Na podstawie art. 111 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.; dalej: ustawa o VAT) podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są zobowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Istotne znaczenie dla nich ma więc to, że z dniem 1 maja 2019 r. weszły w życie przepisy znowelizowanej ustawy o VAT dotyczące kas rejestrujących posiadających wbudowaną funkcjonalność, która umożliwia połączenie i przesyłanie informacji między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, czyli kasą on-line. Konieczna w związku z tym stała się też aktualizacja rozporządzenia ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. poz. 363). Minister finansów uczynił to, wydając nowe rozporządzenie z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. poz. 816), które weszło w życie również 1 maja br. To właśnie przepisy tego rozporządzenia są przedmiotem niniejszego komentarza.
Nie są one zupełnie nowe, gdyż znaczna ich część stanowi powtórzenie regulacji poprzedniego rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Ale w związku z wprowadzeniem kas on-line siłą rzeczy wiele przepisów komentowanego rozporządzenia jest nowych lub dostosowanych do nowego rodzaju kas rejestrujących. Ponadto na zmiany w treści niektórych regulacji minister finansów zdecydował się niezależnie od faktu wprowadzenia kas on-line.
Niniejsza publikacja stanowi część pierwszą (obejmującą komentarze do przepisów określonych w par. 1–25). W wielu przypadkach komentarzowi towarzyszą stanowiska organów podatkowych dotyczące danej kwestii oraz przykłady. Czyni to przedmiotowy komentarz wyjątkowo atrakcyjnym dla wszystkich osób prowadzących ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Druga część komentarza ukaże się 22 lipca 2019 r.
Rozdział 1 Przepisy ogólne
§ 1. [Zakres przedmiotowy]
Rozporządzenie określa:
1) sposób prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, zwanej dalej „ewidencją”, w tym o zastosowaniu specjalnym dla danego rodzaju czynności, oraz warunki i sposób używania kas rejestrujących, zwanych dalej „kasami”, w tym sposób zakończenia używania kas w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy tych kas, szczególne przypadki i sposób wystawiania dokumentów w postaci innej niż wydruk przy zastosowaniu kas oraz rodzaje dokumentów składanych w związku z używaniem kas, sposób ich składania oraz wzory tych dokumentów;
2) termin zgłoszenia kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego;
3) warunki zorganizowania i prowadzenia serwisu kas mające znaczenie dla prowadzenia ewidencji, w tym warunki, które powinny spełniać podmioty prowadzące serwis kas;
4) terminy oraz zakres obowiązkowych przeglądów technicznych kas.
komentarz
- Delegacje ustawowe. Komentowane rozporządzenie zostało wydane na podstawie art. 111 ust. 7a oraz art. 145a ust. 15 ustawy o VAT. Pierwsza ze wskazanych regulacji stanowi podstawę prawną do określenia przepisów w zakresie kas on-line, zaś druga w zakresie kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii (na podstawie art. 145a ust. 1 ustawy o VAT kasy te, co do zasady, nadal mogą być stosowane do prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących).
- Poprzednie rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących. Komentowane rozporządzenie weszło w życie 1 maja 2019 r. Było ono poprzedzone rozporządzeniem ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. poz. 363; dalej: poprzednie rozporządzenie). Obowiązywało ono w okresie od 1 kwietnia 2013 r. do 30 kwietnia 2019 r.
- Podział aktu. Komentowane rozporządzenie dzieli się na pięć rozdziałów. Są to:
1) rozdział 1 – składa się z jednego artykułu zawierającego 34 definicje pojęć pojawiających się w rozporządzeniu;
2) rozdział 2 – określa sposób prowadzenia ewidencji oraz warunki i sposób używania kas. Rozdział ten składa się z pięciu oddziałów, z których pierwszy zawiera przepisy dotyczące wszystkich kas rejestrujących, drugi i czwarty tylko kas on-line, zaś trzeci i piąty wyłącznie kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii;
3) rozdział 3 – określa warunki zorganizowania i prowadzenia serwisu kas mające znaczenie dla prowadzenia ewidencji, w tym warunki, które powinny spełniać podmioty prowadzące serwis kas;
4) rozdział 4 – określa terminy oraz zakres obowiązkowych przeglądów technicznych kas;
5) rozdział 5 – zawiera przepisy przejściowe i przepis końcowy.
- Dwie grupy przepisów. Od 1 maja 2019 r. kasy rejestrujące użytkowane przez podatników do ewidencjonowania sprzedaży dzielą się na kasy on-line (odnośnie pojęcia kas on-line – zob. komentarz do par. 2), kasy z elektronicznym zapisem kopii oraz kasy z papierowym zapisem kopii. Preferowanym przez ustawodawcę rodzajem kas rejestrujących wykorzystywanych do ewidencjonowania sprzedaży są kasy on-line. Pozostałe dwa rodzaje kas mogą być – z uwzględnieniem określonych przepisami ograniczeń – wykorzystywane do ewidencjonowania na podstawie przepisów przejściowych (zob. art. 145a ust. 1 ustawy o VAT).
Podział ten znajduje swoje odzwierciedlenie w treści komentowanego rozporządzenia. Oprócz bowiem przepisów dotyczących wszystkich rodzajów kas rejestrujących, część przepisów tego aktu dotyczy wyłącznie kas online, część zaś dotyczy wyłącznie kas z elektronicznym i papierowym zapisem kopii.
