statystyki

Jak prawidłowo wystawiać i rozliczać faktury VAT

14.07.2007, 14:00; Aktualizacja: 13.02.2008, 13:46
  • Wyślij
  • Drukuj
Faktura jest podstawowym dokumentem księgowym. Jej zasadniczą funkcją jest udokumentowanie transakcji i umożliwienie poprawnego ujęcia transakcji w księgach zarówno wystawcy, jak i odbiorcy faktury. Przepisy nie zawierają jednego wiążącego wzoru faktury, wskazują jedynie, jakie elementy powinna ona zawierać. Tymczasem poprawnie wystawiona faktura pozwala uniknąć problemów przy odliczaniu VAT.




Rozliczanie faktur jest jednym z obowiązków podatników podatku od towarów i usług, którymi są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą. Są nimi również podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT, dokonujący dostawy towarów lub świadczenia usług, jeżeli miejscem opodatkowania tych czynności jest terytorium państwa członkowskiego UE inne niż terytorium Polski. Faktury VAT co do zasady wystawiają czynni podatnicy VAT. Z obowiązku tego są zwolnieni w sytuacji, gdy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej - w takich przypadkach faktura jest wystawiana obowiązkowo wyłącznie na wyraźne życzenie zainteresowanego, jako udokumentowanie transakcji. Inaczej jest w przypadku sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju oraz wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu. Podatnik ma wówczas obowiązek wystawienia faktury również wtedy, gdy sprzedaż wysyłkowa lub dostawa wewnątrzwspólnotowa są wykonywane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Wystawienie faktury jest też konieczne w przypadku, gdy dostawy towarów lub świadczenia usług dokonują podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni, jeśli miejscem opodatkowania tych czynności jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium Polski lub terytorium państwa trzeciego i dla tych czynności podatnicy nie są zidentyfikowani dla podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze - w przypadku państwa trzeciego.

Ustawa o VAT przewiduje ponadto, że zasady te stosuje się także do części należności otrzymywanych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, a zatem w razie otrzymania zaliczek i przedpłat.

W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu dla nabywcy, który nie podał dla tej czynności numeru identyfikacyjnego, nadanego dla transakcji wewnątrzwspólnotowych przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, podatnik wystawia fakturę w trzech egzemplarzach. Oryginał faktury jest wydawany nabywcy, jedną z kopii podatnik pozostawia w swojej dokumentacji, drugą przesyła w ciągu 14 dni od dnia dokonania dostawy do biura wymiany informacji o VAT.

Elementy faktury

Przypomnijmy, że zgodnie z przepisami rozporządzenia ministra finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798 z późn. zm.) faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży musi zawierać określone elementy.

Jednak podatnicy mają całkowitą dowolność w zakresie składania podpisu na fakturze. Co do zasady podatnicy nie mają obowiązku umieszczania na fakturach podpisów osób uprawnionych do wystawiania i otrzymywania faktury lub podpisów oraz imion i nazwisk tych osób. Ta sama reguła odnosi się również do faktur korygujących. Podatnicy nie muszą więc obawiać się, że organ podatkowy będzie wymagał od nich, by dopilnowali tego, by wystawca podpisał fakturę. Podatnik nie może też zostać ukarany za brak podpisu. Jednocześnie nic nie stoi na przeszkodzie, by obydwie strony transakcji podpisywały fakturę. W praktyce podkreśla się jednak, że podpisanie faktury, głównie w odniesieniu do odbiorcy, może mieć znaczenie zwłaszcza wtedy, gdyby pomiędzy wystawcą a nabywcą miało dojść do sporu. W takiej sytuacji podpisana faktura z pewnością zyskuje na znaczeniu dowodowym.

Dokumentując ponoszone przez podatnika wydatki dotyczące działalności firmy za pomocą faktur należy zwrócić uwagę na to, by dane umieszczone na fakturze były zgodne z tymi, które zostały podane w zgłoszeniu rejestracyjnym.

Faktury VAT RR

Szczególną formą dokumentowania sprzedaży są faktury VAT RR, które mogą być sporządzane przez nabywców produktów rolnych lub usług rolniczych od rolników ryczałtowych. Trzeba przy tym pamiętać, że prawo wystawiania tego rodzaju faktur mają tylko podatnicy VAT czynni, którzy rozliczają VAT.

Podatnik zarejestrowany jako podatnik VAT czynny nabywający produkty rolne od rolnika ryczałtowego wystawia w dwóch egzemplarzach fakturę dokumentującą nabycie tych produktów. Oryginał faktury jest przekazywany dostawcy. Zgodnie z treścią art. 116 ust. 2 ustawy o VAT faktura dokumentująca nabycie produktów rolnych powinna być oznaczona jako Faktura VAT RR i zawierać co najmniej:

  • imię i nazwisko lub nazwę albo nazwę skróconą dostawcy i nabywcy oraz ich adresy;
  • numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL dostawcy i nabywcy;
  • numer dowodu osobistego dostawcy lub innego dokumentu stwierdzającego jego tożsamość, datę wydania tego dokumentu i nazwę organu, który wydał dokument, jeżeli rolnik ryczałtowy dokonujący dostawy produktów rolnych jest osobą fizyczną;
  • datę dokonania nabycia oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury;
  • nazwy nabytych produktów rolnych;
  • jednostkę miary i ilość nabytych produktów rolnych oraz oznaczenie (opis) klasy lub jakości tych produktów;
  • cenę jednostkową nabytego produktu rolnego bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku;
  • wartość nabytych produktów rolnych bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku;
  • stawkę zryczałtowanego zwrotu podatku;
  • kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku od wartości nabytych produktów rolnych;
  • wartość nabytych produktów rolnych wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku;
  • kwotę należności ogółem wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku, wyrażoną cyfrowo i słownie;
  • czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób.

