Firma zatrudnia mniej niż 50 osób i nie tworzy funduszu socjalnego. Pracownicy chcą skorzystać z dwutygodniowych urlopów. Czy mamy im wypłacić świadczenia urlopowe? Jeśli tak, to jak je zaewidencjonować?
Wypłata świadczenia urlopowego (poza wyjątkiem przewidzianym w Karcie nauczyciela) jest nieobowiązkowa. Pracodawca, który nie chce go wypłacać, musi jednak dokonać formalności określonych w ustawie o ZFŚS.
Nie pochodzi ono ze środków ZFŚS. Aby je otrzymać, pracownik nie przedstawia żadnego zaświadczenia o osiąganych dochodach ani wniosku o jego przyznanie. Nie musi spełniać kryterium socjalnego, świadczenie wypłaca się niezależnie od jego sytuacji materialnej i rodzinnej. Powinien jednak spełniać dwa warunki: posiadać status pracownika i korzystać z odpowiednio długiego urlopu wypoczynkowego. Świadczenie musi być przyznane, jeżeli wnioskuje o nie pracownik, który rozpoczyna co najmniej 14-dniowy urlop. Wysokość świadczenia ustala pracodawca, z tym że nie może być ono wyższe niż wysokość odpisu podstawowego na ZFŚS w danym roku. W tym roku zmieniła się kwota przekazywana przez pracodawcę za jednego zatrudnionego na ZFŚS. Wynosi ona 1185,66 zł. Wysokość świadczenia urlopowego ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Wyjątkiem jest świadczenie urlopowe dla pracowników młodocianych, które zawsze przysługuje w całości (art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS).
Pracodawca powinien wypłacić świadczenie urlopowe nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie przez pracownika urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 dni kalendarzowych. Spóźnienie w wypłacie upoważnia pracownika do żądania odsetek za zwłokę.
Przy wypłacie tych świadczeń odprowadzany jest podatek dochodowy od osób fizycznych. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT stanowią one przychód dla pracownika. Świadczenia urlopowe do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w ustawie o ZFŚS nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Nie trzeba w tym przypadku odprowadzać składki zdrowotnej. Oznacza to, że płatnik pobiera jedynie zaliczkę na podatek dochodowy.
W księgach świadczenie urlopowe będzie stanowiło koszt operacyjny na koncie Ubezpieczenie społeczne i inne świadczenia. Jeśli ewidencja kosztów przebiega na kontach zespołu 4 i 5, to konieczne będzie również przeksięgowanie świadczenia na konto Koszty ogólnego zarządu.
Generalnie ewidencja może przebiegać następująco:
1) Świadczenia urlopowe naliczone dla pracowników: strona Wn konta Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta Pozostałe rozrachunki z pracownikami (w przypadku gdy ewidencja kosztów przebiega na kontach 4 i 5 równolegle, należy wprowadzić zapis: strona Wn konta Koszty ogólnego zarządu, strona Ma konta Rozliczenie kosztów);
2) Naliczony podatek od świadczeń urlopowych: strona Wn konta Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta Rozrachunki publicznoprawne (analityka z tytułu PIT);
3) Wypłata świadczeń urlopowych: strona Wn konta Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta Rachunek bankowy.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047).
Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 800 ze zm.).
