Sprawozdanie za 2018 r. musi być sporządzone w formie elektronicznej i sygnalizowaliśmy to już na naszych łamach. W praktyce pojawia się jednak coraz więcej wątpliwości, dlatego w tym dodatku zebraliśmy te pojawiające się najczęściej. Dotyczą one często aspektów technicznych, które są w tym roku szczególnie istotne.
Reklama

Problem 1. Czy struktura to nowy wzór sprawozdania

Struktury opublikowane na stronie Ministerstwa Finansów https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/ zawierają konstrukcję plików z rozszerzeniem XSD (od XML Schema Definition). Są to definicje i zasady, jakimi należy się kierować przy tworzeniu pliku XML (od Extensible Markup Language). Są tam też wskazania, w jakim formacie powinny być ujęte informacje w poszczególnych polach (np. w formacie daty, liczbowym czy tekstowym), a także jakie dane powinny następować po sobie. Wprawdzie na stronach MF znajdziemy po dwa pliki dla każdej jednostki, ale sprawozdanie finansowe wytworzyć należy jako jeden plik XML, który będzie zgodny z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD. [przykład 1] Plik sprawozdania finansowego wygenerowany niezgodnie z opublikowanymi strukturami nie uzyska akceptacji systemu teleinformatycznego przeznaczonego do obsługi zgłoszeń takich dokumentów. Dlatego przypomnijmy, że struktury danych przygotowane na podstawie załącznika nr 1 do ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.; dalej: u.r.) znajdują się w plikach:
JednostkaInnaWZlotych(1)_v1-0.xsd.xsd – sprawozdanie w wersji dla danych liczbowych podanych w złotych,
JednostkaInnaWTysiacach(1)_v1-0.xsd.xsd – sprawozdanie w wersji dla danych liczbowych podanych w zaokrągleniu do tysięcy złotych.

Reklama
Elementem wspólnym dla obu powyższych wersji jest plik JednostkaInnaStrukturyDanychSprFin_v1-0.xsd.xsd, który zawiera układ kolejności.

Przykład 1

Wskazanie formatu danych
</xsd:annotation>
</xsd:element>
<xsd:element name=”P_3” type=”dtsf:TZakresDatSF”>
<xsd:annotation>
<xsd:documentation>Wskazanie okresu objętego sprawozdaniem finansowym</xsd:documentation>



W powyższym fragmencie widać, że informacja wymagana we wprowadzeniu do sprawozdania finansowego „Wskazanie okresu objętego sprawozdaniem finansowym” powinna być ujmowana w Polu/pozycji P_3 i jej informatyczny format to zakres dat.
15 marca br. otrzymaliśmy odpowiedź od MF, że Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe – przeznaczona dotychczas wyłącznie dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, zobowiązanych do sporządzania sprawozdania i przekazania do Szefa KAS – została udostępniona również dla innych jednostek, które będą mogły przy jej użyciu sporządzić i zapisać sprawozdanie w postaci elektronicznej, zgodnej z formatem i strukturą logiczną opublikowaną przez MF na stronach BIP. Aplikacja ma wspierać wytworzenie sprawozdań w strukturach przygotowanych na podstawie załącznika nr 1, 4, 5 i 6. Będą z niej mogły skorzystać zarówno jednostki wpisane do KRS, na które u.r. nakłada obowiązek sporządzenia sprawozdania w strukturze logicznej i formacie udostępnionym przez MF, jak również jednostki niewpisane do KRS, które mogą sporządzić sprawozdanie w postaci elektronicznej według wybranego przez siebie formatu. Jednostka wpisana do KRS, która skorzysta z Aplikacji do wytworzenia sprawozdania w postaci elektronicznej zobowiązana będzie do samodzielnego przekazania do Repozytorium Dokumentów Finansowych prowadzonego przez KRS, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego przez MS - https://ekrs.ms.gov.pl/.

Problem 2. Jaką formę ma mieć informacja dodatkowa

Formę ściśle ustrukturyzowaną mają pozycje bilansu, rachunku zysków i strat, rachunku przepływów pieniężnych i zestawienia zmian w kapitale własnym. Natomiast w informacji dodatkowej prezentowane dane mają postać nieustrukturyzowaną. Oznacza to, że informacje te mogą być przygotowane w edytorze tekstowym, arkuszu kalkulacyjnym i włączone w takiej postaci do pliku XML w miejscu wskazanym dla informacji dodatkowej. Taka nieustrukturyzowana informacja dodatkowa może zostać zatem dołączona jako element pliku XML sprawozdania finansowego w postaci binarnej, kodowanej w standardzie Base64 (np. jako .doc, .odt, .pdf, .jpg, .xls, .rft) albo może być zaprezentowana jako zawartość elementu o nazwie „Opis”. [przykład 2]

Przykład 2

Treści w informacji dodatkowej
</xsd:annotation>
<xsd:complexType>
<xsd:sequence>
<xsd:element name=”P_7A” type=”etd:TTekstowy” maxOccurs=”unbounded”>
<xsd:annotation>
<xsd:documentation>Omówienie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru, w tym:</xsd:documentation>
</xsd:annotation>
</xsd:element>
<xsd:element name=”P_7B” type=”etd:TTekstowy” maxOccurs=”unbounded”>
<xsd:annotation>
<xsd:documentation>metod wyceny aktywów i pasywów (także amortyzacji),</xsd:documentation>









W polu P_7B może być umieszczona następująca informacja (fragment):
„Na podstawie art. 32 ust. 3 ustawy o rachunkowości na koniec roku przeprowadzana jest weryfikacja poprawności stosowanych stawek i okresów amortyzacji środków trwałych. W wyniku tej weryfikacji sprawdzane jest, czy okresy i stawki amortyzacyjne są ustalone poprawnie, z uwzględnieniem wymogów art. 32 ust. 2 ustawy o rachunkowości, tj. odpowiadają okresowi ekonomicznej użyteczności poszczególnych środków trwałych odzwierciedlając w sposób prawidłowy rzeczywisty tryb czerpania korzyści ekonomicznych z danego środka trwałego.”.
Jedynie informacje w „Dodatkowych notach i objaśnieniach”, dotyczące rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym, uzyskały strukturę, a właściwie wskazano miejsce, gdzie mają być umieszczone. Wskazywaliśmy tydzień temu, że może to być problem dla jednostek małych i mikro. Ostatnio Ministerstwo Finansów wskazało na swojej stronie internetowej, że informacja o różnicy między wynikiem finansowym netto a podstawą opodatkowania nie jest obowiązkowa dla jednostek mikro i małych korzystających z uproszczeń, mimo że znajduje się w strukturze danych zarówno według załącznika nr 4, jak i 5. Nadal jednak nie wiadomo, czy w praktyce aplikacje służące przyjmowaniu sprawozdań w systemie eKRS Ministerstwa Sprawiedliwości będą sprawozdania bez tej informacji przyjmowały.

