Już dziś, tj. 1 października, jednostki, których rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, mogą wystartować z inwentaryzacją. Trzeba ją bowiem rozpocząć nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć 15 stycznia następnego roku. Generalnie należy jej dokonać na dzień bilansowy.
Czas na sprawdzenie aktywów oraz źródeł ich finansowania
Przeprowadzenie inwentaryzacji jest obowiązkiem kierownika jednostki, także jednostki sektora finansów publicznych. Nie można więc z niej zrezygnować, a obowiązek jej przeprowadzenia wynika z art. 26–27 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.). I choć inwentaryzacja zazwyczaj jest postrzegana jako żmudny i pracochłonny obowiązek, to zarazem jest to najlepsze narzędzie do zweryfikowania prawdziwej ilości i jakości aktywów jednostki oraz źródeł ich finansowania. Oczywiście pod warunkiem że zostanie przeprowadzona w sposób rzetelny.
Trzy metody
Ustawa o rachunkowości wymienia następujące metody inwentaryzacji:
- spis z natury,
- potwierdzenie (uzgodnienie) salda,
- weryfikacja salda.
Zacznijmy jednak od początku. Otóż inwentaryzacja obejmuje wszystkie składniki aktywów i pasywów jednostki – zarówno te, które podlegają w ujęciu ewidencji bilansowej, jak i pozabilansowej – a także obce składniki majątkowe powierzone jednostce czasowo do użytkowania, przechowywania itp. W tym miejscu warto dodać, że podmiot, który nie może sobie pozwolić na oddelegowanie pracowników do sporządzenia inwentaryzacji, którą trzeba przeprowadzić na koniec roku obrotowego, może w tym celu wynająć firmę zewnętrzną. Przy czym zgodnie z ustawą o rachunkowości nie zwalnia to kierownika jednostki z odpowiedzialności za błędne zapisy w inwentaryzacji.
WAŻNE Inwentaryzację można rozpocząć 1 października br. i trzeba skończyć do 15 stycznia 2019 r.
W jakich terminach
Wszystkie jednostki są zobowiązane przestrzegać określonych w przepisach terminów i częstotliwości przeprowadzenia inwentaryzacji, które należy traktować jako wymagania minimalne. Dodatkowo jednostka może ją przeprowadzać w innych terminach i z większą częstotliwością, jeśli wynika to z potrzeb ewidencyjnych i rozliczeniowych, np. inwentaryzację zdawczo-odbiorczą. Taka procedura powinna być przeprowadzona przy np.: zmianie na stanowisku kierownika, kasjera, magazyniera, innej osoby odpowiedzialnej materialnie. Regulacje terminów i częstotliwości inwentaryzacji przedstawione w art. 26 ustawy o rachunkowości odnoszą się do inwentaryzacji mającej na celu weryfikację stanu aktywów i pasywów dla potrzeb rocznego sprawozdania finansowego.
Ustawa o rachunkowości pozwala na odstępstwa od corocznej inwentaryzacji. W przypadku zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – może to nastąpić raz w ciągu dwóch lat. Z kolei zapasy towarów i materiałów objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki można zaewidencjonować w dowolnym czasie przy zachowaniu warunku, że następuje to raz w roku.
Nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycje, jak też znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie inwentaryzuje się raz w ciągu czterech lat. Jak jednak rozumieć pojęcia „teren strzeżony” i „strzeżone składowiska”? Ustawa o rachunkowości nie definiuje tych pojęć, dlatego decyzje w tym zakresie powinien podjąć kierownik jednostki w dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady (politykę) rachunkowości. Zmniejszenie częstotliwości inwentaryzacji do raz na dwa lata lub raz na cztery lata wiąże się właśnie ze spełnieniem warunku pozostawania składników majątkowych na terenie (składowisku) strzeżonym. Należy przyjąć, że teren strzeżony to obszar objęty ochroną, na którym stosuje się odpowiednie do potrzeb środki ochrony, np. monitorowanie terenu, jego ogrodzenie z jednoczesną kontrolą przepływu składników majątkowych z obszaru i na obszar strzeżony. Stanowisko KSR w sprawie inwentaryzacji wskazało, że składowisko strzeżone to „dozorowane w sposób ciągły, zamknięte (zabezpieczone) miejsce przechowywania (składowania, magazynowania) zapasów, do którego nie mają dostępu osoby nieuprawnione (postronne)”. Jednak w stosunku do niektórych składników majątkowych rozpatrywanie, czy znajdują się na terenie strzeżonym, nie ma żadnego znaczenia merytorycznego. I tak samochody, laptopy i wszystkie inne przemieszczane środki trwałe nieprzeznaczone do użytkowania w stałym miejscu powinny być corocznie inwentaryzowane, gdyż nie można mówić w ich przypadku o spełnieniu warunku pozostawania na terenie (składowisku) strzeżonym. Kierownik podaje więc, jakie zabezpieczenia są konieczne, aby tereny i składowiska wykorzystywane przez jednostkę mogły być uznane za strzeżone, przy czym powinien wziąć pod uwagę definicję zawartą w KSR w sprawie inwentaryzacji.