionu finansowego. Dlatego to właśnie te osoby powinny dokonywać odpowiedniego oznaczenia. Co więcej, system posiadając takie dane, powinien automatycznie oznaczać dokument faktury sprzedaży, w którym znalazły się towary lub usługi z GTU 01‒13. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie tylko zastosowanie znajdzie szczelniejszy mechanizm ograniczający błędy, ale docelowo uproszczenia ustawodawcy nie utrudnią podatnikom pracy tak bardzo, jak się tego spodziewają i obawiają.

RADA 4 Dokładniejsze sprawdzanie, których transakcji dotyczy split payment

W przekazywanych przez podatnika JPK_V7M/JPK_V7K sprzedawca musi oznaczyć faktury zawierające transakcje objęte obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności jako „MPP”. Oznaczenie dokonywane jest na poziomie faktury, a nie konkretnego wiersza, co oznacza, że sprzedawca może w dalszym ciągu stosować politykę ostrożnego działania i zamieszczać adnotację „MPP” nawet w tych dokumentach, w których nie występują transakcje objęte takim obowiązkiem. Problem w tym, że nabywca zobowiązany będzie do oznaczania w składanym JPK jako „MPP” konkretnych transakcji zakupowych objętych obowiązkowym split paymentem. Z broszury wynika, że oznaczenie dotyczy wiersza, a nie całej faktury, i na dodatek nabywca musi dokonać oznaczenia nawet wtedy, gdy sprzedawca nie zamieścił stosownej adnotacji w treści faktury. „W przypadku gdy nabywca otrzyma fakturę, która dokumentuje nabycie towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy, a wartość brutto faktury jest wyższa niż 15 000,00 zł, bez wymaganego oznaczenia «mechanizm podzielonej płatności» również należy wprowadzić przy takiej transakcji znacznik MPP”. W efekcie z jednej strony organom łatwiej będzie ujawnić uchybienia po stronie sprzedawcy, który wbrew obowiązkowi nie oznacza faktur jako MPP, z drugiej jeżeli sprzedawca oznaczy dokument jako MPP, a nie będzie w nim takiej transakcji, to wystąpi niespójność pomiędzy danymi w JPK sprzedawcy i nabywcy. Trudno jest obecnie powiedzieć, czy takie rozbieżności będą powodowały wystosowanie przez organ wezwania i wystąpienie konieczności korekty złożonego JPK. Bez wątpienia zatem konieczne jest dopracowanie i uszczelnienie procesu weryfikacji transakcji jako MPP i zamieszczanie oznaczeń w treści faktury. Oczywiście nie musi to oznaczać odstąpienia od polityki ostrożnego działania (oznaczania „na wszelki wypadek”), ale warto np. wprowadzić regułę kontroli kwoty brutto w fakturze i gdy nie przekracza ona 15 000 zł, to nie stosować oznaczenia MPP w fakturze, a w efekcie w JPK.

RADA 5 Wcześniejsza weryfikacja świadczeń pod kątem wprowadzania danych do systemów

Nowe zasady raportowania, czy raczej przekazywania ewidencji VAT organom Krajowej Administracji Skarbowej, dotyczyć mogą towarów i usług, które są sprzedawane lub nabywane od rozpoczęcia obowiązywania nowych przepisów, ale u samych podatników występują od lat (np. towary znajdujące się w magazynie od kilku miesięcy). Z tego powodu warto przed implementacją nowych zasad dokonać przeglądu i weryfikacji, a w efekcie oznaczenia w systemie konkretnych towarów i usług GTU, towarów i usług z załącznika nr 15, kontrahentów powiązanych itp. Wprowadzając takie dane do systemów jeszcze przed rozpoczęciem stosowania nowych JPK, podatnicy ograniczą ryzyko błędów w nowym systemie.
Na szczególną uwagę zasługuje tutaj obowiązek oznaczania MPP zakupów na poziomie linii. Biorąc pod uwagę ten obowiązek oraz sankcje za naruszenie obowiązku zapłaty w MPP, warto poświecić trochę czasu na wcześniejszą weryfikację typowych towarów i usług sprzedawanych i nabywanych przez podatników. ©℗
!PODSUMOWANIE
Wkrótce wejdą w życie bardzo istotne zmiany dla niemal wszystkich podatników VAT. Nawet jeśli specustawa nieco odsunie moment rozpoczęcia ich obowiązywania, implementacja nowych zasad to poważne wyzwanie nie tylko dla pracowników pionów finansowych, programistów, lecz także dla innych zatrudnionych w firmie. Należy wyraźnie wskazać, że niedopuszczalne jest zrzucenie trudu wprowadzania zmian na barki księgowych. W procesie tym muszą uczestniczyć całe firmy. Zwłaszcza zarządy rozbudowanych organizacyjnie jednostek muszą zdać sobie z tego sprawę. Podobnie należy uświadomić sobie to, że w wyniku wprowadzenia nowych zasad prowadzenie ewidencji VAT i przekazywania JPK administracja skarbowa uzyska ogrom nowych informacji, które może wykorzystywać nie tylko dla potrzeb VAT, lecz także innych podatków. ©℗
Podstawa prawna
•ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 106)
•ustawa z 4 lipca 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1520)
•rozporządzenie ministra finansów, inwestycji i rozwoju z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. poz. 1988).