Problem 3. Jakie jest przeznaczenie pól o nazwie „PozycjaUszczegolowiajaca”

Pojawienie się takich pól wynika z art. 50 u.r., który pozwala na dodawanie informacji do wszystkich elementów sprawozdania finansowego, jeśli dzięki temu zostaną dostarczone dane, które będą jeszcze bardziej przydatne użytkownikowi raportów finansowych. Zatem nie ma przeszkód, aby dodawać nowe pozycje (wiersze) np. w rachunku zysków i strat, jeżeli wynika to z potrzeb lub specyfiki jednostki. W tym celu w strukturach danych zostały umieszczone elementy o nazwie „PozycjaUszczegolowiajaca” i annotation „Informacja uszczegóławiająca, wynikająca z potrzeb lub specyfiki jednostki”.

Problem 4. Do kiedy sprawozdanie ma być przygotowane

Zgodnie z art. 52 ust. 1 u.r. kierownik jednostki ma zapewnić przygotowanie sprawozdania w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego. Czyli do 31 marca 2019 r. należy przygotować sprawozdanie za rok obrotowy kończący się 31 grudnia 2018 r. Nie ma znaczenia, że akurat ostatni dzień marca przypada w niedzielę. Termin ten nie ulega przesunięciu na poniedziałek. Zatem ci, którzy są zobligowani do podpisania tego sprawozdania, jeśli chcą mieć wolny weekend, powinni podpisy złożyć wcześniej. Sprawozdanie finansowe musi być opatrzone podpisem elektronicznym kwalifikowanym albo profilem zaufanym ePUAP. Termin dotyczy sporządzenia sprawozdania, a nie jego przedstawienia na zewnątrz. W zależności od tego, z jakiego rodzaju jednostką będziemy mieli do czynienia, będą obowiązywały następujące terminy publikacji:
  • do 30 kwietnia 2019 r. – osoby fizyczne sporządzające sprawozdanie finansowe ‒ wysłanie do Krajowej Administracji Skarbowej;
  • 10 dni po zatwierdzeniu – najpóźniej do 10 lipca – osoby prawne i jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS – do urzędu skarbowego;
  • 15 dni po zatwierdzeniu – najpóźniej do 15 lipca – podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS – do KRS.
Oczywiście wcześniej sprawozdania są przedstawiane organom/osobom, które będą je zatwierdzały i ewentualnie organom nadzorczym.

Problem 5. Czy może podpisać jedna osoba

Sprawozdanie zgodnie z u.r. musi być podpisane zarówno przez kierownika jednostki, jak i osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Jeśli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, to podpisy pod sprawozdaniem – każdym jego elementem – powinni złożyć wszyscy członkowie tego organu. Zatem nie jest prawidłowe podpisanie sprawozdania tylko przez jednego członka zarządu, w sytuacji gdy jest to organ trzyosobowy. Nieprawidłowe będzie też niezłożenie podpisu przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Oczywiście nadal można odmówić złożenia podpisu, ale ta odmowa musi mieć formę pisemną i będzie w formie skanu składana wszędzie tam, gdzie będzie składane sprawozdanie finansowe.
Podpisy składane elektronicznie noszą oznaczenie daty i godziny złożenia. Przepisy nie wymagają, aby były złożone jednocześnie. Ale warto zadbać, aby członkowie zarządu podpisali sprawozdanie w możliwie krótkich odstępach czasu. Czasem system informatyczny obsługujący system e-podpisu wymusza określoną kolejność.
W strukturze logicznej oraz formacie, określonych dla sprawozdań finansowych i udostępnionych w Biuletynie Informacji Publicznej MF, przewidziano, że data sporządzenia sprawozdania finansowego wpisana będzie w odrębnym polu formularza sprawozdania finansowego. Data ta będzie traktowana jako oświadczenie wiedzy, potwierdzające występowanie określonego stanu majątkowego i finansowego na konkretny dzień bilansowy, według stanu tej wiedzy na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego. Równocześnie data ta, jako oświadczenie wiedzy, będzie obowiązywać wszystkie osoby wchodzące w skład organu kierowniczego jednostki, niezależenie od faktycznego – np. późniejszego – terminu złożenia wymaganego podpisu przez poszczególne osoby. [przykład 3]

Przykład 3

Kiedy sporządzone
Główny księgowy podpisał sprawozdanie finansowe spółki 25 marca 2019 r., wiceprezes zarządu – 25 marca 2019 r., a prezes (ostatnia osoba zobowiązana do złożenia podpisu) – 27 marca 2019 r. Oznacza to, że sprawozdanie finansowe spółki zostało sporządzone na dzień 25 marca 2019 r.
Identycznie należy traktować daty sporządzenia sprawozdania finansowego w przypadku sprawozdań finansowych dla jednostek, w stosunku do których nie określono struktury logicznej i formatu w BIP MF (tj. dla jednostek niewpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS oraz sporządzających sprawozdania finansowe zgodnie z MSR/MSSF).
WAŻNE Data sporządzenia w sprawozdaniu finansowym w postaci elektronicznej to dzień, w którym jednostka, tj. w praktyce osoba prowadząca księgi rachunkowe, ujęła zdarzenia mające wpływ na kształt sprawozdania, znane jednostce w tej właśnie dacie.

