Od 1 października nie jest już możliwe podpisywanie ręcznie sprawozdań finansowych. Można je bowiem tworzyć wyłącznie elektronicznie i to w strukturze logicznej określonej przez ministra finansów, opublikowanej na stronie internetowej MF. Takie sprawozdania muszą być podpisywane kwalifikowanym podpisem lub zaufanym profilem ePUAP. Wynika to z art. 45 ust. 1f i 1g ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.)

Rewolucję w tworzeniu i przesyłaniu sprawozdań finansowych wprowadziła nowelizacja z 26 stycznia 2018 r. ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 398). Przed 1 października br., w okresie przejściowym, sprawozdania mogły być podpisywane ręcznie, natomiast kwalifikowanym podpisem lub zaufanym profilem ePUAP musiały być sygnowane jedynie skany przesyłane do KRS.

Teraz podpisywanie sprawozdań ręcznie jest już niemożliwe.

Niemożliwy odczyt

I tu pojawia się problem dla zarządów, bo zakodowane dokumenty trudno zrozumieć.

– Treść sprawozdania w strukturze logicznej nie jest czytelna dla odbiorcy. Szczególnie dodatkowe informacje i objaśnienia widoczne są jako długa linijka literek – tłumaczy Agnieszka Baklarz, biegły rewident, członek zarządu w A. Bombik Kancelaria Biegłego Rewidenta sp. z o.o. Dodaje, że aby je odczytać, należałoby posłużyć się specjalnie do tego stworzonym programem.

MF rozważa przygotowanie funkcjonalności do odczytu plików xml za pośrednictwem aplikacji e-Sprawozdania finansowe

– To analogiczna sytuacja jak z plikiem pdf. W surowej formie jest on również mało czytelny. Jedynie dzięki temu, że jest wiele narzędzi do odczytu plików pdf, możemy czytać je w sposób przystosowany dla przeciętnego odbiorcy – wyjaśnia ekspertka.

Nie ma natomiast, przynajmniej na razie, narzędzia do odczytywania plików XML stworzonych zgodnie z formatem zamieszczonym na stronie Ministerstwa Finansów. Zdaniem ekspertki, resort powinien takie narzędzie udostępnić.

Brak dostępu

W przeciwnym razie problem będą mieli wszyscy poczynając od członków zarządu, odpowiadających za prawidłowość sprawozdania, pod którym muszą się podpisać (elektronicznie). Trudno będzie im odczytać nie tylko: bilans, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych oraz zmiany w kapitale własnym. Kłopot będą też mieli z opisowymi fragmentami sprawozdania, np. z informacją dodatkową, która również będzie zakodowana (w formacie PDF).

– Raport będzie więc podpisywany w ciemno. Nie będzie pewności, że to, co zostało sporządzone w tradycyjny sposób, zostało prawidłowo przekonwertowane na strukturę logiczną – twierdzi Agnieszka Baklarz.

Podkreśla, że kłopot będą mieli też wspólnicy zatwierdzający sprawozdanie.

Może będzie nowa funkcja

W odpowiedzi na pytanie DGP Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że nie ingeruje i nie narzuca jednostkom zobowiązanym do sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej sposobu ich wytworzenia. „Funkcjonalność wizualizacji sprawozdań w większości zapewniają dostawcy oprogramowania komercyjnego w swoich systemach, z których dane przekazywane są do MF” – napisał resort.

Dodał zarazem, że w związku z coraz liczniejszymi zgłoszeniami w tym zakresie, rozważa przygotowanie w 2019 r. funkcjonalności do odczytu plików xml za pośrednictwem aplikacji e-Sprawozdania finansowe.

Ministerstwo Finansów przypomina, że stworzyło aplikację e-Sprawozdania finansowe dla osób fizycznych. Pozwala ona m.in. na generowanie sprawozdań finansowych i przesyłanie ich do szefa Krajowej Administracji Skarbowej. „Aplikacja umożliwia przegląd sporządzonego i podpisanego sprawozdania finansowego w postaci zwizualizowanych wypełnionych pól w układzie formularza, w którym wprowadza się dane” – informuje MF.

Agnieszka Baklarz dodaje, że w jeszcze innej sytuacji są podmioty prowadzące księgi w oparciu o Międzynarodowe Standardy Rachunkowości. Dla tej grupy przedsiębiorców Ministerstwo Finansów nadal nie udostępniło struktur logicznych. W związku z tym mają one możliwość tworzenia sprawozdań na dotychczasowych zasadach (art. 45 ust. 1h ustawy o rachunkowości). Tworzą je więc w formacie PDF. Mogą zatem korzystać z bezpłatnych aplikacji zarówno do sporządzania sprawozdań, jak i do odczytu.