Za jego niedopełnienie grożą surowe kary, nawet skreślenie z rejestru. Może się tak zdarzyć tylko wtedy, gdy spółka nie składa sprawozdań przez kolejne dwa lata
CYKL: BŁĘDY W RACHUNKOWOŚCI (CZ. 9)
Jednostki, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, do końca czerwca muszą zatwierdzić raporty za 2016 r. Trzeba je też złożyć w Krajowym Rejestrze Sądowym. Jednak w praktyce wiele podmiotów lekceważy obowiązek składania sprawozdań do sądu rejestrowego. Potwierdzają to dane Ministerstwa Sprawiedliwości powołane w odpowiedzi na interpelację poselską (nr 11648). Wynika z nich, że prawie 143 tys. spośród 361 tys. spółek nadal nie przekazało KRS dokumentów za 2015 r.
Zanim jednak sprawozdanie trafi do KRS, musi być przez właściwy organ zatwierdzone. Są nimi:
Reklama
● właściciel – w przypadku działalności gospodarczej prowadzonej przez osobę fizyczną,
● wspólnicy – w przypadku spółek cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych,

Reklama
● walne zgromadzenie – w przypadku spółdzielni,
● zwyczajne walne zgromadzenie – w spółkach akcyjnych i komandytowo-akcyjnych,
● zwyczajne zgromadzenie– w spółkach z o.o.
Przed zatwierdzeniem sprawozdania organ powinien sprawdzić, czy wszyscy członkowie zarządu (kierownik jednostki) podpisali sprawozdanie. Na to jest natomiast czas do trzech miesięcy od dnia bilansowego. Jeżeli tak się nie stało, warto poznać powód takiego stanu rzeczy. Zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości odmowa podpisu sprawozdania wymaga pisemnego uzasadnienia. Niezwykle ważną kwestią jest weryfikacja, czy sprawozdanie finansowe podlegało badaniu przez biegłego rewidenta i czy ten obowiązek został wypełniony. Jeżeli mimo obowiązku tak się nie stało, nie można podzielić zysku, jeżeli taki został wypracowany. Jeżeli zostały spełnione wszystkie wymogi formalne, zysk trzeba wypłacać zgodnie z przepisami. O tych zasadach wspomina jeden z ekspertów.
BŁĄD 1: Przeznaczenie kapitału zapasowego nieutworzonego z zysku na dywidendę
Spółka akcyjna po spieniężeniu w poprzednim roku obrotowym licznych aktywów dysponowała na rachunku bankowym kwotą znacznie przewyższającą zysk za ostatni rok obrotowy. Sprawozdanie zostało poddane badaniu przez biegłego rewidenta (wydał opinię bez zastrzeżeń) i zatwierdzone. Akcjonariusze zdecydowali o wypłacie w formie dywidendy całości zysku za poprzedni rok obrotowy, powiększonego o wartość całego kapitału zapasowego. Zignorowali okoliczność, że spółka wykazała w bilansie stratę z lat poprzednich oraz fakt, iż część kapitału zapasowego pochodziła z agio emisyjnego. Uchwalona dywidenda została wypłacona w terminie.
OPINIA EKSPERTA
Maciej Czapiewski biegły rewident, partner zarządzający w HLB M2 / Dziennik Gazeta Prawna
W przedstawionej sytuacji akcjonariusze złamali regulacje kodeksu spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1578 ze zm.; dalej: k.s.h.). Zgodnie z jego art. 348 par. 1 kwota przeznaczona do podziału między akcjonariuszy nie może przekraczać zysku za ostatni rok obrotowy, powiększonego o niepodzielone zyski z lat ubiegłych oraz o kwoty przeniesione z utworzonych z zysku kapitałów zapasowego i rezerwowych, które mogą być przeznaczone na wypłatę dywidendy. Kwotę tę należy pomniejszyć o niepokryte straty, akcje własne oraz o kwoty, które zgodnie z ustawą lub statutem powinny być przeznaczone z zysku za ostatni rok obrotowy na kapitały zapasowy lub rezerwowe. W pierwszej kolejności należy więc pokryć stratę z lat poprzednich, a następnie ustalić kwotę dywidendy.
