Nieruchomości zaliczane do gruntów powinny być inwentaryzowane metodą weryfikacji. W praktyce pojawiają się wątpliwości, jak ją przeprowadzić, a to ma ogromne znaczenie dziś, gdy jednostki samorządu terytorialnego przygotowują się do programu Mieszkania plus.
Weryfikacja tych składników majątku ma na celu porównanie dokumentów związanych z ich posiadaniem z zapisami dokonanymi w księgach rachunkowych (w tym m.in. w ewidencji środków trwałych). W praktyce często wiele wątpliwości budzi to, jakie dokumenty należy wykorzystać przy tej weryfikacji.
Ustawodawca, posługując się w art. 26 ustawy o rachunkowości określeniem „odpowiednie dokumenty”, nie ustalił ich katalogu. Nie jest to jednak zaniedbanie ustawodawcy, ale działanie wynikające z potrzeby nieograniczania sposobu dokumentowania poszczególnych decyzji gospodarczych, które ze swej natury są indywidualne i różnorodne. Można mówić o co najmniej kilku różnych „odpowiednich dokumentach” dotyczących nieruchomości gruntowych. Mogą to być: akt notarialny, faktura zakupu, umowa darowizny itp. Będą one odpowiednie dla wprowadzenia gruntów do ewidencji księgowej. Z kolei akt notarialny potwierdzający sprzedaż i związana z nim faktura czy decyzja o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego w prawo własności są odpowiednim dokumentem wyksięgowania mienia ze stanu posiadania jednostki.
Reklama
Inwentaryzacja powinna być przeprowadzona na podstawie wszystkich dokumentów źródłowych dotyczących poszczególnych działek składających się na saldo wynikające z ewidencji księgowej. Jedynie rzetelne porównanie zapisów zawartych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami może bowiem stanowić podstawę ustalenia różnic inwentaryzacyjnych.
W orzecznictwie Głównej Komisji Orzekającej w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych podkreśla się, że dokumenty, z którymi powinna być porównywana ewidencja księgowa, muszą być dokumentami źródłowymi stwierdzającymi istnienie gruntów, wskazującymi źródło ich pochodzenia i potwierdzającymi tytułu prawny do gruntów. Są nimi umowy, odpisy aktów notarialnych, wyciągi z ksiąg wieczystych, decyzje administracyjne. Tylko takie dokumenty źródłowe pozwalają na przeprowadzenie rzetelnej inwentaryzacji i na weryfikację wartości poszczególnych składników mienia (orzeczenie z 26 stycznia 2012 r., sygn. BDF1/4900/115/ 123/11/3881). Pomocniczo można wykorzystać inne dokumenty, np. zestawienia z ewidencji gruntów, ale nie może być to jedyne źródło informacji.
W orzeczeniu GKO z 29 listopada 2007 r., sygn. DF/GKO-4900-64/68/07/2818, podkreślono, że w trakcie weryfikacji sprawdza się, czy jednostka dysponuje dokumentami stwierdzającymi jej prawny tytuł do gruntu o danej powierzchni i lokalizacji oraz czy w księgach prawidłowo wykazana jest wartość gruntu. Zauważono w nim, że jednostki samorządu terytorialnego nie radzą sobie z prowadzeniem ewidencji gruntów. Wiele nieprawidłowości ujawniają kolejne kontrole, m.in. Najwyższej Izby Kontroli (sygn. BDF1.4800.93.2015). A zatem ograniczenie porównania stanu księgowego gruntów z zestawieniem powierzchni poszczególnych działek nie spełni wymogu przeprowadzenia weryfikacji i faktycznie nie ujawni różnic inwentaryzacyjnych spowodowanych np. przekształceniem prawa wieczystego użytkowania gruntów w prawo własności gruntów (por. orzeczenie GKO sygn. BDF1.4800.93.2015).
Podkreślić należy, że inwentaryzacja ma doprowadzić do ustalenia stanu całkowicie zgodnego z rzeczywistością. Odpowiednie dokumenty muszą nosić cechy autentyczności i gwarantować, że informacje w nich zawarte są prawdziwe. Cechy powyższe noszą natomiast wyłącznie dokumenty źródłowe. Wszystkie inne dokumenty wtórne zawierające informację przetworzoną ze swojej natury zawierać mogą treści zniekształcone lub nieaktualne.
Trzeba też pamiętać, że data dokonania weryfikacji gruntów musi przypadać na ostatni dzień roku obrotowego. Do inwentaryzacji składników majątku w drodze weryfikacji nie ma bowiem zastosowania art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, który umożliwia rozpoczęcie inwentaryzacji składników aktywów (z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy) nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończenie jej do 15. dnia następnego roku. Przepis ten odnosi się wyłącznie do składników majątku inwentaryzowanych w drodze spisu z natury lub potwierdzenia sald, a zatem ustalenie w drodze weryfikacji jest ustaleniem stanu na 31 grudnia.
WAŻNE
Zasady dotyczące inwentaryzacji gruntów mogą być stosowane do środków trwałych trudno dostępnych, takich jak sieci wodociągowe, jak również wszystkie inne sieci znajdujące się pod ziemią. Zarówno one, jak i posiadane przez jednostkę grunty nie podlegają inwentaryzacji w drodze spisu z natury (przyjmuje się, że nie zmienią one swojej lokalizacji).
Podstawa prawna
Art. 26 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.).