Nabywamy i sprzedajemy towary i usługi. Zdarza się, że w razie uszkodzenia towaru lub nienależytego wykonania usługi reklamujemy je u swoich kontrahentów. Również nasi odbiorcy czasem reklamują zakupione u nas towary (usługi). Jak ująć operacje związane z reklamacją towarów (usług) w ewidencji księgowej?
Reklamacja oznacza żądanie klienta skierowane do sprzedawcy towaru lub usługodawcy dotyczące usunięcia wady lub wymiany wadliwego towaru na nowy wolny od wad, ponownego wykonania (poprawienia) nienależycie zrealizowanej usługi czy też zwrotu całości lub części kwoty uiszczonej tytułem zapłaty (obniżenie ceny). W zależności od przyjętego kryterium można wyróżnić następujące kategorie reklamacji:
Reklama
1) z uwagi na osiągnięty efekt (reklamacje uznane i nieuznane przez sprzedawcę; reklamacje odrzucone w całości lub w części mogą być dochodzone na drodze sądowej),

Reklama
2) ze względu na przedmiot reklamacji (reklamacje wartościowe dotyczące ceny, rabatu lub błędów rachunkowych w fakturze oraz rzeczowe odnoszące się do ilości lub jakości dostarczonych towarów lub wykonanych usług),
3) według czasu powstania (reklamacje powstałe przed i po uregulowaniu należności).
Strony transakcji kupna-sprzedaży mogą dowolnie kształtować umowne postanowienia w zakresie potencjalnych roszczeń (art. 3531 kodeksu cywilnego; dalej: k.c.). Jednak w przypadku braku odpowiednich zapisów w umowie strony przy rozstrzyganiu ewentualnych sporów powinny uwzględnić przepisy prawa cywilnego dotyczące m.in. rękojmi za wady (art. 556, art. 560 par. 1 i art. 561 par. 1 k.c.).
U odbiorcy...
Operacje związane z reklamacją wadliwych towarów (nienależycie wykonanych usług) wymagają dokonania przez odbiorcę w ewidencji księgowej następujących dekretacji:
1. Reklamacja wadliwych towarów
– Wyksięgowanie z ewidencji bilansowej towarów stanowiących przedmiot reklamacji:
wWn konto 30 „Rozliczenie zakupu”
wMa konto 33 „Towary”
– Pozabilansowe ujęcie towarów stanowiących przedmiot reklamacji
wWn konto 39 „Zapasy obce” (towary w reklamacji) (ewidencja pozabilansowa)
– Otrzymanie faktury korygującej, w sytuacji gdy sprzedawca zaaprobuje reklamację (redukcja ceny towarów):
wWn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”
wMa konto 30 „Rozliczenie zakupu”
wMa konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT)
– Wyksięgowanie towarów stanowiących przedmiot reklamacji z ewidencji pozabilansowej (wobec uznania reklamacji przez sprzedawcę i obniżenia przez niego ceny uszkodzonych towarów lub wymiany ich na nowe, wolne od wad):
wMa konto 39 „Zapasy obce” (towary w reklamacji) (ewidencja pozabilansowa)
– Zarachowanie towarów w ewidencji bilansowej po obniżonej cenie (względnie otrzymania od sprzedawcy i przyjęcia do magazynu nowych towarów, wolnych od wad):
wWn konto 33 „Towary”
wMa konto 30 „Rozliczenie zakupu”
2. Reklamacja nienależycie zrealizowanej usługi
– Otrzymanie faktury korygującej, w przypadku gdy usługodawca uzna reklamację za uzasadnioną:
wWn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”
wMa konto 30 „Rozliczenie zakupu”
wMa konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT)
– Zarachowanie niekwestionowanej części usługi w ciężar kosztów:
wWn konto 40 „Koszty według rodzajów” („Usługi obce”) lub odpowiednie konto zespołu 5 lub konto 08 „Środki trwałe w budowie”
wMa konto 30 „Rozliczenie zakupu”
– Uregulowanie niekwestionowanej części usługi:
wWn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”
wMa konto 13 „Rachunki bankowe”
3. Zwrot przez sprzedawcę całości lub części kwoty uiszczonej uprzednio przez nabywcę tytułem zapłaty za wadliwy towar lub nienależycie wykonaną usługę:
wWn konto 13 „Rachunki bankowe”
wMa konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”
4. Dochodzenie reklamacji nieuznanych przez zbywcę towarów (usług) na drodze sądowej
– Skierowanie przez odbiorcę sprawy do sądu wskutek braku akceptacji przez sprzedawcę reklamacji:
wWn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (roszczenia sporne)
wMa konto 30 „Rozliczenie zakupu”
– Opłata kosztów postępowania sądowego:
wWn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”
wMa konto 13 „Rachunki bankowe”
– Wyrok sądu zasądzający na korzyść odbiorcy roszczenie główne (w wysokości kwoty objętej reklamacją) wraz z kosztami sądowymi:
wWn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (rozrachunki ze sprzedawcą z tytułu reklamacji)
