W 2000 roku księgowa założyła rezerwę na należności zagrożone jednego z naszych kontrahentów (761/840). Do tej pory nie otrzymaliśmy pieniędzy za faktury. Dodatkowo radca prawny powiedział, że kontrahent nie istnieje. Co należy zrobić z taką rezerwą?

GABRIELA NAPIERALSKA
menedżer w departamencie rachunkowości HLB Frąckowiak i Wspólnicy
Jedna z podstawowych zasad rachunkowości (zasada ostrożności) obliguje na podstawie art. 35b ustawy o rachunkowości do konieczności dokonania aktualizacji należności, z uwzględnieniem stopnia prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisów aktualizujących (dawniej zwanymi rezerwami na należności). Odpis aktualizujący zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych bądź finansowych w zależności od charakteru należności. W odpowiedzi na zapytanie jednostka może wyksięgować odpisy aktualizujące wartość należności (w zapytaniu zwane rezerwami), uznając należność za nieściągalnością lub przedawnioną, zapisem: strona Wn konta 840 „Rezerwa na należności”, strona Ma konta 200 „Rozrachunki z odbiorcami”. Wyksięgowanie należności z ksiąg rachunkowych najczęściej następuje przy uwzględnieniu przepisów ustawy o CIT i ustawy o PIT. Z kosztów uzyskania przychodów wyłączone są odpisy na należności za wyjątkiem tych, które dotyczą należności zaliczonych uprzednio do przychodów należnych i jednocześnie których nieściągalność została uprawdopodobniona w sposób określony w art. 16 ust. 2a ustawy o CIT lub art. 23 pkt 3 ustawy o PIT:
a) dłużnik zmarł, został wykreślony z ewidencji działalności gospodarczej, postawiony w stan likwidacji lub została ogłoszona jego upadłość obejmująca likwidację majątku, albo
b) zostało wszczęte postępowanie upadłościowe z możliwością zawarcia układu wierzytelność w rozumieniu przepisów prawa upadłościowego wierzytelność naprawczego,
c) wierzytelność została potwierdzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę postępowania egzekucyjnego, albo
d) wierzytelność jest kwestionowana przez dłużnika na drodze powództwa sądowego.
W przypadku uprzedniego zaliczenia odpisów aktualizujących należności do kosztów uzyskania przychodu dla celów podatkowych należy postąpić zależnie od sytuacji:
1) przy przedawnieniu - o kwotę dokonanego odpisu podatnik zobowiązany będzie zwiększyć swój przychód podatkowy (zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 4d ustawy o CIT art. i 14 ust. 2 pkt 7b ustawy o PIT), jednocześnie przedawniona należność nie będzie stanowiła kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 pkt 20 i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 17 ww. ustaw). Terminy przedawnienia roszczeń regulują przepisy Kodeksu Cywilnego z uwzględnieniem czynności, które przerywają bieg przedawnień.
2) przy odpisaniu należności jako nieściągalnej - wartość wierzytelności w części zaliczonej uprzednio do przychodów należnych podlegać będzie zaliczeniu do kosztów, jeśli została ona udokumentowana zgodnie z art. 16 ust. 2 ustawy o CIT lub zgodnie z art. 23 ust.2 ustawy o PIT. Jednocześnie o kwotę zaliczonego uprzednio do kosztów odpisu aktualizującego zwiększeniu podlegać będzie przychód tego podatnika. W tych przypadkach podatek VAT nie będzie stanowił kosztu uzyskania przychodu.
(AP)
PODSTAWA PRAWNA
■ Art. 7 i 35b ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
■ Art. 16 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).
■ Art. 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).