Utrata dokumentacji podatkowej w wyniku klęski żywiołowej (np. powodzi) nie zwalnia podatnika od posiadania dokumentów stanowiących podstawę rozliczeń podatkowych. Podatnik ma możliwości, które pomogą w odtworzeniu dokumentacji handlowej. Kopie dokumentów podatników mogą być uzyskane od ich kontrahentów. W przypadku zniszczenia oryginału faktury VAT lub faktury korygującej sprzedawca na wniosek nabywcy jest obowiązany do ponownego jej wystawienia, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej (duplikat). Dokument ten przyznaje podatnikowi takie samo prawo jak oryginał faktury. Możliwość ta odnosi się również do faktur i faktur korygujących wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej.

Jeżeli w wyniku powodzi zostały zniszczone (np. na skutek zalania wodą) dokumenty będące podstawą sporządzania deklaracji, należy o tym powiadomić urząd skarbowy i w późniejszym czasie odtworzyć dokumenty, uzyskując np. ich duplikaty od swoich kontrahentów. Podatnicy, którzy na skutek powodzi nie mają możliwości złożenia deklaracji w ustawowym terminie (ze względu na brak danych), powinni uczynić to jak najszybciej po ustaniu przeszkody, dołączając jednocześnie pismo wyjaśniające przyczynę niedochowania terminu.

Podatnicy dotknięci żywiołem za okres powodzi mogą przedstawiać jako dokumenty podatkowe wszystkie posiadane informacje oraz zeznania świadków pozwalające na udowodnienie wysokości przychodów i kosztów. Aktywność podatnika nie może ograniczać się do składania oświadczeń, że nie posiada dokumentów źródłowych i nie wie, gdzie one się znajdują. Organ podatkowy nie jest obowiązany do uzupełnienia materiału dowodowego o brakujące dokumenty. Podatnik może jednak powołać się na dokumenty i formularze, które są w posiadaniu organu podatkowego, np. deklaracje, decyzje, protokoły z kontroli. Zawsze to na podatniku ciąży obowiązek przedłożenia dokumentacji oraz jej odtworzenia. Niestety to on ponosi ryzyko, gdy prowadzi działalność gospodarczą, że nie jest w stanie zidentyfikować kontrahentów.

svb

Podstawa prawna

Par. 20 rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 212, poz. 1337 z późn. zm.).

Art. 180–181 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).