Dopiero wczoraj, na kilkadziesiąt godzin przed godziną zero, samorządy uzyskały pewność, że nie muszą dziś wysyłać informacji z ewidencji VAT w formacie jednolitego pliku kontrolnego.

W czwartek mija termin na przesłanie takich danych (po raz pierwszy) przez duże podmioty. Do wczoraj minister finansów trzymał gminy i inne jednostki publiczne w niepewności, czy obowiązek ten dotyczy również ich. Rozporządzenie w tej sprawie podpisał dopiero po południu. Termin przedłużył im do 31 stycznia 2017 r.

Jeszcze dwa miesiące temu minister twierdził całkiem co innego. W interpretacji ogólnej poinformował, że nowy obowiązek będzie dotyczył również samorządów, czego te w ogóle się nie spodziewały. Były przekonane, że dane o VAT w formacie JPK będą przesyłać wyłącznie przedsiębiorcy.

Informacja ministra oznaczała, że samorządy miały zaledwie 60 dni na dostosowanie swoich systemów finansowo-księgowych do wymogów JPK. Tylko część sobie z tym poradziła. Ale i one nie mogły przetestować oprogramowania, bo resort umożliwiał to tylko do 29 lipca.

Co więcej, gminy i miasta musiały znaleźć pieniądze na sfinansowanie nowego wydatku.

Zdaniem ekspertów w dużych miastach koszty dostosowania oprogramowania mogły sięgnąć nawet kilkuset tysięcy złotych. Problem związany był też z procedurami. Wydatku wynikającego z JPK nie przewidywały bowiem plany finansowe gmin na ten rok. Budżety samorządów trzeba więc było zmienić, a to – zwłaszcza w okresie wakacji – może trwać nawet kilka tygodni.

Kalendarium

Kalendarium

źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Dodatkowo w okresie urlopowym trzeba było przeszkolić pracowników i stworzyć odpowiednie procedury związane z przekazywaniem danych – np. z jednostek budżetowych do gminy lub miasta.

Na tym jednak nie koniec samorządowych potyczek z resortem finansów. Od 2016 r. gminy powinny stosować prewspółczynnik ograniczający prawo do odliczenia VAT przy zakupach. Wielu urzędników szuka najlepszego rozwiązania, jak to robić. Zanim go znajdą, samorządy wolą nadpłacić podatek. Do tego za chwilę czeka je nowe wyzwanie: centralizacja rozliczeń, również w zakresie VAT. Ten obowiązek wejdzie w życie już od stycznia 2017 r.

Dziś mija termin na przesłanie – po raz pierwszy – ewidencji VAT w formacje JPK przez duże przedsiębiorstwa. Będą to dane za lipiec br.

We wtorek Ministerstwo Finansów opublikowało na swojej stronie internetowej komunikat, że do 31 stycznia 2017 r. planuje przedłużyć ten termin dla dużych podmiotów publicznych. W praktyce dotyczy to m.in.: dużych jednostek samorządu terytorialnego oraz ich związków, samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, podmiotów leczniczych, szkół i placówek niepublicznych.

Jeszcze wczoraj jednak minister finansów trzymał samorządy w niepewności, nie podpisując rozporządzenia wydłużającego ten termin. Zrobił to dopiero po południu.

Dlaczego minister przesunął termin? Bo wiele z gmin nie było w stanie wypełnić obowiązku w tak krótkim czasie. Ministerstwo Finansów samo poinformowało, że jednostki publiczne zgłaszały trudności w dostosowaniu się do nowego wymogu. Przyznało też, że w tym sektorze praktycznie nie ma ryzyka nadużyć. A temu głównie ma służyć wprowadzenie obowiązkowego raportowania danych z ewidencji VAT.

Eksperci i samorządy wskazują też na inne przyczyny.

Brak informacji

Jednostki publiczne miały przede wszystkim zbyt mało czasu na przygotowanie się do JPK. – Wiele samorządów dowiedziało się o tym obowiązku dopiero z interpretacji ogólnej ministra finansów z 20 czerwca 2016 r.

– Samorządy przez dłuższy czas żyły więc w przekonaniu, że JPK dotyczy tylko przedsiębiorców. Nie od razu więc przystąpiły do działań w tym zakresie – zwraca uwagę Agnieszka Bieńkowska, doradca podatkowy i partner w MDDP.

Andrzej Kapczuk, doradca podatkowy i wspólnik w Thedy & Partners, przypomina, że sam wymóg obowiązkowego raportowania danych VAT w formie JPK wprowadzono rzutem na taśmę.

Nowelizacja w tym zakresie została uchwalona dopiero 13 maja, a opublikowana 14 czerwca br.

Kłopot z oprogramowaniem

Kolejna trudność wiązała się z dostosowaniem oprogramowania finansowo-księgowego. – Często w ramach jednej jednostki samorządowej funkcjonują różne systemy informatyczne – wyjaśnia Andrzej Kapczuk. Dodaje, że niejednokrotnie jest to przestarzałe oprogramowanie.

Agnieszka Bieńkowska podaje przykład niektórych szkół. – Prowadzą one ewidencje księgowe przy wykorzystaniu programów komputerowych, które nie dają możliwości konwertowania plików ani eksportowania zawartych w ewidencji danych do innych programów. A bez tego nie da się przesłać danych w JPK.

