Naczelny Sąd Administracyjny wydał wyrok dotyczący przechowywania kopii papierowych faktur VAT. Sąd uznał, że przepisy wykonawcze do ustawy o VAT nie nakazują posiadania wyłącznie papierowych kopii faktur.

NSA przyjął, że wystawienie faktury to zgromadzenie informacji do ich sporządzenia, a nie wydrukowanie dokumentu. Jeżeli system komputerowy pozwala podatnikowi na wydrukowanie kopii na każde żądanie kontrolującego, to funkcja dokumentacyjna zostanie spełniona. Jednocześnie NSA podkreślił, że to podatnik ponosi ryzyko związane z awarią systemu komputerowego. W takim przypadku to na podatniku spoczywa ciężar dowodu, tak samo jak w przypadku zniszczenia lub kradzieży dokumentacji papierowej.

Wyrok zapadł w sprawie interpretacji podatkowej. Spółka wyjaśniła, że miesięcznie wystawia około 15 tys. faktur VAT. Z wystawieniem faktury wiąże się jej ujęcie w elektronicznym systemie księgowym i rejestrze podatku należnego. Skarżąca wskazała, że po ujęciu faktury w systemie księgowym system ten stale przechowuje jej kopię, co umożliwia wydrukowanie kopii faktury w dowolnym czasie. Zaznaczyła, że jej system generuje dokument z napisem kopia.

Organy podatkowe uznały, że spółka postępuje niezgodnie z przepisami. W ich ocenie wszystkie egzemplarze faktury powinny być wystawione w ten sam sposób i w tej samej formie. Faktury powinny być przechowywane w oryginalnej postaci, tj. w takiej, w jakiej zostały wystawione. Tylko faktury elektroniczne mogą być przechowywane w systemie komputerowym.

Racji podatniczce nie przyznał też wojewódzki sąd administracyjny. NSA uchylił jednak jego wyrok i sprawa trafiła do ponownego rozpoznania. Wyrok jest prawomocny.

Sygn. akt I FSK 1169/08