Obejmuje ona wartość niepodzielonego jeszcze zysku oraz tę część kapitału zapasowego, która została utworzona z zysków w latach poprzednich. Wartość kapitału zapasowego nie może jednak spaść poniżej jednej trzeciej wartości kapitału akcyjnego. Wynika to z art. 396 par. 5 k.s.h., zgodnie z którym o użyciu kapitału zapasowego i rezerwowego rozstrzyga walne zgromadzenie. Jednak części kapitału zapasowego w wysokości jednej trzeciej kapitału zakładowego można użyć jedynie na pokrycie straty wykazanej w sprawozdaniu finansowym. Co więcej, zgodnie z art. 396 par. 1 k.s.h. należy 8 proc. wartości zysku rocznego przelać na zwiększenie kapitału zapasowego, jeżeli kapitał zapasowy jest niższy niż jedna trzecia wartości kapitału akcyjnego. Gdyby wystąpiła taka sytuacja, to nie dość, że żadna kwota kapitału zapasowego nie może być wypłacona w postaci dywidendy, to jeszcze 8 proc. zysku trzeba przeznaczyć na podwyższenie tego kapitału. Ponadto należy uwzględnić nową regulację kodeksu, zgodnie z którą nie można wypłacić w formie dywidendy części zysku odpowiadającej wartości prac rozwojowych ujętych w aktywach bilansu (art. 347).
Akcjonariusze powinni więc ustalić wartość dywidendy do otrzymania zgodnie ze wzorem: (zysk za ostatni rok obrotowy) +/– (niepodzielony wynik z lat poprzednich) + (kapitał zapasowy utworzony z zysku, ale tylko w części niepowodującej obniżenia wartości kapitału zapasowego poniżej 1/3 wartości kapitału zakładowego) + (kapitał rezerwowy utworzony z zysków) – (nieumorzona wartość prac rozwojowych) – (inne ograniczenia wynikające ze statutu). Na mocy art. 350 par. 1 kodeksu, akcjonariusze, którzy wbrew przepisom prawa albo postanowieniom statutu otrzymali jakiekolwiek świadczenia od spółki, są zobowiązani do ich zwrotu. Wyjątkiem jest otrzymanie przez akcjonariusza w dobrej wierze udziału w zysku. W tym wypadku akcjonariusze nie mogą tłumaczyć się dobrą wiarą, bo muszą znać regulacje kodeksu. Dyskusyjna jest natomiast kwestia żądania przez spółkę ewentualnych odsetek.
BŁĄD 2: Podpisanie dokumentów przez część zarządu
Zarząd spółki z o.o. przygotował sprawozdanie finansowe za 2016 r., zgodnie z ustawą o rachunkowości. Sporządzono je na 31 marca 2017 r. W skład zarządu wchodzą trzy osoby, z czego trzecia dołączyła 20 lutego 2017 r. Zgodnie z obowiązującymi w spółce zasadami reprezentacji do składania w jej imieniu oświadczeń woli konieczny jest podpis dwóch członków zarządu lub jednego łącznie z prokurentem. Trzeci członek nie chciał wziąć odpowiedzialności za nieswoje decyzje podejmowane w 2016 r. Sprawozdanie podpisało dwóch dotychczasowych członków, zgodnie z reprezentacją.
OPINIA EKSPERTA
Damian Uszko biegły rewident, partner w HLB M2 / Dziennik Gazeta Prawna
To błąd. Przepisy wymagają, aby sprawozdanie podpisała (z podaniem daty podpisu) osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Kierownikiem jednostki jest natomiast członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę (art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy). W ten sposób przepis określa, że sprawozdanie finansowe jest specyficznym dokumentem, podpisywanym przez cały zarząd.
Wynika to z założenia, że każdy członek zarządu powinien swoim podpisem gwarantować rzetelność sprawozdania jako podstawowego dokumentu podsumowującego działalność spółki. Brak podpisu choćby jednego członka zarządu oznacza, że sprawozdanie nie zostało prawidłowo podpisane, a co za tym idzie – sporządzone. W takim razie organ zatwierdzający (w tym wypadku zgromadzenie wspólników) nie może go zatwierdzić, a instytucje, do których powinno być złożone – KRS oraz urząd skarbowy – przyjąć. Co więcej, zgodnie z art. 77 ustawy, osoba, która dopuszcza do niesporządzenia sprawozdania finansowego, podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat dwóch, albo obu tym karom łącznie.
