Z okazji Dnia Dziecka zamierzamy przekazać dzieciom naszych pracowników paczki, których zakup został sfinansowany ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Przyznawanie paczek będzie uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika, wobec czego poszczególne paczki będą miały różną wartość. Z reguły jednak ich wartość nie przekroczy 180 zł. Jak ująć to zdarzenie w księgach rachunkowych?
W którym momencie następuje obciążenie konta funduszu: czy już w momencie zakupu paczek lub artykułów spożywczych służących do ich przygotowania, czy dopiero w momencie wydania paczek dzieciom?
Ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych pracodawca finansuje działalność socjalną, przy czym przyznawanie świadczeń powinno następować z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z jego środków (art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; dalej: ustawa o ZFŚS). Dochowanie tego warunku ma spowodować, że świadczenia z ZFŚS będą kierowane przede wszystkim do osób najbardziej potrzebujących.
Ewidencja księgowa zakupu paczek i wydania ich dzieciom pracowników wymaga uwzględnienia skutków w VAT, podatku dochodowym oraz składkach ZUS.
VAT
Przy nabyciu towarów i usług sfinansowanych z ZFŚS podatnikowi (pracodawcy) nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego na otrzymanej fakturze, ponieważ pracodawca wykonujący czynności w ramach administrowania środkami ZFŚS nie działa w charakterze podatnika VAT, o którym mowa w art. 15 ust. 1 i ust. 2 ustawy o VAT. Dlatego w związku z wydaniem paczek dzieciom pracowników nie wystąpi podatek należny, a przy zakupie artykułów spożywczych służących do przygotowania tych paczek nie wystąpi podatek naliczony podlegający odliczeniu.
PIT
Paczki należące do świadczeń rzeczowych na rzecz pracownika stanowią jego przychód ze stosunku pracy, który po spełnieniu warunków określonych w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT podlega zwolnieniu z opodatkowania. Zgodnie z tym przepisem wolna od podatku jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł. Jeżeli więc otrzymanie paczki przez pracownika nie skutkuje przekroczeniem rocznego limitu 1000 zł, to jej przekazanie nie skutkuje koniecznością pobrania przez zakład pracy (płatnika) zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Składki
Przekazanie dzieciom pracowników okolicznościowych paczek, sfinansowanych ze środków ZFŚS, nie wpływa na wielkość podstawy składek na ubezpieczenie społeczne i to niezależnie od wartości tych paczek. Stanowi o tym par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenie składkowe). Wyłączenie przychodu z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne skutkuje tym, że nie będzie on też podlegał składce zdrowotnej. Przychód uzyskany przez pracownika w związku z otrzymaniem paczki z okazji Dnia Dziecka, sfinansowanej ze środków ZFŚS, jest wyłączony z oskładkowania niezależnie od wartości tej paczki.
Zapisy
Ewidencja zdarzeń związanych z zakupem artykułów spożywczych finansowanych z ZFŚS oraz wydaniem paczek z okazji Dnia Dziecka może przebiegać następująco:
1. Faktura – zakup artykułów spożywczych przeznaczonych do przygotowania paczek dla dzieci (wartość brutto):
- Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu”,
- Ma konto 210 „Rozrachunki z dostawcami”.
2. WB – zapłata za fakturę z rachunku bankowego ZFŚŚ:
- Wn konto 210 „Rozrachunki z dostawcami”,
- Ma konto 131 „Rachunek bankowy ZFŚS”.
3. PK – przekazanie paczek dzieciom uprawnionych pracowników:
- Wn konto 850 „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”,
- Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”.
Obciążenie konta 850 następuje zatem w momencie przekazania paczek dzieciom pracowników. ©℗
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351).
Art. 8 ust. 1 ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1316 ze zm.).
Art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.).
Art. 15 ust. 1 i ust. 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.).
Par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949).