Problem 6. Jak złożyć podpis ePUAP i podpis kwalifikowany

Podpis zaufany (ePUAP) to podpis elektroniczny, którego autentyczność i integralność są zapewniane przy użyciu pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji, zawierający dane identyfikujące osobę, obejmujące: imię (imiona), nazwisko, numer PESEL. Zatem osoba niemająca numeru PESEL nie będzie mogła skorzystać z tej formy podpisu elektronicznego. Możliwe jest uzyskanie numeru PESEL przez cudzoziemców, którzy zgłoszą chęć zamieszkania na terytorium Polski, ale procedura trochę trwa.
Jak informuje MF, sprawozdanie finansowe można podpisać podpisem zaufanym, korzystając z aplikacji zintegrowanych z Profilem Zaufanym, gdy dana aplikacja umieszcza przycisk przekierowania na Profil w celu podpisania dokumentu, np. w aplikacji e-Sprawozdania finansowe. Jak wskazuje resort, jednostki niemające dostępu do aplikacji zintegrowanych z Profilem Zaufanym mogą skorzystać z bezpłatnej usługi udostępnionej na portalu Obywatel.gov.pl – Podpisz dokument elektronicznie – wykorzystaj podpis zaufany. Usługa ta umożliwia podpisywanie dokumentów elektronicznych (także przez wiele osób) za pomocą podpisu zaufanego. Za pomocą usługi możliwe będzie opatrzenie sprawozdania finansowego podpisem zaufanym, jak również sprawdzenie, czy dokument został podpisany przez inne osoby oraz czy złożone podpisy są prawidłowe.
Od marca 2019 r. działa nowa funkcjonalność ePUAP do podpisywania, która znacznie uprościła podpisywanie XML. Dzięki tej funkcjonalności dostępnej na stronie https://www.gov.pl/web/uslugi/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany można podpisać plik (pliki dodaje się pojedynczo). Istnieje też możliwość pobrania tak podpisanego pliku. Podpis zapisywany jest w tym samym pliku XML, który został pobrany. Pliki XML nie podlegają wizualizacji podczas podpisu, nie można sprawdzić, co było podpisywane. W tym samym oknie można sprawdzić podpisy pod tak podpisanym plikiem.
Proces podpisywania polega na dodaniu do pliku unikalnych ciągów znaków, które identyfikują nas jako osobę oraz wskazują instytucję, która potwierdziła naszą tożsamość. W przypadku podpisywania profilem zaufanym na końcu pliku XML zostaje dodany znacznik <ds:Signature>, który zawiera informacje o osobie podpisującej (ID profilu zaufanego, imię, nazwisko, certyfikat i inne niezbędne elementy podpisu).
Druga forma podpisania sprawozdania to wykorzystanie podpisu kwalifikowanego. W Polsce jest pięciu kwalifikowanych dostawców usług zaufania (informacja ze strony Narodowego Banku Polskiego): Cencert, Eurocert, KIR, PWPW oraz Certum. Obecnie dostawcy e- podpisów wskazują na swoich stronach internetowych instrukcje, w których opisane jest, jak kilka osób powinno postępować (krok po kroku), aby złożyć pod jednym sprawozdaniem kilka podpisów.
  • Cencert: http://soft.mpi.pl/PODPIS/PEM_HART/rozpakowane/dokumentacja/user.pdf – od strony 10 jest opis składania podpisu, a potem od strony 24 jak dodawać kolejne.
  • Eurocert: https://eurocert.pl/images/2018/10/01/Instrukcja-Securedoc_v2.0.pdf – opis składania podpisu od strony 6 instrukcji, wskazano, że dodawanie kolejnego podpisu przebiega w ten sam sposób, tylko przy zaznaczonym check-box „Dodaj kolejny podpis”.
  • KIR: https://www.elektronicznypodpis.pl/gfx/elektronicznypodpis/userfiles/_public/informacje/instrukcje/instrukcja_podpis_i_weryfikacja_xades_pades_cades.pdf – opis składania podpisu, tu dodawanie kolejnych – podpis XAdES; kolejny podpis wykonuje się przez wejście do opcji „Kreator”, następnie wybranie opcji „Podpisu” i w kolejnym kroku zaznacza się check-box „Dodaj kolejny podpis do pliku z podpisem”.
  • Certum: https://www.certum.pl/pl/cert_wiedza_jak_zlozyc_podpis_elektroniczny/ oraz dla kolejnych podpisów https://www.certum.pl/pl/cert_wiedza_skladanie_podpisu_wielokrotnego/.
  • PWPW (Sigillum): nie ma na WWW instrukcji użytkownika, ale po uruchomieniu aplikacji podpisowej Sign5 na ekranie startowym widoczne są przyciski „Podpisz” oraz „Dodaj kolejny podpis”.
WAŻNE Warto przećwiczyć składanie jednocześnie podpisów, zanim trzeba będzie podpisać sprawozdanie finansowe.
Obecnie obowiązujące przepisy w zakresie elektronicznej postaci sprawozdań finansowych nie ograniczają możliwości podpisania sprawozdania wyłącznie do kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydanego przez polskie centra certyfikacji. Oznacza to, że sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może zostać podpisane przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnie z algorytmem XAdES, bez konieczności zaszyfrowania numeru PESEL osoby podpisującej. Kwalifikowany podpis elektroniczny wydany na terenie Unii Europejskiej, jak również w państwie spoza UE, spełniający powyższe założenia, będzie ważny do podpisania sprawozdań finansowych.
Zgodnie z treścią dokumentacji zamieszczonej na Portalu Podatkowym w zakładce e-Sprawozdania finansowe – e-Sprawozdania Finansowe – Opis API v.2.0. (plik pdf, 388 KB) – plik XML sprawozdań finansowych składanych do szefa KAS z wykorzystaniem interfejsu programistycznego API, a także za pomocą aplikacji e-Sprawozdania Finansowe należy podpisać podpisem kwalifikowanym polskim albo europejskim zgodnie z algorytmem XAdES Basic Electronic Signature w postaci pliku XML zgodnego z Projekt CVP schematem http://www.w3.org/2000/09/xmldsig, w skrócie XAdES-BES w wersji Enveloped (podpis jako dodatkowy element ds:Signature w oryginalnym XML).
Istnieje też możliwość skorzystania z metody polegającej na łącznym użyciu obu metod. Część osób podpisze ePUAP, a część podpisem kwalifikowanym. Należy jednak pamiętać, że ePUAP zapisuje (osadza) podpis wewnątrz pliku XML. Czyli w efekcie podpisania uzyskamy dalej plik XML, tylko z dopisanymi informacjami o podpisach. Z kolei w przypadku podpisu kwalifikowanego uzyskamy dodatkowy plik XAdES, w którym będzie umieszczona suma kontrolna z pliku XML oraz informacje o podpisach. Oznacza to, że najpierw podpisują wszystkie osoby posługujące się profilem zaufanym (ePUAP), gdyż ich podpisy zmodyfikują zawartość pliku XML. A dopiero potem można podpisać tak uzyskany XML podpisami kwalifikowanymi pozostałych osób. Powstały w efekcie plik XAdES będzie gwarantował, że podpisany plik XML nie był modyfikowany (weryfikacja sum kontrolnych).
WAŻNE Nie można upoważnić jednego członka zarządu do podpisania sprawozdania finansowego podpisem elektronicznym.

