Zdaniem ekspertów nie ma podstaw, żeby nie przyjmować zawiadomień. W praktyce jednak tak się dzieje, o czym podatnicy dowiadują się z korespondencji otrzymywanej z urzędów skarbowych. Urzędy informują podatników, że przesłane przez nich zawiadomienie nie spełnia wymogów formalnych.

Co to oznacza dla adresatów? Pozbawienie prawa do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

Jedno z takich pism dostał czytelnik DGP. Przelał należność kontrahentowi na konto, którego nie ma w wykazie podatników VAT prowadzonym przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (biała lista). Chcąc nie stracić prawa do zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych, zawiadomił o tej płatności naczelnika urzędu skarbowego. Naczelnik odpowiedział jednak krótko: „pismo nie spełnia wymogów formalnych i zostało złożone bez zachowania właściwości miejscowej, przez co pozostaje w sprzeczności z powołanymi przepisami”.

Powody są dwa. Po pierwsze, podatnik nie złożył zawiadomienia na druku ZAW-NR. Po drugie, przesłał je naczelnikowi nie tego urzędu skarbowego, co powinien.

– Fiskus nie może z tych tylko powodów pozbawiać podatnika prawa do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu – komentuje Agnieszka Bieńkowska, doradca podatkowy i partner w Gekko Taxens.

Dodaje, że można oczywiście zrozumieć sytuację, w jakiej znalazły się urzędy skarbowe. Od stycznia otrzymują dziesiątki czy setki zawiadomień złożonych nie do tego urzędu, do którego powinny trafić, a na dodatek każdy w innej formie.

– Ale przerzucanie tego problemu na podatników i to w takiej formie jest nie do zaakceptowania – komentuje Bieńkowska.

Co więcej – zwraca uwagę ekspertka – nawet na stronie internetowej MF można wciąż przeczytać, że „naczelnik, który otrzyma zawiadomienie o zleceniu przelewu na rachunek, którego nie ma na wykazie podatników VAT, a nie będzie właściwy dla wystawcy faktury, przekaże takie zawiadomienie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego”.

Skąd te wymogi

Przypomnijmy, że od 1 stycznia 2020 r., jeżeli wartość transakcji między czynnymi podatnikami VAT przekracza 15 tys. zł, to nabywca musi przelać zapłatę na konto sprzedawcy widniejące na białej liście. Jeśli tego nie zrobi, grożą mu sankcje:

• brak prawa do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu,
• odpowiedzialność solidarna ze sprzedawcą za nierozliczony VAT z tytułu tej transakcji.

Od sankcji można się jednak uwolnić:

• zawiadamiając naczelnika urzędu skarbowego o przelewie na konto spoza białej listy,
• płacąc należność w split paymencie, ale w ten sposób nabywca uniknie skutków tylko w VAT, a nie uniknie w podatkach dochodowych,
• płacąc należność kartami płatniczymi, a także transakcjami internetowymi realizowanymi przez elektronicznych pośredników, takich jak Blue Media czy PayPal (wynika to z objaśnień podatkowych ministra finansów z 20 grudnia 2019 r.).

zobacz także:

• Zwrot uratuje płatność na konto spoza białej listy »

Wybierają zawiadomienie

Większość podatników, chcąc zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodu, decyduje się na zawiadomienie naczelnika urzędu skarbowego.

Są na to tylko trzy dni od dnia zlecenia przelewu, a zawiadomienie musi trafić do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy (wystawcy faktury), a nie dla nabywcy. Wynika to z art. 117ba par. 3 ordynacji podatkowej.

Wzór takiego zawiadomienia (druk ZAW-NR) określił minister finansów w rozporządzeniu z 23 grudnia 2019 r. (Dz.U. z 2019 r. poz. 2530).

Wzór jest fakultatywny

Zdaniem Agnieszki Bieńkowskiej organy nie mają podstaw, by twierdzić, że zawiadomienie złożone w innej formie niż na druku ZAW-NR jest nieskuteczne.

