Zmiany od 1 stycznia 2018 roku. JPK_VAT dla mikroprzedsiębiorców

JPK_VAT to zestaw informacji o transakcjach za dany okres. Obowiązek prowadzenia ewidencji VAT wynika wprost z art. 109 Ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z nim, podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku oraz podmiotów, u których sprzedaż jest zwolniona od tej daniny, są zobowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowującej. Chodzi w szczególności o dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu. Ewidencja uwzględnia też informacje służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent może być sprawdzony na potrzeby VAT. Te wszystkie dane pobierane są bezpośrednio z systemów księgowych firm i służą wygenerowaniu pliku JPK_VAT. Taki raport należy przesłać do 25. dnia danego miesiąca za poprzedni miesiąc.

Obowiązki mikroprzedsiębiorców: terminy

Najmniejsze podmioty będą musiały przesyłać fiskusowi pliki w ramach JPK od 1 stycznia 2018 roku. Chodzi o ewidencję zakupu i sprzedaży czyli JPK_VAT. Mikrofirmy będą musiały przekazać dane organom skarbowym do 25. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Obowiązek ten dotyczy także podatników rozliczających się kwartalnie, co budzi obawy zarówno wśród ekspertów jak i podatników.

- Dużo wątpliwości budzi obowiązek przesyłania plików co miesiąc w przypadku podatników rozliczających się kwartalnie. Podatnicy Ci nadal będą mogli składać deklarację co trzy miesiące, jednak JPK-VAT będą musieli przesyłać co miesiąc. Te wymagania mogą zaskoczyć niektórych przedsiębiorców rozliczających się kwartalnie, bo zmuszają ich do ewidencji rejestrów VAT na bieżąco - mówi Monika Litwicka, projektant systemów Comarch ERP.

Mimo że obowiązek JPK_VAT wchodzi dopiero za dwa miesiące, najmniejsze podmioty już teraz mogą zdecydować się na przesyłkę. Mikroprzedsiębiorca, który prześle ewidencję VAT w jednolitym pliku kontrolnym za październik, listopad i grudzień, będzie mógł liczyć na szybszy zwrot podatku, tj. w ciągu 25, a nie 60 dni.
To nie wszystkie obowiązki mikroprzedsiębiorców w 2018 roku. Od 1 lipca będą oni bowiem zobowiązani do przesyłki innych plików w ramach JPK na żądanie fiskusa. Mowa o informacjach dotyczących: ksiąg rachunkowych (JPK_KR), wyciągów bankowych (JPK_WB), magazynu (JPK_MAG), faktur VAT (JPK_FA), podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów (JPK_PKPIR) oraz ewidencji przychodów (JPK_EWP).

Jak przesłać JPK?

Do przesyłki JPK niezbędne są dane identyfikujące podatnika i jego urząd skarbowy. Kluczowe przy wysyłce JPK_VAT dane to te, które dotyczą dokumentów sprzedażowych i zakupowych. JPK_VAT odzwierciedla bowiem dane zawarte w ewidencji zakupu i sprzedaży. Dane wykazane w JPK_VAT powinny być zgodne z danymi ujętymi w deklaracji VAT. Przesyłka plików JPK możliwa jest wyłącznie drogą elektroniczną.

Zarówno wśród dużych przedsiębiorców jak i firm sektora MŚP powszechne stały się systemy księgowości oferowane przez wielu producentów. Te stanowią sprawdzoną alternatywę dla aplikacji Ministerstwa Finansów i cieszą się zainteresowaniem setek przedsiębiorców. Aplikacja kliencka udostępniona przez MF także umożliwia wysyłkę plików JPK. Aby z niej skorzystać należy najpierw pobrać arkusz kalkulacyjny (plik CSV.) dostępny na stronie MF. Jego uzupełnienie wymaga m.in. danych teleadresowych i tych z rejestru VAT przedsiębiorcy. Wypełniony plik CSV stanowi źródło JPK_VAT i jest gotowy do wysyłki przez aplikację Klient JPK 2.0. Można ją bezpłatnie pobrać ze strony internetowej MF. Aplikacja kliencka umożliwia przesłanie plików JPK w odpowiednim formacie xml. Uprzednio należy dokonać wyboru odpowiedniej wersji aplikacji w zależności od posiadanego systemu operacyjnego (Windows, Linux). Ważnym aspektem przesyłki JPK jest potwierdzenie swojej tożsamości w Internecie. Służy temu tzw. Profil Zaufany. Jest to bezpłatne narzędzie, które służy jako elektroniczny podpis. Eksperci wskazują jednak na wady tego systemu.

- Największym problemem, z którym mogą spotkać się mikroprzedsiębiorstwa , to obowiązek podpisywania plików JPK-VAT podpisem kwalifikowanym. Firma musi posiadać ważny podpis, a to wiąże się dodatkowymi kosztami, co może stanowić duży wydatek w budżecie mikro firmy . Podatnicy mogą skorzystać z profilu zaufanego, ale tutaj często pojawiają się różne problemy techniczne – dodaje ekspertka z Comarch.

Ostatnim krokiem jest wygenerowanie UPO_JPK czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru dla plików JPK, dzięki czemu podatnik może sprawdzić status przedłożonego dokumentu. Sprawa może komplikować się jednak w przypadku, gdy podatnik podtrzyma korektę faktury VAT, co niesie za sobą obowiązek przesłania korekty JPK. Jak wskazuje Monika Litwińska z Comarch, należy pamiętać o tym, że poprawiony plik powinien zawierać wszystkie transakcje z danego okresu, a nie jedynie te, które zostały skorygowane.

JPK_VAT (3). Zmiany w strukturze

Obecnie obowiązującą strukturą jest JPK_VAT (2). Jak informuje resort finansów, jest to właściwa struktura dla wysyłki JPK za październik, listopad i grudzień br. Zmiany nastąpią dopiero przy wysyłce plików za styczeń 2018 roku. Ministerstwo Finansów opublikowało bowiem kolejną strukturę JPK_VAT (3). Jedną z istotniejszych zmian jest modyfikacja zakresu podawanych przez przedsiębiorców danych identyfikacyjnych. NIP oraz pełna nazwa podmiotu to dane, które należy obligatoryjnie wypełnić. Nieobowiązkowo można także wpisać e-mail firmy, co ma ułatwić komunikację MF z podatnikami. Pozostałe dane, np. dane adresowe czy REGON, nie powinny znajdować się w plikach JPK_VAT(3).

Z najnowszych informacji MF wynika także, że początkiem 2018 roku powstanie nowa, bezpłatna aplikacja do wystawiania i ewidencjonowania faktur VAT oraz generowania i wysyłania JPK_VAT.