Opłata za kurs programowania – jak przedsiębiorca powinien rozliczyć VAT i PIT

Dla realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego niezbędne jest istnienie związku między dokonywanymi zakupami towarów i usług a prowadzoną działalnością opodatkowaną. Przy czym związek tych zakupów z działalnością podatnika może mieć charakter bezpośredni lub pośredni. Zasada ta wyklucza możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych z VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Z przedstawionego opisu stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca prowadzi wyłącznie działalność opodatkowaną VAT, a ukończony kurs ma na celu jej rozszerzenie. Zatem zachodzi związek pomiędzy nabytą usługą (kursem programowania) a działalnością opodatkowaną VAT. Przy czym nie zachodzi konieczność stosowania art. 90 ustawy o VAT, który dotyczy częściowego odliczania VAT.

Podkreślić należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem zarówno spełnienia przez niego przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, jak i niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym, a zatem odliczeniu nie sprzeciwia się art. 88 ust. 4 ustawy o VAT.

Firma szkoleniowa do kursu zastosowała podstawową stawkę VAT, gdyż uznała, że nie był on objęty żadnym ze zwolnień z VAT. Należy mieć na uwadze, że w myśl art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy o VAT nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku. Zatem na potrzeby schematu rozliczenia zakładam, że firma szkoleniowa prawidłowo uznała, że kurs nie był objęty żadnym ze zwolnień z podatku VAT, w szczególności na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 26–29 ustawy o VAT ani par. 3 ust. 1 pkt 13 i pkt 14 rozporządzenia w sprawie zwolnień z VAT.

Ważne: Gdyby kurs był jednak objęty zwolnieniem z VAT, to z uwagi na art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy o VAT przedsiębiorca nie mógłby odliczyć podatku naliczonego wynikającego z otrzymanej faktury.

Zakładam, że pozostałe wyjątki wskazane art. 88 ustawy o VAT nie wystąpią w analizowanej sytuacji. Pozostaje więc ustalić, w jakim terminie przedsiębiorca może skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego od nabycia kursu programowania.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Otrzymana faktura dokumentuje nabycie szkolenia (kurs programowania). W przypadku usługi szkoleniowej obowiązek powstaje zgodnie z regułą ogólną zapisaną w art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, tj. z chwilą wykonania usługi. Kurs został ukończony 19 października 2025 r., zatem tego dnia powstał obowiązek podatkowy z tytułu wykonania tej usługi. Zapłata nastąpiła po wykonaniu usługi (22 października 2025 r.), dlatego w tym przypadku nie stosuje się art. 19a ust. 8 ustawy o VAT dotyczącego zaliczek. Należy tutaj zaznaczyć, że z opisu stanu faktycznego wynika, że otrzymana faktura nie zawierała wyrazów „metoda kasowa”. W świetle art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do odliczenia podatku naliczonego od nabycia kursu programowania powstało w rozliczeniu za październik 2025 r.

Przedsiębiorca otrzymał fakturę dokumentującą nabycie tej usługi, także w październiku 2025 r. (21 października 2025 r.), w związku z tym odliczeniu podatku naliczonego z niej wynikającego w rozliczeniu za październik 2025 r. nie sprzeciwia się art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, który stanowi, że w przypadku podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur prawo do odliczenia powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Na potrzeby schematu rozliczenia zakładam, że przedsiębiorca odliczy podatek naliczony w rozliczeniu za październik 2025 r., a nie skorzysta z możliwości, jaką daje art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, tj. odliczenia podatku naliczonego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych miesięcy.

W JPK_V7M za październik 2025 r. pan Jerzy ma prawo odliczyć podatek naliczony od nabycia kursu programowania w kwocie 920 zł. Zakup ten należy ująć w ewidencji zakupu JPK_V7M na podstawie otrzymanej faktury (bez dodatkowych oznaczeń). Podatek naliczony przedsiębiorca ujmuje w polach JPK_V7M dotyczących tzw. pozostałych nabyć. I tak w polach K_42 (ewidencja) i P_42 (deklaracja) wykazuje wartość nabycia netto, tj. 4000 zł, a w polach K_43 (ewidencja) i P_43 (deklaracja) podatek naliczony do odliczenia, tj. 920 zł. ©℗

PIT

Ze stanu faktycznego wynika, że pan Jerzy nie wybrał tzw. kasowego PIT, tj. określonej w art. 14c ustawy o PIT metody kasowej rozliczania przychodów. Koszty uzyskania przychodów przedsiębiorca ustala zatem na zasadach ogólnych.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. Aby dany wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, musi spełniać łącznie następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Należy stwierdzić, że w analizowanej sprawie zachodzi odpowiedni związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wydatkiem na kurs programowania a prowadzoną działalnością gospodarczą, który daje podstawy do zaliczenia poniesionego wydatku w jej koszty podatkowe, a pozostałe ww. warunki również są spełnione. Zatem wydatek poniesiony na kurs programowania może stanowić koszt uzyskania przychodów zgodnie z art. 22 ustawy o PIT w wykonywanej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej (por. interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 30 lipca 2025 r., sygn. 0112-KDIL2-2.4011.483.2025.2.IM).

Uwaga! Stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy o PIT kosztem uzyskania przychodów nie będzie VAT wynikający z otrzymanej faktury (w wysokości 920 zł), gdyż podlega on w całości odliczeniu w JPK_V7M.

Kosztem uzyskania przychodów będzie więc poniesiony wydatek na kurs programowania w kwocie netto, tj. 4000 zł.

Z przedstawionego opisu stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową, a zarazem nie wybrał tzw. kasowego PIT, o którym mowa w art. 14c ustawy o PIT. Zatem potrąca on wydatki zgodnie z regułą ogólną zawartą w art. 22 ust. 4 ustawy o PIT. W myśl tego przepisu koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT u podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów (dalej: PKPiR) za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, co do zasady, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

W analizowanej sprawie faktura dokumentująca wydatek na kurs programowania została wystawiona 20 października 2025 r., zatem przedsiębiorca może potrącić ten koszt w październiku 2025 r.

Podstawą zapisów w PKPiR są dowody księgowe, którymi są m.in. faktury (par. 11 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie PKPiR). W analizowanej sprawie podstawą zapisu w PKPiR będzie faktura otrzymana od firmy szkoleniowej. Wydatek na kurs programowania powinien zostać zaewidencjonowany w kolumnie 13 PKPiR. Jak wynika bowiem z Objaśnień do PKPiR: „Kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10–12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia, to jest rzeczowych składników majątku, związanych z wykonywaną działalnością, niezaliczonych, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, do środków trwałych”. ©℗