Ekspertka zwraca uwagę na art. 117ba par. 5 ordynacji podatkowej. Wynika z niego, że minister określił wzór ZAW-NR nie „w celu umożliwienia” złożenia zawiadomienia (jak jest to w przypadku deklaracji i zeznań podatkowych), tylko „w celu uproszczenia i usprawnienia procesu składania zawiadomień”. A to istotna różnica. Zdaniem ekspertki oznacza to, że minister nie musiał wydawać rozporządzenia określającego wzór zawiadomienia, a ten, który określił, nie jest obowiązkowy.

– Analogicznie funkcjonuje druk ORD-IN, w odniesieniu do którego od lat powszechnie przyjmuje się, że nie jest obowiązkowy, choć również został opublikowany w drodze rozporządzenia („w celu zapewnienia sprawnej obsługi wnioskodawców”) – przypomina Agnieszka Bieńkowska.

Zwraca też uwagę, że o możliwości, a nie o obowiązku stosowania wzoru zawiadomienia, pisało samo Ministerstwo Finansów w uzasadnieniu do projektu nowelizacji wprowadzającej przepisy o białej liście. – Wprost wskazano, że delegacja dla ministra finansów do wydania wzoru została zapisana fakultatywnie z tego względu, że art. 117ba ordynacji podatkowej zawiera już wykaz danych, które powinno zawierać zawiadomienie – zauważa ekspertka.

Do którego urzędu

Niezrozumiałe jest dla niej również stwierdzenie, że zawiadomienie nie zostało skutecznie złożone, bo wysłano je do urzędu skarbowego właściwego dla nabywcy (podatnika), a nie dla wystawcy faktury (dostawcy).

Ekspertka przypomina, że w praktyce ustalenie właściwości urzędu skarbowego stwarza podatnikom duże problemy. Sygnalizowano to zaraz po uchwaleniu przepisów o białej liście.

– W odpowiedzi Ministerstwo Finansów uspokajało, że nawet jeśli zawiadomienie zostanie złożone nie tu, gdzie trzeba, to nie ma problemu, urzędy prześlą takie pisma między sobą – przypomina ekspertka Gekko Taxens.

Takie stanowisko potwierdzał również dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, np. w interpretacji z 16 stycznia 2020 r. (nr 0111-KDIB1-2.4010.481.2019.2.ANK). Stwierdził, że jeżeli organ podatkowy, do którego wniesiono podanie, jest niewłaściwy w sprawie, to powinien on niezwłocznie przekazać je organowi właściwemu, zawiadamiając o tym wnoszącego podanie.

Taka zasada wynika z art. 170 par. 1 ordynacji podatkowej i – zdaniem Agnieszki Bieńkowskiej – powinna być przyjęta również w odniesieniu do zawiadomień o zapłacie na rachunek spoza białej listy.

Ma być łagodniej

Obecne wymogi wynikające wprost z przepisów są bardzo restrykcyjne, co przyznało Ministerstwo Finansów, proponując nowelizację m.in. właśnie art. 117ba ordynacji.

Przede wszystkim zostanie wydłużony termin na złożenie zawiadomienia z trzech do siedmiu dni. Ponadto nie trzeba będzie go składać do naczelnika właściwego dla sprzedawcy, a do swojego (właściwego dla płacącego należność). Problem polega na tym, że projekt jest ciągle w Sejmie (druk sejmowy nr 207).

Projekt nowelizacji ma też usunąć inny problem. Obecnie z przepisów nie wynika jasno, czy należy składać zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego raz, czy po każdym przelewie na rachunek tego samego kontrahenta (na konto spoza białej listy), nawet jeżeli już wcześniej zostało to zgłoszone fiskusowi.

Ministerstwo Finansów zapewniało do tej pory kilkakrotnie (m.in. na łamach DGP), że kto zapłaci na konto kontrahenta niewidniejące w wykazie szefa KAS, ten nie będzie musiał za każdym razem zgłaszać tego fiskusowi. Jednak to korzystne stanowisko nie ma potwierdzenia w przepisach. Wątpliwości w tym zakresie ma dopiero rozwiać projektowana nowelizacja.