Do końca marca 2019 r. należy sporządzić sprawozdanie za poprzedni rok. Jest to zatem ostatni moment, aby zweryfikować, czy zostało to prawidłowo zrobione. Obecnie księgowi skupiają się głównie na tym, że jest to pierwsze sprawozdanie w formie elektronicznej.
Zmiany w tym zakresie zaczęły obowiązywać już od 1 października 2018 r. I nie ma znaczenia, czy jest to sprawozdanie podmiotu dużego czy mniejszego, przedsiębiorstwa czy organizacji non profit. Wszystkie podmioty sporządzające sprawozdanie finansowe na podstawie art. 45 ust. 1f ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351; dalej u.r.) muszą je sporządzić w formie elektronicznej i opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. A podpisać je – zgodnie z art. 52 ust. 2 u.r. – powinna osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki. A jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.
Można powiedzieć, że z uwagi na elektroniczną formę sprawozdania podmioty dzielimy teraz na dwie grupy:
- te, które są wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego – rejestru przedsiębiorców;
- te, które nie są wpisane w ogóle do KRS albo są wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego, ale do innych rejestrów niż rejestr przedsiębiorców.
Pierwsza grupa to przede wszystkim spółki prawa handlowego – spółki jawne (bez względu na skład wspólników), spółki partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne, spółki z o.o. i spółki akcyjne. Do rejestru tego są wpisane też przedsiębiorstwa państwowe, spółdzielnie, towarzystwa reasekuracji wzajemnej i ubezpieczeń wzajemnych, spółki europejskie, prowadzące działalność gospodarczą oddziały przedsiębiorców zagranicznych działających na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, instytuty badawcze, instytucje gospodarki bud żetowej. Podmioty te są zobligowane do sporządzenia sprawozdania w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Przy czym struktury – pokazujące schemat informatyczny dokumentów, które mają być przygotowane – są dostępne na stronie Ministerstwa Finansów.
Oprócz sprawozdania finansowego trzeba pamiętać o sprawozdaniu z działalności sporządzanym przez jednostki, które są wskazane w art. 49 ust. 1 u.r. Jest ono obecnie także przygotowywane w postaci elektronicznej i podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez zarząd. Nie ma ono natomiast formatu sprawozdania z działalności – wystarczy je przygotować w edytorze tekstowym, a następnie podpisać podpisem elektronicznym.
Uwaga! W przypadku jednostek, których organa zatwierdzające podjęły decyzję o niesporządzaniu sprawozdania z działalności w związku z przygotowywaniem sprawozdania finansowego według załącznika nr 4 (dla mikro jednostek) lub załącznika nr 5 (dla małych jednostek), oczywiście takiego sprawozdania się nie składa.