Problem 7. O czym muszą pamiętać jednostki niewpisane do rejestru przedsiębiorców

Jednostki niewpisane do rejestru przedsiębiorców nie mają obowiązku sporządzania sprawozdania z wykorzystaniem struktur wskazanych na stronie BIP MF. Sporządzenie sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej oznacza, że ma być ono sporządzone w formie pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, np. w postaci pliku tekstowego, pliku graficznego lub mieszanego. Nie został narzucony format pliku. Jego wybór zostawiono jednostce. Sprawozdanie zatem można przygotować np. w edytorze typu Word czy w arkuszu kalkulacyjnym, ale potem konieczne jest podpisanie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Podpisuje je tak samo jak w przypadku sprawozdań sporządzanych według struktur XML osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu.
Te jednostki, które są podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych, składają sprawozdanie po jego zatwierdzeniu do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, a nie do szefa KAS. Może nastąpić to poprzez wysłanie sprawozdania finansowego na elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego bądź doręczenie do urzędu na informatycznym nośniku danych. Dane elektronicznej skrzynki podawczej właściwego urzędu skarbowego można odnaleźć na stronie internetowej urzędu, w zakładce kontakt.
Jedynie sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych obowiązani do jego sporządzania mogą przekazać do szefa KAS za pośrednictwem aplikacji e-Sprawozdania Finansowe (https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/aplikacje-do-pobrania/) bądź z własnych systemów z wykorzystaniem interfejsu programistycznego API udostępnionego przez MF (https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/pliki-do-pobrania/).
Podatnikami podatku dochodowego od osób fizycznych nie są spółki jawne czy partnerskie. Spółka jawna nie składa zatem sprawozdania do urzędu skarbowego, tylko jako podmiot wpisany do rejestrów przedsiębiorców jedynie do KRS. Wspólnik tej spółki jawnej nie prowadzi ksiąg i nie sporządza sprawozdania – robi to spółka – podatnik-osoba fizyczna nie ma zatem obowiązku składania sprawozdania spółki jawnej ze swoim zeznaniem rocznym.
WAŻNE Przesłanie sprawozdania finansowego do szefa KAS/urzędu skarbowego może być zrealizowane przez ustanowionego pełnomocnika. Trzeba to zrobić w terminie złożenia zeznania, czyli najpóźniej do 30 kwietnia 2019 r.
Aplikacja desktopowa e-Sprawozdania Finansowe przeznaczona wyłącznie do osób fizycznych umożliwia:
  • wprowadzenie danych do sprawozdania finansowego,
  • zapisanie wprowadzonych danych sprawozdania finansowego,
  • otwarcie zapisanego sprawozdania finansowego,
  • podpisanie pliku sprawozdania finansowego,
  • przygotowanie i podpisanie wysyłki do szefa KAS sprawozdania finansowego wraz z dokumentami dodatkowymi,
  • pobranie UPO.
Aplikacja ta nie jest programem finansowo-księgowym. Jej zadaniem jest jedynie ułatwienie osobom fizycznym zobowiązanym do składania sprawozdań finansowych wywiązywanie, się z ustawowego obowiązku.
Przypomnieć należy, że jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, również będące spółkami, a obowiązane do sporządzenia sprawozdania finansowego i będące podatnikami CIT, nie są obowiązane do przekazania do urzędu skarbowego odpisu uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe w terminie określonym w art. 27 ust. 2 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1036 ze zm.).

Problem 8. Jaka powinna być forma i struktura danych sprawozdania z działalności

Wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym niektóre jednostki muszą przygotować także sprawozdanie z działalności jednostki (art. 49 ust. 1 u.r.). Chodzi o spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe, a także o spółki jawne i komandytowe, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej, oraz o specjalistyczne fundusze inwestycyjne otwarte, fundusze inwestycyjne zamknięte oraz alternatywne spółki inwestycyjne. Oczywiście należy uwzględnić, że jednostka mikro, o której mowa w art. 3 ust. 1a pkt 1 i ust. 1b u.r., która ma obowiązek sporządzania sprawozdania z działalności jednostki zgodnie z ust. 1, może nie sporządzać tego sprawozdania, pod warunkiem że w informacji dodatkowej, a w przypadku, o którym mowa w art. 48 ust. 3 u.r. (gdy jej nie sporządza), jako informacje uzupełniające do bilansu, przedstawi informacje dotyczące nabycia udziałów (akcji) własnych. Także jednostka mała może nie sporządzać tego sprawozdania, pod warunkiem że w informacji dodatkowej przedstawi informacje dotyczące nabycia udziałów własnych. [przykład 4]

