Błąd w bezpłatnym systemie do składania rocznych raportów do KRS uniemożliwia złożenie dokumentów po przekształceniu. Można skorzystać z płatnego portalu, ale też nie obejdzie się bez przeszkód.
To kolejne problemy związane z obowiązkiem sprawozdawczym. Wcześniej sygnalizowaliśmy m.in., że do systemu eKRS nie można złożyć sprawozdań z numerami NIP (zamiast numeru KRS).
Przypomnijmy: przepisy, które weszły w życie od 1 października 2018 r., wymagają sporządzania sprawozdań finansowych w formie cyfrowej i podpisywania ich również elektronicznie. Przedsiębiorcy wpisani do rejestru KRS tworzą sprawozdania w strukturze logicznej w pliku XML (wyjątkiem są stosujący Międzynarodowe Standardy Rachunkowości). W takiej formie muszą je składać do rejestru sądowego.
W kłopocie znalazły się spółki przekształcone w trakcie roku. Nie mogą one wysłać swoich sprawozdań za pomocą bezpłatnego systemu (czyli w systemie zgłoszeniowym od razu do Repozytorium Dokumentów Finansowych) – wynika z sygnałów docierających do naszej redakcji.
Bezpłatny system
Na taki problem natknęła się spółka komandytowa, która powstała w 2018 r. z przekształcenia spółki jawnej. Jej poprzedniczka nie zamknęła ksiąg rachunkowych, a ona sama – jako następca prawny – ich nie otworzyła. Pozwala na to ustawa o rachunkowości (art. 12 ust. 3 pkt 1). W związku z tym sprawozdanie finansowe zostało sporządzone za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2018 r.
Podczas składania go do Repozytorium Dokumentów Finansowych system eKRS zasygnalizował błąd. Poinformował, że sprawozdanie dotyczy okresu, w którym spółka nie istniała.
Z podobną sytuacją spotkała się spółka z o.o., która przekształciła się w 2018 r. w komandytową. W tym wypadku księgi musiały zostać zamknięte, zgodnie z ustawą o rachunkowości (art. 12 ust. 2 pkt 3). Spółka z o.o. zamknęła je więc na dzień poprzedzający datę przekształcenia i sporządziła sprawozdanie za okres od 1 stycznia do daty zamknięcia ksiąg. Nie można było jednak złożyć jej sprawozdania, bo eKRS nie widzi już tej spółki.
Problemu ze złożeniem sprawozdania nie miała natomiast spółka komandytowa. Otworzyła ona księgi w dniu przekształcenia i sporządziła sprawozdanie od daty przekształcenia do 31 grudnia 2018 r. Następnie przesłała je do eKRS.
Płatny portal
Istnieje inna możliwość złożenia sprawozdań do eKRS – za pomocą płatnego systemu S24 (wniosek składa się do referendarza sądowego online). Ten sposób przesyłania sprawozdań przetestowała dr Agnieszka Baklarz, biegły rewident, członek zarządu w A. Bombik Kancelaria Biegłego Rewidenta sp. z o.o. Wtedy jednak ukazał się kolejny błąd systemu.
– Portal S24 odrzucił roczne raporty ze względu na sposób podpisania sprawozdań przez zarządy spółek – wyjaśnia Agnieszka Baklarz.
Użyły one bowiem podpisu otaczającego (jeden ze sposobów użycia podpisu kwalifikowanego), który sprawia, że parafowany roczny raport sporządzony w strukturze logicznej przekształca się w plik z rozszerzeniem XADES. Sprawozdanie (w XML) jest natomiast w środku.
System S24 odmówił przyjęcia plików podpisanych w ten sposób, mimo że – jak przekonuje ekspertka – podpis kwalifikowany został użyty prawidłowo.
Spółki znalazły się z tego powodu w trudnej sytuacji, bo ich sprawozdania zostały już zatwierdzone, a to oznacza, że podpisów nie można już poprawić.
Z analogiczną sytuacją spotkał się radca prawny Łukasz Drożdżowski – nie udało się złożyć w bezpłatnym systemie eKRS sprawozdania spółki powstałej z przekształcenia. Jej data wpisu do KRS była bowiem późniejsza niż początek roku obrotowego.
– Złożyłem więc płatny wniosek przez system S24, dodatkowo wskazując na niemożność wykonania obowiązku sprawozdawczego w trybie bezpłatnego zgłoszenia dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych – wyjaśnia mec. Drożdżowski.
Spotkał się on również z trudnościami w składaniu dokumentów finansowych na portalu S24, mimo że były one podpisane poprawnie. Dlatego mecenas Drożdżowski zaleca na wszelki wypadek sygnowanie dokumentów w taki sposób, żeby podpis elektroniczny był umieszczany w oddzielnym pliku (jest to podpis zewnętrzny).
Problem z numerem
Ministerstwo Sprawiedliwości nie odniosło się jeszcze do opisanych przez nas problemów spółek przekształconych.
Wyjaśniło natomiast, dlaczego bezpłatny system eKRS nie przyjmuje sprawozdań, jeśli został w nich podany NIP (automatycznie wpisywany przez wiele komercyjnych programów finansowo-księgowych), a nie numer KRS. Problem ten już niedługo zostanie rozwiązany w odniesieniu do nowo sporządzanych sprawozdań. Od 1 września 2019 r. będą bowiem obowiązywały nowe wersje struktur, które będą zawierały pola dla obu numerów.
Na razie jednak – w odpowiedzi na pytanie DGP – resort sprawiedliwości wyjaśnia, że wymóg podawania numeru KRS wynika z art. 34 ust. 1 pkt 5 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Wskazuje, że odpowiednie pouczenie o tym wymogu znajduje się m.in. w udostępnionym na stronie Ministerstwa Finansów podręczniku użytkownika aplikacji e-sprawozdania finansowe. Napisano w nim, że „podanie KRS jest obowiązkowe dla podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego”.
Resort sprawiedliwości tłumaczy też, że numer KRS jest niezbędny do składania dokumentów przez bezpłatny system, bo używa on tego numeru do automatycznej weryfikacji, czy składane sprawozdanie dotyczy właściwego podmiotu. Brak nr KRS uniemożliwia taką weryfikację i dlatego system odmawia przyjęcia sprawozdania – tłumaczy MS.
Ministerstwo dodało, że taka weryfikacja nie jest automatyczna przy składaniu rocznych raportów w systemie S24. Przeprowadza ją sąd rozpoznający wniosek.
W takiej sytuacji (czego MS już nie tłumaczy) od referendarza zależy, czy sprawozdanie zostanie przyjęte czy odrzucone. Referendarz może zweryfikować NIP przedsiębiorcy, widniejący w KRS.
