Jak rozliczyć koszty uzyskania przychodu twórcy zatrudnionego przez biuro projektowe

Biuro projektowe Aranż sp. z o.o. zatrudnia na podstawie umowy o pracę architektów wnętrz. Do ich obowiązków należą wykonywanie aranżacji wnętrz w postaci projektów oraz spotkania z klientami, wizyty w sklepach meblarskich, kontakt z dostawcami. Zdarza się, że projekty wykonywane są w dłuższym czasie (do kilkunastu tygodni). Czy spółka może rozliczać wynagrodzenia architektów wnętrz z zastosowaniem 50-proc. kosztów uzyskania przychodów?

Tak, przy czym spółka może zastosować 50-proc. koszty uzyskania przychodów (dalej: KUP) wyłącznie do części wynagrodzenia uzyskanego przez pracowników z tytułu realizacji projektów aranżacji wnętrz, które stanowią utwór w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, a jednocześnie na mocy art. 22 ust. 9b pkt 1 ustawy o PIT zostały objęte możliwością zastosowania 50-proc. KUP. Ta część wynagrodzenia będzie stanowić honorarium autorskie pracowników. Pozostałe czynności wchodzące w zakres obowiązków pracowniczych architektów wnętrz nie stanowią utworów, a pracownicy uzyskają za nie zwykłe wynagrodzenie.

Ewidencjonowanie utworów

Spółka powinna ewidencjonować utwory stworzone przez pracowników. Wymóg ten nie jest wprost wskazany w przepisach, ale ewidencja pracy twórczej jest potrzebna dla celów podatkowych, gdyż na jej podstawie spółka wykaże realizację wszystkich przesłanek do zastosowania 50-proc. KUP. Wpis do takiego rejestru stanowi samoistnie potwierdzenie powstania utworu, podpis pracownika to dowód rozporządzenia utworem, a określenie wysokości honorarium to potwierdzenie, że rozporządzenie wiązało się z odpłatnością. Oprócz tych informacji w rejestrze można zawrzeć także dodatkowe wpisy, np. datę powstania utworu czy datę jego przyjęcia przez pracodawcę.

Gruntowna przebudowa dokumentacji pracowniczej: Czwarta części akt osobowych i zmiany w ewidencji czasu pracy

Sposób ustalania honorarium

Obecnie najbardziej ryzykownym sposobem ustalenia wysokości honorarium autorskiego jest procentowy podział ogólnej kwoty wynagrodzenia na honorarium autorskie i pozostałą część wynagrodzenia. Organy podatkowe, kwestionując taką metodę, wskazują, że nie umożliwia ona jednoznacznego określania honorarium autorskiego, którego wysokość będzie pozostawała w związku z powstałym utworem. Dotychczas akceptowanym sposobem było obliczenie wysokości honorarium autorskiego jako iloczynu liczby godzin poświęconych na pracę twórczą i stawki godzinowej, jednak w najnowszych interpretacjach i ta metoda została odrzucona przez organy skarbowe. W uzasadnieniu wskazano, że czas poświęcony na wykonanie utworu nie jest odpowiednikiem udziału w prawie autorskim do utworu. Twierdzenie to jest kontrowersyjne, zwłaszcza że w stawce godzinowej można uwzględnić dodatkową kwotę (względem nominalnej stawki roboczogodziny) stanowiącą wyłącznie wartość wynagrodzenia za przeniesienie praw autorskich. Najbezpieczniejszym, akceptowanym przez organy skarbowe rozwiązaniem jest kwotowe określenie honorarium autorskiego w umowie o pracę w odniesieniu do danego utworu czy rodzaju utworów. Spółka w odrębnym dokumencie powinna ustalić szczegółowe zasady wyceny utworów pracowników.

Dłuższe wykonanie projektu

Zgodnie z kodeksem pracy pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi wynagrodzenie co najmniej raz w miesiącu. W sytuacji gdy wykonanie utworu rozciąga się na więcej niż jeden miesiąc, spółka może zastosować 50-proc. KUP tylko raz, tj. w terminie rozliczenia wynagrodzenia za miesiąc, w którym powstał utwór i został przyjęty przez pracodawcę. Przed tym momentem zaangażowanie pracownika w tworzenie utworu nie pozwala na zastosowanie preferencyjnej stawki KUP. W takich miesiącach pracownik otrzymuje zwykłe wynagrodzenie za pracę. Takie rozwiązanie może pociągać za sobą ryzyko nadmiernego zwiększenia po stronie spółki kosztów związanych z jednorazową zapłatą honorarium autorskiego. W celu ograniczenia tych kosztów możliwe jest zastrzeżenie w umowie o pracę maksymalnego wynagrodzenia łącznego obejmującego zarówno honorarium autorskie, jak i wynagrodzenie pracownicze.

Innym sposobem jest wyodrębnienie w ramach projektu jego poszczególnych etapów, których realizacja będzie się wiązała z powstaniem samoistnych utworów, które łącznie będą się składać na projekt docelowy. Takim etapem może być przygotowanie projektu aranżacji wnętrza jednego z pomieszczeń. Warunkiem zastosowania takiej metody jest stwierdzenie, że wyodrębniona (mniejsza) część projektu sama wykazuje cechy utworu w rozumieniu prawa autorskiego.

Podstawa prawna

Rozdział 1 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1191 ze zm.).

Art. 22 ust. 9‒9b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.).

Paula Koczara Radca prawny, Senior Associate w praktyce prawa pracy kancelarii Bird & Bird. Doradza klientom od 2011 r. Specjalizuje się w zagadnieniach dotyczących indywidualnego i zbiorowego prawa pracy. Posiada także doświadczenie w prowadzeniu spraw z zakresu ubezpieczeń społecznych, w tym obsłudze procesów zbiorowych przeciwko Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych. Wspiera przedsiębiorców w bieżącym doradztwie związanym z prawem pracy ze szczególnym uwzględnieniem kształtowania polityk wynagradzania, benefitach pracowniczych, zgodności z przepisami dotyczącymi równego traktowania w zatrudnieniu. Posiada doświadczenie w prowadzeniu spraw związanych z projektami restrukturyzacyjnymi i zwolnieniami grupowymi, prawno-pracowniczymi aspektami połączeń spółek, negocjacjami porozumień grupowych i prowadzeniem sporów zbiorowych. Przed dołączeniem do Bird & Bird zdobywała doświadczenie w polskich kancelariach prawnych. Poprzednio pracowałam w renomowanej butikowej kancelarii prawa pracy. Jest absolwentką Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu oraz polityki społecznej na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu, gdzie ukończyła także studia doktoranckie na kierunku ekonomia. Aktualnie przygotowuje rozprawę doktorską poświęconą ekonomicznym aspektom ubezpieczeń społecznych. Jest radcą prawnym w Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Poznaniu.