Przykład 4

Uchwała
Spółka akcyjna jako spółka kapitałowa ma co do zasady obowiązek przygotowania sprawozdania z działalności. Jeśli akcjonariusze spółki spełniającej kryteria wielkościowe dla mikro lub małych jednostek podejmą uchwałę o niesporządzaniu tego sprawozdania, to spółka ta go nie przygotowuje, akcjonariusze na walnym zgromadzeniu nie zatwierdzają, a tym samym nie będzie ono składane do KRS.
Podkreślić należy, że decyzja organu uprawnionego do zatwierdzania sprawozdań finansowych w sprawie niesporządzania sprawozdania z działalności jest decyzją fakultatywną. Organ może podjąć decyzje o korzystaniu przy przygotowywaniu sprawozdania z załącznika 4 lub 5, ale nie zdecydować o niesporządzaniu przez kierownika jednostki sprawozdania z działalności. Wtedy będzie musiało być ono przygotowane i dalej procedowane.
Ustawa o rachunkowości nie zawiera wzoru, schematu i szczegółowych wytycznych dotyczących tego sprawozdania, które, przypomnijmy, jest oddzielne od sprawozdania finansowego. Wskazuje jedynie, że powinno ono ogólnie zawierać istotne informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej, w tym ocenę uzyskiwanych efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń. Chodzi w szczególności informacje o:
1) zdarzeniach istotnie wpływających na działalność jednostki, jakie nastąpiły w roku obrotowym, a także po jego zakończeniu, do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego;
2) przewidywanym rozwoju jednostki;
3) ważniejszych osiągnięciach w dziedzinie badań i rozwoju;
4) obecnej i przewidywanej sytuacji finansowej;
5) udziałach własnych, w tym:
a) przyczynie nabycia udziałów własnych dokonanego w roku obrotowym,
b) liczbie i wartości nominalnej nabytych oraz zbytych w roku obrotowym udziałów, a w przypadku braku wartości nominalnej – ich wartości księgowej, jak też części kapitału podstawowego, którą te udziały reprezentują,
c) w przypadku nabycia lub zbycia odpłatnego – równowartości tych udziałów,
d) liczbie i wartości nominalnej wszystkich udziałów nabytych i zatrzymanych, a w razie braku wartości nominalnej – wartości księgowej, jak również części kapitału podstawowego, którą te udziały reprezentują;
6) posiadanych przez jednostkę oddziałach (zakładach);
7) instrumentach finansowych w zakresie ryzyka: zmiany cen, kredytowego, istotnych zakłóceń przepływów środków pieniężnych oraz utraty płynności finansowej, na jakie narażona jest jednostka, oraz przyjętych przez jednostkę celach i metodach zarządzania ryzykiem finansowym, łącznie z metodami zabezpieczenia istotnych rodzajów planowanych transakcji, dla których stosowana jest rachunkowość zabezpieczeń.
Ponadto sprawozdanie z działalności emitenta, którego papiery wartościowe zostały dopuszczone do obrotu na jednym z rynków regulowanych Europejskiego Obszaru Gospodarczego, powinno zawierać również – jako wyodrębnioną część – oświadczenie o stosowaniu ładu korporacyjnego, którego zakres określają przepisy wykonawcze wydane na podstawie art. 60 ust. 2 ustawy z 29 lipca 2005 r. o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 512 i 685) lub regulaminy wydane na podstawie art. 61 tej ustawy.
W przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
WAŻNE Skoro ustawa o rachunkowości nie określa wymogów co do formy i struktury danych tego sprawozdania, to oznacza, że sprawozdanie z działalności jednostki należy sporządzić w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej. Należy więc przygotować je tak jak zwykle i opatrzyć podpisem elektronicznym.
Przy podpisywaniu tego sprawozdania obowiązują wszystkie wytyczne, które zostały wcześniej wskazane, z tym że oczywiście sprawozdanie z działalności nie jest podpisywane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, a jedynie przez kierownictwo jednostki.