PRZYKŁAD

CZY PODAWAĆ NAZWĘ FIRMY

Podatnik prowadzi działalność gospodarczą jako osoba fizyczna. Aby móc odliczać podatek naliczony wystarczy, że na fakturze będzie podawał swoje imię i nazwisko, zgodnie z danymi, które podał w zgłoszeniu rejestracyjnym, w którym wskazał, że jest osobą fizyczną. Jeśli więc podatnik prowadzi firmę np. Eko-consulting Zbigniew Nowak i na fakturze poda tylko swoje imię i nazwisko - będzie to prawidłowe i wystarczające.

CZY MUSI BYĆ PODPIS

Wiele wątpliwości wciąż wywołuje kwestia podpisu sprzedawcy i nabywcy. Co do zasady dla ważności faktury nie jest on wymagany, dlatego faktury nie muszą zawierać ani podpisu sprzedawcy, ani nabywcy towarów lub usług. Trzeba jednak pamiętać, że w tym przypadku przepisy przewidują dwa wyjątki, które dotyczą faktur VAT RR i faktur wystawianych przez nabywców.

CO POWINNA ZAWIERAĆ FAKTURA VAT

Faktura musi określać co najmniej:

  • imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
  • numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;
  • dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako FAKTURA VAT; podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym;
  • nazwę towaru lub usługi;
  • jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług;
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
  • wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
  • stawki podatku;
  • sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  • wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu;
  • kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie.

Jak wynika z powyższego wyliczenia podpisy nabywcy, jak i sprzedawcy są w tym przypadku niezbędnym elementem faktury. Ponadto na takiej fakturze musi się też znaleźć oświadczenie dostawcy produktów rolnych. Ustawa o VAT wskazuje, że powinno ono mieć następujące brzmienie: Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług.

Jedynie w przypadku umów kontraktacji lub innych umów o podobnym charakterze oświadczenie może być złożone tylko raz w okresie obowiązywania umowy. Należy je sporządzić jako osobny dokument, który jest sporządzany w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał jest przekazywany nabywcy. Dokument ten powinien zawierać imię i nazwisko lub nazwę albo nazwę skróconą dostawcy i nabywcy oraz ich adresy; NIP lub numer PESEL dostawcy i nabywcy; numer dowodu osobistego dostawcy lub innego dokumentu stwierdzającego jego tożsamość, datę wydania tego dokumentu i nazwę organu, który wydał dokument, jeżeli rolnik ryczałtowy dokonujący dostawy produktów rolnych jest osobą fizyczną. Jednak to nie wszystko. Powinna na nim widnieć również data sporządzenia tego dokumentu oraz czytelny podpis składającego oświadczenie.

Nabywca może skorzystać z prawa do odliczenia podatku wypłacanego rolnikowi w formie zryczałtowanego zwrotu. Zryczałtowany zwrot podatku zwiększa u nabywcy produktów rolnych kwotę podatku naliczonego w rozliczeniu za miesiąc, w którym dokonano zapłaty. Aby jednak było to możliwe, konieczne jest spełnienie dodatkowych warunków zastrzeżonych w ustawie o VAT. I tak, odliczenie będzie dopuszczalne, jeśli:

  • nabycie produktów rolnych jest związane z dostawą opodatkowaną,
  • zapłata należności za produkty rolne, obejmująca również kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku, nastąpiła na rachunek bankowy rolnika ryczałtowego nie później niż 14 dnia, licząc od dnia zakupu, z wyjątkiem przypadku, gdy rolnik zawarł umowę z podmiotem nabywającym produkty rolne określającą dłuższy termin płatności,
  • w dokumencie stwierdzającym dokonanie zapłaty za produkty rolne zostaną podane numer i data wystawienia faktury potwierdzającej nabycie produktów rolnych.

Przez datę dokonania zapłaty należy rozumieć datę wydania dyspozycji bankowej przekazania środków finansowych na rachunek bankowy rolnika ryczałtowego, jeżeli dyspozycja ta została zrealizowana.