Warto też zwrócić uwagę, że obowiązek podpisania sprawozdania dotyczy wszystkich osób, które na dzień sporządzenia pełnią funkcję w zarządzie, także tych, które zostały powołane na to stanowisko po dniu bilansowym. Parafa nie oznacza jednak, że dany członek zarządu odpowiada za decyzje i wydarzenia mające miejsce w okresie sprawozdawczym. Podpis pod sprawozdaniem oznacza potwierdzenie odpowiedzialności za prawidłowość sporządzenia sprawozdania i za informacje w nim zawarte. Jeśli jednak członek zarządu nie chce sprawozdania podpisać z istotnych powodów, ustawa przewiduje, że może podpisu odmówić i załączyć do sprawozdania pisemne uzasadnienie odmowy podpisu. Wtedy takie sprawozdanie należy uznać za ważne, jeśli odmowa nie jest bezzasadna, a pozostali członkowie zarządu sprawozdanie podpiszą.
BŁĄD 3: Skutki niezłożenia sprawozdania
Spółka z o.o. rozpoczęła działalność 29 czerwca 2015 r. i przyjęła jako rok obrotowy rok kalendarzowy. Pierwsze sprawozdanie finansowe sporządzono za okres od dnia rozpoczęcia działalności do końca roku obrotowego. Do 30 czerwca 2016 r. nie zostało ono zatwierdzone. Sprawozdanie to zostało zbadane przez biegłego rewidenta, pomimo braku takiego obowiązku. Wspólnicy wyjechali na wakacje, zarząd nie zwołał zwyczajnego walnego zgromadzenia. Sprawozdanie za 2015 r. bez opinii biegłego rewidenta zostało złożone do właściwego rejestru sądowego dopiero 31 sierpnia 2017 r., czyli po jego zatwierdzeniu.
OPINIA EKSPERTA
Aleksandra Motławska biegły rewident, partner zarządzający w HLB M2 / Dziennik Gazeta Prawna
W tym przypadku zostały popełnione dwa błędy. Spółka nie zatwierdziła sprawozdania finansowego w ciągu sześciu miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego i nie złożyła go do właściwego rejestru sądowego w ciągu 15 dni od upływu terminu do jego zatwierdzenia. Natomiast ma taki obowiązek zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Wynika z niego, że w takim terminie kierownik jednostki musi złożyć we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, opinię biegłego rewidenta, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku określonych jednostek – także sprawozdanie z działalności.
Z tego obowiązku nie zwalnia niezatwierdzenie sprawozdania. Co więcej, trzeba to zrobić dwukrotnie: w ciągu 15 dni po ustawowym terminie, a także 15 dni po zatwierdzeniu sprawozdania (art. 69 ust. 2).
Zarząd (którzy pełni rolę kierownika jednostki) nie miał obowiązku składać do rejestru sądowego opinii audytora, bo spółka nie miała obowiązku badania sprawozdania.
Skutki niezłożenia sprawozdania finansowego do właściwego rejestru sądowego wynikają z art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Osobie odpowiedzialnej za niezłożenie dokumentów we właściwym rejestrze sądowym grozi grzywna albo kara ograniczenia wolności.
Ponadto zgodnie z ustawą z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 700) spółce grozi wykreślenie z rejestru, bez przeprowadzenia postępowania likwidacyjnego. Nie następuje to jednak do razu. Sąd rejestrowy zobowiązany jest najpierw do wszczęcia postępowania z urzędu, a wykreślenie może nastąpić dopiero wtedy, jeżeli mimo wezwania sądu spółka nie złożyła sprawozdań za dwa kolejne lata obrotowe. W toku takiego postępowania o rozwiązanie sąd rejestrowy bada również, czy podmiot ten posiada zbywalny majątek i czy faktycznie prowadzi działalność.
Na koniec warto zauważyć, że niezatwierdzenie sprawozdania w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego, jako stanowiące odpowiedzialność wspólników, nie jest sankcjonowane.
Niezatwierdzenie sprawozdania nie jest jednak w ich interesie. W takim przypadku nie ma możliwości podziału zysku (jeżeli taki został wypracowany) i wypłaty dywidendy.