Problem 9. Czy e-sprawozdanie można poprawić po jego sporządzeniu

Ustawa o rachunkowości wskazuje sytuacje, gdy sprawozdanie finansowe już sporządzone i podpisane należy zmienić i tym samym sporządzić jeszcze raz. Pierwsza z nich to ujawnienie po dniu bilansowym zdarzenia, które w istotny sposób wpływa na obraz jednostki zaprezentowany w raporcie finansowym.
W poprzednich latach, jeśli w już sporządzonym sprawozdaniu finansowym znaleziono błędy i je zmieniano, częstą praktyką było redatowanie sprawozdania. Zarząd i pozostałe osoby podpisywały je np. w maju, podając datę 31 marca. Uznawano, że skoro sprawozdanie nie zostało nigdzie opublikowane, przedstawione, to nie ma potrzeby poprzez wskazanie późniejszej daty na sprawozdaniu sygnalizować nanoszonych modyfikacji. Obecnie redatowanie jest niemożliwe, ponieważ w sprawozdaniu jest wskazanie daty sporządzenia tego sprawozdania, a poza tym zawsze można sprawdzić, kiedy zostały złożone podpisy elektroniczne. Pojawia się więc wątpliwość, czy obecnie każde sprawozdanie podpisane z datą po 31 marca będzie uznawane za sporządzone niezgodnie z terminami wynikającymi z u.r. Otóż sprawozdanie podpisane z datą późniejszą będzie zgodne z przepisami u.r., ale kierownik powinien umieć wykazać, że jest to kolejna wersja sprawozdania, a pierwsza powstała do 31 marca.
WAŻNE Jeśli sprawozdanie jest sporządzane po raz drugi, to należy zachować wersję sprawozdania sporządzoną i podpisaną do 31 marca, aby kierownik mógł wykazać wypełnienie art. 52 ust. 1 u.r.
W prawie bilansowym błąd należy rozumieć jako niezgodność z obowiązującymi normami, pomyłkę czy niewłaściwy sposób postępowania. Chodzi o pominięcia bądź nieprawidłowości wynikające co najmniej z jednego z poniższych przypadków:
  • popełnienie pomyłek arytmetycznych,
  • niewłaściwe zastosowanie zasad (polityki) rachunkowości,
  • niedopatrzenie,
  • mylna interpretacja zdarzeń gospodarczych,
  • oszustwo.
Najbardziej niebezpieczne dla wiarygodności i rzetelności ksiąg rachunkowych są błędy uznane za istotne. I to ujawnienie takich błędów powoduje konieczność przygotowania sprawozdania na nowo. Istotność błędu określa się na podstawie tego, czy występując pojedynczo lub łącznie, mógł on wpłynąć na decyzje gospodarcze podejmowane przez użytkowników informacji stworzonych przez rachunkowość, a zawierających błędy. Można zatem wskazać, że istotność jest zależna od wielkości i rodzaju pominięcia lub nieprawidłowości rozpatrywanych w kontekście towarzyszących okoliczności. Czynnikiem uznania błędu za istotny może być zarówno jego wielkość, jak i rodzaj, bądź kombinacja obu tych czynników.
Sprawozdanie, które zostało sporządzone, ale jeszcze niezatwierdzone, może, a wręcz powinno, w pewnych okolicznościach być zmienione. Artykuł 54 ust. 1 u.r. wprost wskazuje, że jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, to powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie właściwych zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy, oraz powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał. Jeżeli zdarzenia, które nastąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to odpowiednie wyjaśnienia zamieszcza się w informacji dodatkowej.
Oznacza to, że jeśli jednostka dowie się o znaczących faktach, to powinna zmienić sprawozdanie. KSR 7 „Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym – ujęcie i prezentacja” wskazuje na przykłady takich zdarzeń. Są to następujące po dniu bilansowym, a przed datą zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego:
a) korekty przychodów ze sprzedaży wykazanych w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym jednostki za rok obrotowy, polegające zarówno na zmianach kwot faktur, jak i anulowaniu sprzedaży;
b) rozstrzygnięcie sprawy sądowej, które potwierdza lub zmienia wysokość wykazanej na dzień bilansowy rezerwy na zobowiązanie jednostki bądź powoduje powstanie zobowiązania, na które nie utworzono rezerwy;
c) uzyskanie informacji o tym, że na dzień bilansowy wartość składnika aktywów na skutek utraty wartości była niższa od wykazanej w księgach rachunkowych jednostki;
d) ustalenie ostatecznej ceny nabycia zakupionych przez jednostkę w roku sprawozdawczym (przed dniem bilansowym) aktywów;
e) przychody ze sprzedanych po dniu bilansowym aktywów, pomniejszone o koszty sprzedaży, są niższe od wartości, w jakiej aktywa te figurują na dzień bilansowy w księgach rachunkowych;
f) wykrycie błędów, w tym wywołanych oszustwami.
I właśnie ta ostatnia grupa zdarzeń jest szczególną okolicznością, którą należy rozpatrywać odrębnie jako przyczynę zmiany już sporządzonego sprawozdania finansowego. To kierownik jednostki powinien określić, czy zdarzenia ujmowane w danym roku, a odnoszące się do okresów przeszłych, są skutkiem błędu. Błąd istotny to błąd wykryty w bieżącym okresie obrotowym, o takim znaczeniu, że w świetle jego wykrycia nie można nadal uznawać sprawozdania finansowego za poprzedni okres za wiarygodne. Błędy mogą wynikać z pomyłek arytmetycznych, niewłaściwego zastosowania zasad (polityki) rachunkowości, innych niedopatrzeń czy też z mylnej interpretacji zdarzeń lub przepisów. Do przyczyn powstania takich błędów można zaliczyć również nadużycia czy oszustwa. [tabela]
Tabela. Przykłady błędów istotnych
Kryterium Błąd
znaczenie finansowe nieujęcie w sprawozdaniu finansowym za 2018 r. zwrotów towarów sprzedanych w 2018 r., a zwróconych w styczniu –marcu 2019 r. o wartości 0,5 proc. sprzedaży
dokonanie odpisu amortyzacyjnego przez znacząco krótszy okres, w sytuacji gdy środek trwały powinien być amortyzowany przez dłuższy czas, a sam środek trwały stanowi znaczącą wartość wśród środków trwałych
niedokonanie odpisu aktualizacyjnego należności od jednego z największych odbiorców spółki, w sytuacji gdy odbiorca ten przeżywa bardzo poważne problemy finansowe
rodzaj brak dokumentowania sprzedaży inwestycji krótkoterminowych
brak naliczania odpisów umorzeniowych od użytkowanych wartości niematerialnych i prawnych
niewłaściwe rozpoznawanie momentu obowiązku podatkowego w podatku dochodowym i VAT
rodzaj i znaczenie finansowe ujęcie zapłaconych za trzy lata z góry czynszów w koszty jednego roku
brak wyceny aktywów finansowych w niższej cenie rynkowej w sytuacji znaczących spadków kursów giełdowych
brak tworzenia rezerw na świadczenia pracownicze, w sytuacji gdy załoga jest liczna i bliski jest czas wypłaty odpraw emerytalnych
brak odpisów aktualizacyjnych od inwestycji w udziały w innej spółce, w sytuacji gdy spółka ta jest postawiona w stan upadłości likwidacyjnej
brak zaksięgowania skutków postępowania restrukturyzacyjnego
Przy wycenie skutków takiego błędu konieczne jest przeliczenie wszystkich sprawozdań finansowych od daty popełnienia błędu i ustalenie różnic pomiędzy sprawozdaniem błędnym i a sprawozdaniem poprawnym w poszczególnych okresach sprawozdawczych. Suma tych różnic to właśnie błąd podstawowy.
WAŻNE Jeśli błąd zostanie spostrzeżony po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, to można poprawić go tylko w kolejnym okresie sprawozdawczym. Gdyby był to błąd bardzo znaczący, wpłynąć powinien na wynik z lat ubiegłych.
Podsumowując, błędy znaczące kwotowo najczęściej dotyczą następujących obszarów:
  • środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne – nieprawidłowości przy ustalaniu kosztów wytworzenia i cen nabycia oraz odpisów amortyzacyjnych;
  • niedopuszczalne w świetle polskiego prawa bilansowego przeszacowanie środków trwałych w górę;
  • brak odpisów z tytułu utraty wartości aktywów albo rażąco niskie odpisy;
  • nieujmowanie umów leasingu finansowego w przypadkach, w których jest to obowiązkowe;
  • ujmowanie w środkach trwałych nieruchomości o charakterze inwestycyjnym;
  • ujmowanie uiszczonych zaliczek jako należności, a nie jako zaliczki na środki trwałe, wartości niematerialne i prawne lub zaliczki na zapasy;
  • zaburzenie współmierności przychodów i kosztów – brak rozliczeń międzyokresowych biernych;
  • nietworzenie rezerw na znane jednostce ryzyka lub tworzenie ich w zbyt niskiej kwocie;
  • brak ustalenia kwoty odroczonego podatku dochodowego oraz rezerwy bądź aktywów z tego tytułu w jednostkach będących podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych, które mają obowiązek ich tworzenia;
  • nieprawidłowe wyodrębnienie zobowiązań/należności o charakterze długoterminowym i krótkoterminowym;
  • wykazywanie salda funduszu świadczeń socjalnych w części, w której środki pieniężne nie zostały przekazane na konto funduszu (całość powinna być księgowo przypisana do roku zamykanego);
  • wykazywanie w bilansie rozliczeń międzyokresowych, w przypadkach gdy tytuł do ich wykazywania wygasł (np. umowa ubezpieczeniowa);
  • wykazywanie aktywów z tytułu odroczonego podatku dochodowego, w sytuacji gdy podatek nie wystąpił.
Sprawozdanie należy też zmienić, jeśli zostaną ujawniane zdarzenia mające wpływ na dane w nim zaprezentowane. [przykład 5, 6, 7]

