Podatnicy muszą w najbliższym miesiącu zmierzyć się ze zmianami w VAT i dostosowaniem do nich oprogramowania finansowo-księgowego. Co się zmieni w programach?

Zmiany w VAT są bardzo istotne dla użytkowników niemal wszystkich programów (nie dotyczy to np. oprogramowania do obsługi zagadnień kadrowych). Podatnicy muszą wdrożyć wiele nowych elementów, w tym np. mechanizmy do faktury uproszczonej. Jest to nowe rozwiązanie, podobnie jak mechanizm dotyczący obsługi faktur zbiorczych. Faktury zbiorcze co prawda funkcjonują również w obecnym, obowiązującym do końca 2012 r., stanie prawnym, ale wymogi ich stosowania są tak sformalizowane, że wielu podatników nie chce z nich korzystać. Teraz pojawiają się zupełnie nowe możliwości, w związku z czym trzeba dostosować wszelkie narzędzia do obsługi tych zagadnień.

Kolejnym elementem są zmiany dotyczące samofakturowania, które również wymagają dostosowania oprogramowania. Podobnie będzie ze zmianą modelu fakturowania elektronicznego, który od 1 stycznia 2013 r. nabierze nowego wymiaru. Oprogramowanie musi więc uwzględniać te zmiany, aby podatnicy mogli spełnić nowe wymogi prawne i aby ułatwić im życie. Bardzo ważną kwestią, na którą każda firma musi zwrócić uwagę, jest kontrola biznesowa. To nowy element w systemie podatkowym, w związku z czym w programach powinny zostać wprowadzone również ułatwienia dotyczące praktycznej realizacji kontroli biznesowych.

Przedsiębiorcy sami też muszą przygotować się do tych zmian, nie mogą polegać jedynie na programach. Na co powinni zwrócić uwagę?

Przede wszystkim konieczne jest przejrzenie dotychczasowych procedur, ponieważ w nowym porządku prawnym, który będzie obowiązywał od 1 stycznia 2013 r., te procedury mogą być nieaktualne. Przykładowo chodzi o zasady wystawiania faktur. Jeśli przedsiębiorca będzie chciał wystawiać faktury uproszczone, to będzie musiał dostosować swoje procedury do przepisów dotyczących tego zagadnienia. Przedsiębiorca, który będzie chciał korzystać z faktur elektronicznych lub faktur zbiorczych, będzie musiał wdrożyć nowe rozwiązania wynikające ze zmienionych przepisów. Wszystkie te elementy wpłyną na procesy biznesowe, co oznacza, że trzeba będzie inaczej pracować, a więc zmienić zasady wystawiania faktur oraz obsługi otrzymywanych faktur. Po dokonaniu przeglądu obecnych procesów trzeba odnieść się do zmian w przepisach podatkowych i ocenić, czy one są szansą, czy zagrożeniem dla firmy. Co więcej, trzeba ustalić, w którym momencie niezbędne jest wsparcie systemów informatycznych i zaktualizować oprogramowanie, aby wygodnie i zgodnie z prawem pracować.

Jeśli firma ustali procedury i będzie chciała wdrożyć je do oprogramowania, to jak rozumiem, kolejnym krokiem będzie nauka obsługi tego oprogramowania.

Tak. Przedsiębiorca musi pozyskać nową wersję programu. Jeśli tego nie zrobi, to w wielu przypadkach dalej będzie mógł obsługiwać firmę, ale będzie to zdecydowanie trudniejsze. Rozliczenia za pomocą dotychczasowego oprogramowania, bez aktualizacji, będą trudniejsze w wielu obszarach, np. związanych z płynnością finansową. Wynika to z przyjęcia przez Senat ustawy o deregulacji w gospodarce. Wynikają z niej obowiązki, których nie da się wypełnić bez skorzystania z narzędzi informatycznych, czyli oprogramowania. Wyobrażam sobie, że w przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, które muszą obsługiwać kilka faktur, może to być wykonalne. Natomiast w większych firmach nie będzie takiej możliwości.

Które przepisy będą wymagały wsparcia informatycznego?

Dotyczy to przykładowo zmian w podatku dochodowym. Zgodnie ze zmianami, jakie wprowadzi do PIT i CIT ustawa deregulacyjna, podatnicy będą musieli kontrolować, czy mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z fakturami. Chodzi o faktury, za które kontrahentowi nie zapłacono. Ręczne kontrolowanie kosztów, już przy stosunkowo niewielkiej skali biznesu, jest po prostu niewykonalne. Jest to zupełnie nowa rzecz.

Czy podatnicy już teraz powinni przygotować się do tych zmian?

Oczywiście. Zmiany w przepisach są poważne i nie da się ich wdrożyć ręcznie, tak jak to było np. ze zmianą stawki VAT z 22 na 23 proc. To jest zdecydowanie bardziej skomplikowana operacja, która niesie pewne szanse, ale również zagrożenia. Trzeba się więc przygotować do tych zmian. Im szybciej i gruntowniej, tym lepiej.

Jakie są zagrożenia dla podatników?

W skrajnych przypadkach mogą to być nawet sankcje karne skarbowe za nienależyte wykonanie różnego rodzaju czynności, które będą wynikały z nowych przepisów.

Partner cyklu