O ile podatnik mający siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia tej na terytorium Unii Europejskiej może dokonać rejestracji samodzielnie i bezpośrednio, o tyle pozostali podatnicy muszą w takim przypadku ustanowić przedstawiciela podatkowego. Jeżeli zatem podatnik mający siedzibę działalności np. na terytorium Rosji ma obowiązek rejestracji na VAT w Polsce, to musi w pierwszej kolejności ustanowić przedstawiciela podatkowego.

Przedstawicielem takim może być jedynie podmiot mający siedzibę lub stałe miejsce zamieszkania w Polsce, jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, przez ostatnie 2 lata nie miał zaległości w podatkach stanowiących dochód budżetu państwa (w każdym razie nieprzekraczających 3 proc. wartości tych należności). Warunkiem jest także, aby przez ostatnie 2 lata osoba fizyczna będąca podatnikiem lub pełniąca określone funkcje w podmiocie gospodarczym nie została prawomocnie skazana na podstawie kodeksu karnego skarbowego. Wreszcie podmiot ten musi być uprawniony do zawodowego wykonywania doradztwa podatkowego lub do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (w ograniczonym zakresie funkcję tę mogą pełnić także agencje celne).

Wymogi te mają zapewnić, że przedstawicielem zostanie podmiot rzetelny i dający rękojmię właściwego wywiązania się z obowiązków. Powodem takiego określenia warunków i jednocześnie istotą funkcji przedstawiciela podatkowego jest to, że odpowiada on solidarnie z podatnikiem, którego reprezentuje, za zobowiązania podatkowe w VAT. Oznacza to, że w razie zaistnienia zaległości organ podatkowy może zaległości tych dochodzić zarówno od samego podatnika, jak i od jego przedstawiciela podatkowego. To właśnie z tego względu ustawodawca, dbając o bezpieczeństwo dochodów Skarbu Państwa, wprowadził tak poważne ograniczenia podmiotów uprawnionych do pełnienia roli przedstawiciela podatkowego.