Przykład 5

Przegrana w sądzie
Spółka była od 2017 r. stroną sporu sądowego dotyczącego roszczeń z robót budowlanych. Nie tworzyła rezerw na koszty postępowania, mimo że od samego początku sporu prawnicy sygnalizowali, iż spółka może przegrać. W kwietniu 2019 r. zapadło rozstrzygnięcie niekorzystne dla spółki, które potwierdziło, że został popełniony błąd polegający na nietworzeniu rezerwy na koszty sporu. Sąd zasądził na rzecz drugiej strony 550 000 zł. Kierownictwo spółki uznało, że w związku z brakiem tworzenia rezerw nie można sprawozdań za 2017 r. uznać za rzetelne i postanowiło zmienić sprawozdanie za 2018 r. oraz ująć rezerwę jako obciążenie wyniku 2018 r. oraz wyniku z lat ubiegłych. Wprowadzono zapisy do ksiąg pod datą 31-12-2018:
Wn „Rozliczenie wyniku finansowego za lata ubiegłe” 500 000 zł,
Wn „Pozostałe koszty operacyjne” 50 000 zł,
Ma „Pozostałe rezerwy” 550 000 zł.

Przykład 6

Zmiana systemu
W spółce ABE SA od stycznia 2018 r. zmieniono zasady wyceny rozchodu środków pieniężnych walutowych z metody FIFO na metodę średniego kosztu ważonego. W trakcie zmiany systemu informatycznego w maju 2019 r. stwierdzono, że wycena rozchodu w 2018 r. była prowadzona nieprawidłowo – niektóre waluty nadal były wyceniane metodą FIFO. Ustalono, że w ten sposób zawyżono wynik finansowy i stan aktywów w 2018 r. o 120 000 zł. Kierownik jednostki uznał, że łączna kwota nieprawidłowości jest mniejsza niż 0,5 proc. stanu środków pieniężnych na koniec 2018 r., zatem błąd należy poprawić, ale nie jest to błąd istotny. Zatem w maju 2019 r. wprowadzono do ksiąg zapisy:
Wn „Pozostałe koszty operacyjne – inne – korekta błędu za 2018 r.” – 120 000 zł,
Ma „Środki pieniężne” 120 000 zł.
W sprawozdaniu za 2019 r. (w kolejnym roku) w nocie poświęconej środkom pieniężnym spółka opisze tę zmianę.

Przykład 7

Likwidacja odbiorcy
Spółka Omega otrzymała 15 marca 2019 r. informację, że w lutym zakończyła się likwidacja jednego z jej odbiorców. Był on dłużnikiem spółki na kwotę 465 000 zł. Likwidacja rozpoczęta była już w 2018 r. ze względu na kłopoty finansowe dłużnika. Informacja o zakończeniu likwidacji jest tak naprawdę potwierdzeniem niemożności odzyskania należności na koniec 2018 r. Spółka Omega powinna na 31 grudnia 2018 r. ująć w księgach rachunkowych odpis aktualizacyjny jako pozostały koszt operacyjny. W 2019 r. powinno po zakończeniu likwidacji nastąpić tylko wyksięgowanie należności (i odpisu) jako nieściągalnej.
Jak wskazuje KSR 7, zdarzeniami wymagającymi korekty danych liczbowych bezpośrednio w wartościach bilansowych czy wynikowych mogą być np.:
  • rozstrzygnięcie sprawy sądowej po dniu bilansowym, które potwierdza istniejące już na dzień bilansowy zobowiązanie jednostki;
  • uzyskanie ostatecznej wartości kosztów, których wielkość wstępnie szacowano;
  • uzyskanie po dniu bilansowym informacji o tym, że na dzień bilansowy nastąpiła utrata wartości składnika aktywów;
  • informacja o problemach finansowych dłużnika istniejących na dzień bilansowy jako podstawa do utworzenia odpisu aktualizującego;
  • uzyskanie informacji, że kwota wcześniej ujętego odpisu aktualizującego z tytułu utraty wartości składnika aktywów powinna zostać skorygowana;
  • ustalenie po dniu bilansowym ceny nabycia aktywów zakupionych lub przychodów ze sprzedaży aktywów sprzedanych przed dniem bilansowym;
  • ustalenie po dniu bilansowym kwoty wypłat z zysku lub premii, jeżeli na jednostce gospodarczej ciążyło na dzień bilansowy prawne lub zwyczajowo oczekiwane zobowiązanie do dokonania wypłat, do których tytuł powstał w wyniku zdarzeń mających miejsce przed tą datą.
Z kolei za zdarzenia ujawniane tylko w informacji dodatkowej uznaje się informacje o:
  • zmianach w organach zarządzających lub w organach nadzorujących;
  • zawarciu istotnych umów dotyczących sprzedaży pakietów akcji lub udziałów jednostek;
  • podjętych decyzjach o sposobie wykorzystania kapitału zapasowego;
  • podwyższeniu kapitału podstawowego po dniu bilansowym, zarejestrowaniu podwyższenia kapitału podstawowego po dniu bilansowym, przez KRS;
  • dokonaniu ważnych połączeń jednostek gospodarczych następujących po dniu bilansowym;
  • zniszczeniu przez pożar ważnego zakładu produkcyjnego mającemu miejsce po dniu bilansowym;
  • zawarciu istotnych umów kredytowych i ich warunkach;
  • nabyciu nowych jednostek;
  • likwidacji jednostek, przeznaczeniu ich do likwidacji;
  • przejęciu kontroli nad innymi jednostkami gospodarczymi;
  • zbyciu ważnych aktywów;
  • utworzeniu spółki córki w grupie kapitałowej;
  • zmianie istotnych warunków w umowach handlowych;
  • zagrożeniach biologicznych, jak to np. miało miejsce w przypadku ptasiej grypy;
  • zagrożeniach wynikających ze zdarzeń losowych, np. ograniczenie liczby lotów z powodu erupcji wulkanu spowodowało znaczne straty nie tylko w branży lotniczej;
  • otrzymaniu zwrotu podatku dochodowego;
  • bardzo znaczących zmianach kadrowych;
  • emisji lub wykupie albo umorzeniu dłużnych papierów wartościowych, wprowadzeniu papierów wartościowych do obrotu;
  • zatwierdzeniu budżetów i planów strategicznych albo korekty wcześniej opublikowanych budżetów.
Powyższe zdarzenia są traktowane jako istotne, raczej jeśli wydarzą się przed sporządzeniem sprawozdania, czyli przed 31 marca.
Szczególnym zdarzeniem po dniu bilansowym są wszelkie dane dotyczące możliwości kontynuacji działalności. Obowiązkiem każdego podmiotu jest poinformowanie o zdolności jednostki do kontynuowania działalności. Jednostka ma wyraźny zakaz sporządzania sprawozdania finansowego przy założeniu kontynuacji działalności, jeżeli po dniu bilansowym kierownictwo jednostki postanowiło o likwidacji jednostki lub o zaprzestaniu prowadzenia działalności handlowej lub nie występuje realna alternatywa dla likwidacji jednostki lub zaprzestania działalności. Jeśli jednostka otrzyma informacje o wymienionych niżej faktach, to po sporządzeniu już sprawozdania finansowego powinna je zmienić.