Bez szansy na testy

Co więcej, nawet jeżeli gmina szybko zareagowała na nowy obowiązek i podjęła działania w celu dostosowania oprogramowania, to i tak nie uniknęła problemów. Piotr Tomaszewski, skarbnik Bydgoszczy, informuje, że miasto nie mogło przetestować nowej aplikacji, bo przygotowane przez Ministerstwo Finansów środowisko testowe do przesyłania plików JPK było udostępnione wyłącznie do 29 lipca.

Tymczasem dostawca oprogramowania dopiero pod koniec ubiegłego tygodnia udostępnił miastu nową aplikację pozwalającą na wygenerowanie jednolitego pliku kontrolnego. Wczoraj proces dostosowania oprogramowania zakończyła Warszawa.

Koszty i zmiana budżetu

Wdrożenie JPK w samorządach to również niemałe koszty. Samorządowcy ich nie ujawniają, ale – jak informuje Marcin Masłowski z Urzędu Miasta Łodzi – modyfikacja systemów informatycznych wymagała zawarcia dodatkowych umów z wykonawcami, a to oznaczało nieplanowane wydatki.

Zdaniem Andrzeja Kapczuka jest to raczej koszt rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych, a w największych podmiotach nawet kilkuset tysięcy złotych. – Nie sprawdziły się zapowiedzi MF, że będzie to kilkaset złotych na jednego podatnika – komentuje ekspert.

Jego zdaniem wystarczy spojrzeć na działania, jakie musiała podjąć Warszawa, w której funkcjonuje prawie tysiąc jednostek budżetowych. Jak informuje Agnieszka Kłąb, zastępca rzecznika prasowego Urzędu m.st. Warszawy, przygotowania do JPK polegały m.in. na:

- przeszkoleniu pracowników jednostek organizacyjnych miasta w zakresie nowych obowiązków dotyczących JPK,

- modyfikacji wszystkich systemów informatycznych finansowo-księgowych w zakresie JPK,

- opracowaniu i wdrożeniu autorskiego narzędzia informatycznego automatyzującego zbieranie cząstkowych JPK z jednostek i dającego możliwość scalenia ich w zbiorczy plik,

- opracowaniu szczegółowych procedur i zasad przekazywania cząstkowych JPK z jednostek,

- określeniu podziału obowiązków i ról poszczególnych pracowników w procesie generowania i przekazywania JPK,

- przeprowadzeniu testów poprawności tworzenia i przesyłania JPK.

Centralizacja VAT

Kolejną przeszkodą dla sprawnego wdrożenia JPK stała się centralizacja rozliczeń VAT, która ma nastąpić od 1 stycznia 2017 r. Znakomita większość gmin właśnie nad tym pracuje. Tym bardziej więc ucieszyły się na wieść o przesunięciu terminu przesłania JPK do 31 stycznia 2017 r.

Proces centralizacji wiąże się bowiem z koniecznością dostosowania wszystkich systemów finansowo-księgowych do nowego sposobu realizacji zadań.

Zdaniem Agnieszki Bieńkowskiej może się okazać, że samorządy będą musiały wykonywać prace związane z JPK podwójnie: raz dla potrzeb dostosowania ewidencji w celu wysyłki JPK przed centralizacją, a drugi raz po centralizacji.

Zdaniem Piotra Tomaszewskiego najlepiej byłoby, aby minister odroczył termin na przekazywanie danych w JPK do 2018 r. (tak jak dla mikroprzedsiębiorców). Powinien też wyjaśnić, czy po obowiązkowej centralizacji rozliczeń VAT gmin i ich jednostek, konieczne będzie wysyłanie plików JPK_VAT odrębnie przez wszystkie jednostki, czy wystarczy jeden, scentralizowany plik.

Polecany produkt: Jednolity plik kontrolny>>>

Firmy też mają problem

Wojciech Michalak, ekspert z Deloitte, zwraca uwagę, że nie tylko podmioty publiczne mają problem z dostosowaniem się do nowych wymogów. – Duże firmy też powinny mieć możliwość dostosowania się do zmian w rozsądnym terminie – uważa.

Zwraca uwagę na to, co przyznali sami przedstawiciele Ministerstwa Finansów na konferencji prasowej 17 sierpnia br. – że w przypadku największych podmiotów, tak jak w przypadku podmiotów publicznych ryzyko nadużyć w VAT nie jest szczególnie duże. W karuzelach podatkowych nie biorą udziału największe spółki.

Ekspert zwraca też uwagę na to, o czym również informowaliśmy – że resort nadal nie ma odpowiednich systemów do analizy przesyłanych danych. Tymczasem jedna z dużych spółek paliwowych już przekazała plik zawierający 200 gigabajtów danych.

Jest już aplikacja do przesyłania danych

Ministerstwo Finansów, tak jak zapowiadało, udostępniło bezpłatną aplikację do wysyłania plików JPK_VAT. Ma ona ułatwić przesyłanie danych m.in. tym jednostkom, które ewidencje VAT prowadzą w programie Excel. Będą one musiały zapisać tego typu pliki w formacie CSV, a następnie za pomocą aplikacji przekształcić w JPK i wysłać.

Na stronie internetowej resortu (www.mf.gov.pl) dostępna jest instrukcja obsługi nowej aplikacji.

MF zakłada, że jest to narzędzie tymczasowe. Docelowo chce udostępnić profesjonalną aplikację, która pozwoli na przesyłanie JPK. Będzie ona skierowana również do małych i mikro przedsiębiorców.