W naszej firmie jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. W regulaminie dopuszczono wypłaty dla dzieci pracowników na dofinansowanie do wypoczynku zimowego. Pracownicy mają prawo do przyznania środków na ten cel w wysokości 250 zł. W jaki sposób takie dofinansowanie zaksięgować?
Ewidencja księgowa dofinansowania z ZFŚS do wypoczynku zimowego dziecka pracownika może przebiegać następująco. Przyznanie dofinansowania do wypoczynku zimowego dziecka przez zakład pracy powoduje zmniejszenie stanu ZFŚS oraz powstanie zobowiązania wobec właściwego pracownika. Ewidencja będzie następująca: strona Wn konta 831 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” i strona Ma konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”. Jeśli dopłata do wypoczynku zimowego dotyczy dziecka, którego wiek nie przekracza 18 lat, to nie będzie ona podlegała PIT, niezależnie od kwoty tej dopłaty. Ponadto dopłata sfinansowana z ZFŚS nie stanowi podstawy do naliczania ZUS. Dlatego w analizowanym przypadku nie wystąpi konieczność księgowań na kontach właściwych dla rozliczeń publicznoprawnych z tych tytułów. Wypłata dofinansowania właściwemu pracownikowi powoduje zmniejszenie stanu środków pieniężnych oraz oznacza uregulowanie zobowiązania wobec pracownika z tego tytułu. Wypłatę świadczenia księguje się: strona Wn konta „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” i w zależności od sposobu wypłaty strona Ma konta:
– „Kasa” (jeżeli wypłata jest dokonywana z kasy) lub
– „Rachunek bankowy” (jeżeli płatność następuje w drodze przelewu ze środków obrotowych pracodawcy na rachunek bankowy pracownika), lub
– „Rachunek bankowy ZFŚS” (jeżeli płatność następuje w drodze przelewu z rachunku środków ZFŚS na rachunek bankowy pracownika).

PIT i składki

Wartość otrzymanego świadczenia przez pracownika jest dla niego przychodem zgodnie z art. 12 ust. 1 i art. 20 ust. 3 ustawy o PIT. Jak wcześniej wspomniano, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są opłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18:
a) z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra niezależnie od ich wysokości,
b) z innych źródeł – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2000 zł (od 1 stycznia 2018 r., wcześniej 760 zł).
Powyższe zwolnienie obwarowane jest kilkoma warunkami, które muszą być spełnione łącznie. Przede wszystkim ulga dotyczy dopłat, a nie sfinansowanego w 100 proc. kosztu wypoczynku, i uczestniczyć w nim mogą tylko dzieci i młodzież, które nie ukończyły 18. roku życia. Poza tym organizatorem wypoczynku ma być podmiot prowadzący działalność w tym zakresie, nie może on odbiegać swoim charakterem od wymienionych w przepisie form wypoczynku oraz pobytów o charakterze leczniczym.
Dla zastosowania zwolnienia istotna jest również forma zorganizowanego wypoczynku – mianowicie musi ona przybrać jedną z postaci określonych w ustawie o PIT. Poza zakresem tego zwolnienia są zatem wczasy pod gruszą, wizyta u rodziny czy wyjazdy organizowane na własną rękę. Przy kwalifikowaniu poszczególnych form wypoczynku warto kierować się pojęciami słownikowymi.
Świadczenia z ZFŚS nie wchodzą do podstawy wymiaru składek odprowadzanych do ZUS. Zgodnie bowiem z par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawy wymiaru składek nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS.

Niezbędny dokument

Ponadto w regulaminie ZFŚS trzeba wskazać wzory wniosków, które muszą złożyć pracownicy, aby otrzymać świadczenia z funduszu. Trzeba też określić sposób dokumentowania wydatków dofinansowywanych lub zwracanych ze środków tego funduszu. Dokumenty powinny zostać także opisane w instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych. Często jako załącznik do wniosku dołącza się dokumenty określone w regulaminie, na podstawie których można zweryfikować zasadność przyznania świadczenia. Może to być dowód zapłaty. Dowód jest też istotny z punktu widzenia PIT. Ponieważ w ustawie o PIT nie ma regulacji określającej, jaki dowód powinien przedstawić pracownik z tytułu wydatku, który poniósł na wypoczynek dziecka do lat 18, to trzeba założyć, że ma zastosowanie ogólna reguła. Według niej dowodem może być wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W takiej sytuacji mogą to być dowody wpłaty (faktura VAT, rachunek, dowód wpłaty KP, przelew bankowy, przekaz pocztowy). Pojęcie „dowód wpłaty” jest bowiem pojęciem szerokim. Powinno z niego jednak jednoznacznie wynikać, kto jest organizatorem wypoczynku, kto korzystał z wypoczynku, jakie są formy wypoczynku, okres, w którym z niego korzystano, kwota poniesionego wydatku. Powinien też widnieć podpis osoby, która wystawiała ten dokument. Za spełnienie wymogu identyfikacji podmiotu uprawnionego do organizacji takiego wypoczynku może być uznane np. przedłożenie wyciągu ze statutu organizatora lub oświadczenia organizatora.
Podstawa prawna
• par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.)
• art. 12, art. 21 ust. 1 pkt 78, art. 26 ust. 1, art. 27b ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1387; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2200)