wMa konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (roszczenia sporne w kwocie należności głównej objętej reklamacją)
wMa konto 84 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” (koszty postępowania sądowego)
– Zapłata przez sprzedawcę zasądzonych przez sąd na rzecz odbiorcy należności z tytułu reklamacji:
wWn konto 13 „Rachunki bankowe”
wMa konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (rozrachunki ze sprzedawcą z tytułu reklamacji)
– Zaliczenie kosztów sądowych do pozostałych przychodów operacyjnych:
wWn konto 84 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”
wMa konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”
– Wyrok sądu rozstrzygający na niekorzyść odbiorcy:
w Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”
w Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (roszczenia sporne)
– Utworzenie odpisu aktualizującego wartość roszczenia objętego reklamacją, dochodzonego na drodze sądowej:
w Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne” (roszczenie główne)
w Ma konto 28 „Odpisy aktualizujące rozrachunki”
– Rozwiązanie odpisu aktualizującego wobec ustania przyczyny, dla której został on utworzony (uprawomocnienie się wyroku sądowego nakazującego zapłatę spornej należności objętej reklamacją lub uznającego to roszczenie za nieuzasadnione):
wWn konto 28 „Odpisy aktualizujące rozrachunki”
wMa konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne” (roszczenie główne)
5. Skierowanie przez sprzedawcę sprawy do sądu wobec nieuregulowania przez odbiorcę części należności objętej nieuznaną reklamacją
– Otrzymanie pozwu sądowego wzywającego odbiorcę do uregulowania należności objętej reklamacją:
wMa konto 29 „Zobowiązania warunkowe” (ewidencja pozabilansowa)
– Otrzymanie wyroku sądowego:
wWn konto 29 „Zobowiązania warunkowe” (ewidencja pozabilansowa)
oraz równolegle (w przypadku gdy wyrok jest niekorzystny dla nabywcy):
wWn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne” (koszty postępowania sądowego)
wWn konto 75-1 „Koszty finansowe” (ew. odsetki)
wMa konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”.
...i u sprzedawcy
Sprzedawca powinien wykazać zdarzenia związane z reklamacją wadliwych towarów oraz nienależycie wykonanych usług w księgach rachunkowych:
1. Wystawienie faktury korygującej wobec uznania reklamacji złożonej przez odbiorcę za uzasadnioną:
wWn konto 73-0 „Sprzedaż towarów” lub konto 70 „Sprzedaż usług”
wWn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne” (VAT)
wMa konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami”
2. Zwrot przez odbiorcę towarów objętych uznaną reklamacją i ich przyjęcie przez sprzedawcę do magazynu:
wWn konto 33 „Towary” (towary z reklamacji)
wMa konto 73-1 „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”
3. Wydanie nowych, pełnowartościowych towarów wolnych od wad w miejsce towarów objętych reklamacją:
wWn konto 33 „Towary” (towary z reklamacji)
wMa konto 33 „Towary” (towary pełnowartościowe)
4. Likwidacja zwróconego przez odbiorcę towaru objętego reklamacją wobec utraty przez niego wartości użytkowej:
w Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”
w Ma konto 33 „Towary” (towary z reklamacji).
W ujęciu podatkowym sprzedawca może obniżyć podstawę opodatkowania VAT o wartość zwróconych przez odbiorcę towarów w ramach reklamacji (art. 29a ust. 10 pkt 2 ustawy o VAT). Prawo takie przysługuje mu jednak dopiero wówczas, gdy w jego posiadaniu znajdzie się uzyskane przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą, potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez odbiorcę. Uzyskanie takiego potwierdzenia od kontrahenta po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia do uwzględnienia faktury korygującej za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to otrzymano. Potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę towaru (usługi) nie jest konieczne m.in. w przypadku zwrotu towarów, które uprzednio były przedmiotem eksportu i WDT, a także dostawy, dla której miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium Polski (art. 29a ust. 15 pkt 1 i 2 ustawy o VAT).
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047).
Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 380 ze zm.).
Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2016 r. nr 710).