Problem 10. Jaka jest forma przedłożenia wspólnikom

Zgodnie z art. 68 u.r. sprawozdanie musi być na 15 dni przed terminem zgromadzenia organu, który będzie je zatwierdzał, udostępnione członkom tego organu. Ustawa o rachunkowości nie wskazuje formy i sposobu takiego udostępnienia. Dotychczas sprawozdania były wysyłane e-mailem, pocztą tradycyjną, umieszczane w internecie czy po prostu zapraszano członków organu do siedziby jednostki, by się z nim zapoznać. Obecnie nie ma przeszkód, aby sprawozdanie nadal w ten sposób udostępniać. Jednostka może oczywiście przekazać swoim właścicielom pliki elektroniczne, ale powinna też umożliwić im ich odczyt. W tych jednostkach, które muszą stosować struktury XML, najwygodniej dokonać przekonwertowania sprawozdania w format PDF i tak je wydrukować lub wysłać (przekazać) zainteresowanym.

Problem 11. Jak przekazać zatwierdzone sprawozdanie

Sprawozdania finansowe sporządzone w obowiązkowej już formie elektronicznej (a także sprawozdanie z badania, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego) muszą zostać złożone (także w formie elektronicznej) do:
  • organu administracji skarbowej, tj. szefa KAS lub naczelnika urzędu skarbowego (w przypadku podmiotów niewpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS) – w terminie 10 dni od dnia zatwierdzenia (osoby fizyczne – do 30 kwietnia, niezatwierdzone), albo
  • Repozytorium Dokumentów Finansowych (w przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS) – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia.
Na przykład do KRS wysyłamy przez stronę e-krs: https://ekrs.ms.gov.pl/, klikając w Pole Bezpłatne Zgłaszanie dokumentów finansowych i po zalogowaniu w pole Przygotowywanie i składanie zgłoszeń. Następnie klikamy DODAJ ZGŁOSZENIE, podajemy nr KRS podmiotu i przechodzimy do rejestracji nowego zgłoszenia, wskazując daty (od 01-01-2018 do 31-12-2018). Wybieramy rodzaj zgłoszenia jako SKŁADANIE SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH I INNYCH DOKUMENTÓW FINANSOWYCH. Następnie za pomocą przycisku DODAJ DOKUMENT przechodzimy do okna Dodania dokumentu. Tam wybieramy datę sporządzenia dokumentu (np. 31-03-2019) oraz wybieramy rodzaj dokumentu. Krok po kroku, klikając WYBIERZ PLIK, dodajemy:
  • roczne sprawozdanie finansowe,
  • sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu,
  • odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego,
  • odpis uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty,
  • sprawozdanie z działalności,
  • sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej.
Po wybraniu dokumentów, które nas dotyczą (nie muszą przecież wszystkie), zapisujemy.
Data sporządzenia dokumentu musi zgadzać się z datą sporządzenia w pliku XML, w innym przypadku dostaniemy komunikat: „Błąd! Data sporządzenia dokumentu podana w zgłoszeniu nie zgadza się z datą sporządzenia dokumentu podaną w pliku xml”.
Jeżeli nie jesteśmy pewni, jaka data była wpisana podczas tworzenia pliku ze sprawozdaniem, możemy otworzyć ten plik np. w notatniku i poszukać w nim znacznika, w którym mamy datę: <ns1:DataSporzadzenia>2019-02-26</ns1:DataSporzadzenia>.
Po dodaniu pliku z poprawną datą klikamy przycisk ZAPISZ. Po jego kliknięciu nasz plik będzie weryfikowany pod kątem zgodności ze schematem XSD. Po pozytywnej weryfikacji sprawozdanie zostanie zapisane, możemy więc przejść do kolejnego kroku, klikając „Dalej>”.
W kolejnym kroku mamy możliwość zweryfikowania kompletności i formalnej poprawności zgłoszenia. Jeżeli weryfikacja przebiegnie pomyślnie, to możemy dodać dokument do repozytorium (przycisk wyślij do repozytorium staje się aktywny DF).
Jeśli korzystamy z profilu S24, procedura wygląda analogicznie.