Każdy wydatek, który podatnik zalicza do kosztów uzyskania przychodów, musi być odpowiednio udokumentowany.
Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z działalnością prowadzoną w mieszkaniu jest uzależnione od charakteru poniesionego wydatku i jego związku z działalnością oraz od posiadania przez przedsiębiorcę stosownych dokumentów.

Dowody wewnętrzne

W przypadku takich wydatków, jak: czynsz, zużycie energii, wody, gazu najlepiej rozliczyć je na podstawie wyliczenia proporcji. Taka część opłat za media, jaka przypada na firmę, może być zaliczona do kosztów. Na udokumentowanie tego faktu trzeba sporządzić dowody wewnętrzne. Sporządza się go na podstawie faktury czy książeczki opłat czynszowych. Na dowodzie wewnętrznym należy określić rodzaj wydatku, wysokość kosztu, a także opatrzyć go datą i podpisem. Dokumenty, na podstawie których sporządzono dowody wewnętrzne, trzeba przechowywać z innymi dowodami poniesienia wydatków.

Sprzęt i meble

Podatnik prowadzący działalność w domu nie wszystkie wydatki zaliczy do kosztów firmy. Trudno bowiem uznać, że sprzęt gospodarstwa domowego, jaki kupujemy do celów prywatnych, będzie mógł stanowić koszt firmy tylko dlatego, że znajduje się on w mieszkaniu, w którym prowadzimy działalność. Oczywiście może się zdarzyć, że kupiony sprzęt okaże się niezbędny w prowadzonej działalności. W takiej sytuacji będzie trzeba wprowadzić go do ewidencji środków trwałych lub wpisać do ewidencji wyposażenia. Jednak wtedy sprzęt taki nie może znajdować się w innych pomieszczeniach niż te, w których prowadzona jest firma, i nie może być wykorzystywany dla potrzeb osobistych.
Podobne jak w przypadku zaliczenia do kosztów podatkowych sprzętu AGD problemy mogą wystąpić w przypadku zakupu mebli. Zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty m.in. wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych – w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane do celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa.
Największe trudności z rozliczeniem wydatków na meble powstaną wtedy, gdy będą one znajdować się w mieszkaniu, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza, a po godzinach urzędowania służą one na potrzeby prywatne właściciela firmy. Zakup mebli do mieszkania, które służy i działalności i celom osobistym (mieszkalnym), nie zawsze będzie kosztem. Warto w tym przypadku być ostrożnym i do kosztów zaliczyć tylko te wydatki na zakup mebli lub wyposażenia, które służą prowadzeniu firmy, np. wydatki na zakup szafy przystosowanej do przechowywania segregatorów, która nie może z powodu swojej konstrukcji służyć do innych celów.
3 KROKI
Jak rozliczyć koszty firmy prowadzonej w mieszkaniu
1. Sprawdź, co może być kosztem.
Aby wydatek zaliczyć do kosztów, muszą być spełnione trzy warunki: koszt musi zostać poniesiony przez podatnika; poniesienie kosztu powinno służyć osiągnięciu przychodu lub jego zachowaniu; koszt nie może zostać wymieniony w ustawie jako ten, który nie może być kosztem.
2. Sporządź dokumenty.
Podatnik, który prowadzi działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu, musi starannie dokumentować wszystkie wydatki. Wydatki związane z opłatami, które fakturowane są na podatnika, a nie na jego firmę, np. za wodę, gaz, energię, można dokumentować dowodem wewnętrznym obejmującym tylko taką część kosztu, która odnosi się do prowadzonej działalności.
3. Rozlicz wydatki proporcjonalnie.
Osoba prowadząca działalność w domu lub mieszkaniu musi się liczyć z pewnymi ograniczeniami przy rozliczaniu kosztów. Niektóre wydatki mogą być rozliczane tylko proporcjonalnie. Takie wydatki zalicza się do kosztów w takiej proporcji, jaka wynika z udziału powierzchni przeznaczonej na działalność w całej powierzchni mieszkania lub domu.
Podstawa prawna
● Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).