Nowe rozwiązanie w przepisach o rachunkowości pojawi się dzięki kolejnej ustawie deregulacyjnej. W ubiegłym tygodniu zmiany w tym zakresie przyjął parlament. Teraz czekają tylko na podpis prezydenta i publikację w Dzienniku Ustaw.

Dzięki nowelizacji, która zacznie obowiązywać od przyszłego roku, główny księgowy (osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg) i członkowie zarządu (kierownik jednostki) będą mogli użyć podpisu osobistego do potwierdzenia wszystkich dokumentów sprawozdawczych. Chodzi m.in. o sprawozdania finansowe (w tym również skonsolidowane) z działalności i z płatności.

Dziś w tym celu można użyć płatnego podpisu kwalifikowanego (jego koszt to kilkaset złotych rocznie) i bezpłatnego profilu zaufanego.

Cyfrowy dowód

Nowy sposób sygnowania sprawozdań będzie możliwy za sprawą dowodów z warstwą elektroniczną, które zaczęły być wydawane w marcu tego roku. Z zewnątrz są podobne do dotychczas wydawanych, ale zawierają chip z danymi identyfikacyjnymi.

Cyfrowy dowód umożliwia podpis elektroniczny, zwany osobistym, który działa podobnie jak podpis kwalifikowany. Certyfikat podpisu osobistego jest zamieszczany w dowodzie osoby, która wyrazi na to zgodę.

źródło: DGP

Aby z niego korzystać, po pierwsze trzeba aktywować warstwę elektroniczną dokumentu w urzędzie gminy. Można to zrobić zarówno przy jego odbiorze, jak i później, w dowolnym momencie. Po drugie podczas aktywacji trzeba ustawić sześciocyfrowy kod PIN (czterocyfrowy PIN jest do profilu osobistego), który można zmienić w dowolnym momencie (w urzędzie lub przy wykorzystaniu odpowiedniej aplikacji). Przy odbiorze dowodu obywatel otrzymuje również PUK. Przydaje się on po nieprawidłowym wpisaniu PIN. Po trzecie należy kupić czytnik zgodny z wymaganiami specyfikacji Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji.

– Czytnik to koszt między 250 a 600 zł – twierdzi dr Agnieszka Baklarz, biegły rewident, członek zarządu w A. Bombik Kancelaria Biegłego Rewidenta sp. z o.o.

Plusy i minusy

Ekspertka zwraca uwagę, że z czasem za pomocą tego urządzenia będzie można załatwić coraz więcej spraw. Czytnik pozwoli np. na uwierzytelnianie danych oraz logowanie do portali internetowych administracji publicznej. Agnieszka Baklarz podkreśla, że na razie to nowość. Dlatego na początku użytkowania tego podpisu przy sprawo zdaniach finansowych mogą się pojawić problemy.

– Tak właśnie było, gdy zarządy od 1 października 2018 r. po raz pierwszy zostały zobowiązane do elektronicznego sygnowania rocznych raportów – podkreśla ekspertka.

Przypomina, że kłopoty były zarówno na etapie składania cyfrowych parafek (gdy część osób miała podpisy kwalifikowane, a część profil zaufany), jak i wysyłania dokumentów do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Na początku system nie przyjmował raportów podpisanych profilem zaufanym.

Składanie sprawozdań

Co innego jednak cyfrowa parafka pod sprawozdaniem, a co innego podpis przy składaniu sprawozdań do KRS. Łukasz Drożdżowski, radca prawny, zwraca uwagę, że przepisy obowiązujące od kilku miesięcy pozwalają użyć podpisu osobistego już przy przesyłaniu sprawozdań do eKRS. Jest to możliwe przy składaniu zarówno e-sprawozdań za pośrednictwem bezpłatnego systemu (przekazującego dokumenty od razu do Repozytorium Dokumentów Finansowych), jak i płatnego portalu S24 (dokumenty trafiają online do referendarza sądowego).

– W tym przypadku przy wysyłce rocznych raportów z podpisu dowodem osobistym może skorzystać członek zarządu i pełnomocnik, np. radca prawny czy adwokat – podkreśla Łukasz Drożdżowski. ©℗

Dwa rodzaje podpisów w dowodzie elektronicznym

W e-dowodzie poza podpisem osobistym można umieścić również kwalifikowany podpis elektroniczny (którym można sygnować sprawozdanie). Wgranie danych umożliwiających jego złożenie będzie się odbywać na warunkach rynkowych, czyli każdy musi samodzielnie wystąpić o zakup takiego podpisu do wybranego przez siebie dostawcy – wyjaśnia Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji na swojej stronie internetowej.

Sygnowanie raportów

Prof. Rowiński z PAN: Susze w Polsce będą bardzo poważnym problemem [STUDIO DGP]