Dokumentowanie zaliczek

Otrzymanie zaliczki wiąże się z obowiązkiem podatkowym po stronie tego, który zaliczkę otrzymał. Powstaje on z chwilą otrzymania w części należności, jeśli nastąpiło ono przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. W szczególności powstaje on z chwilą otrzymania przedpłaty, zaliczki, zadatku czy raty. Należy przy tym pamiętać, że otrzymywane przez podatnika części należności (tak jak zaliczka) otrzymane przed wydaniem towarów czy wykonaniem usługi mają wpływ również na obowiązek dotrzymania terminu wystawienia faktury VAT. Podatnik musi bowiem dokumentować fakturami nawet transakcje, za które płatność następuje w części przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

Dlatego, jeśli podatnik otrzyma zaliczkę przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, powinien potwierdzić ten fakt za pomocą faktury VAT, którą wystawi najpóźniej siódmego dnia od dnia, kiedy otrzymano część należności od nabywcy. Ten sam termin obowiązuje również w przypadku, gdy przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano każdą kolejną część należności.

To uprawnienie nie niweluje jednak obowiązku podatnika do odprowadzania VAT w miesiącu otrzymania należności. Tego rodzaju zastrzeżenie ma szczególne znaczenie praktyczne w sytuacjach, gdy zaliczki za towar lub usługę przekazywane są kontrahentom pod koniec miesiąca. Pomimo uprawnienia do wystawienia odpowiedniej faktury w ciągu siedmiu dni, czyli w praktyce już w następnym miesiącu, podatnik w miesiącu otrzymania części należności musi odprowadzić należny VAT od tej części (zob. postanowienie naczelnika Urzędu Skarbowego Warszawa-Ursynów z 9 stycznia 2007 r., nr 1438/443/326-131/2006/AZ).

Jeśli wcześniej wystawione faktury zaliczkowe nie obejmowały całej ceny brutto, sprzedawca powinien wystawić fakturę na zasadach ogólnych. W takim przypadku należy jednak pomniejszyć sumę wartości towarów czy usług o wartość otrzymanych części należności, natomiast kwotę podatku należy pomniejszyć o sumę kwot podatku wykazanego na fakturach potwierdzających pobranie części należności. Jeśli jednak wcześniej wystawione faktury zaliczkowe stanowią całość ceny brutto, podatnik nie musi wystawiać faktury końcowej również po wykonaniu usługi czy wydaniu towaru.

Odliczenie podatku

Fakt wystawienia faktury dokumentującej otrzymaną zaliczkę rodzi też określone skutki po stronie kontrahenta, który otrzymał fakturę stanowiącą potwierdzenie, że dokonał on wpłaty zaliczki. Ma on prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w takim zakresie, w jakim nabywane przez niego towary lub usługi mają służyć wykonywaniu czynności opodatkowanych. Podatek naliczony to suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika potwierdzających dokonanie wpłaty części należności, jeśli wiązały się one z powstaniem obowiązku podatkowego. Podatnik, któremu została wystawiona faktura będąca potwierdzeniem dokonanej przez niego przedpłaty (zaliczki, zadatku) na niedokonaną jeszcze dostawę towarów lub świadczenie usług, może odliczyć od niej VAT, jeśli dokonane czynności częściowe będą służyć czynnościom opodatkowanym. Obniżenie podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktury zaliczkowej może nastąpić w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę lub w następnym okresie rozliczeniowym.

PRZYKŁAD

JAK ROZLICZYĆ ZALICZKĘ Z KOŃCA MIESIĄCA

Podatnik otrzymał zaliczkę 29 czerwca. Faktura może zostać wystawiona w lipcu z zachowaniem 7-dniowego terminu, jednak wynikający z faktury VAT należy odprowadzić jeszcze w czerwcu, czyli w miesiącu otrzymania zaliczki.

Faktury VAT marża

Faktury VAT marża wystawiają podatnicy, dla których podstawą opodatkowania jest marża. Do tej grupy należą podatnicy świadczący usługi turystyki oraz dokonujący dostaw towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków. Podstawą opodatkowania w tych przypadkach jest marża. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT marżą jest różnica pomiędzy kwotą należności, którą powinien zapłacić nabywca, a ceną nabycia towarów lub usług, pomniejszona o kwotę podatku. Taka procedura rozliczania VAT oznacza, że sprzedawca odprowadza VAT od marży, ale bez możliwości odliczenia VAT z faktur zakupu.

Tego rodzaju faktura ma ograniczony zakres danych i nie musi określać ceny jednostkowej netto, wartości sprzedaży netto, stawki podatku, sumy wartości sprzedaży z podziałem na stawki, kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku. Podatnicy wystawiający fakturę VAT marżę nie muszą wyszczególniać na niej swojej marży, wystarczy, że wpiszą kwotę należności ogółem cyframi i słownie.

W tym przypadku podatnicy powinni liczyć się z tym, że inaczej będą musieli postąpić w sytuacji, gdy otrzymają część należności przed sprzedażą towaru lub usługi, niż to się dzieje w przypadku faktur zaliczkowych. Jest to bezpośrednią konsekwencją określenia marży jako podstawy opodatkowania. Podatnik może wyliczyć marżę dopiero wtedy, gdy jest w stanie wskazać różnicę pomiędzy całością kwoty, jaką ma zapłacić nabywca, a kwotą nabycia. Trudno zaś mówić o marży w przypadku, gdy przed sprzedażą towaru nabywca dokona przedpłaty (w formie zaliczki), która nie przekroczy kwoty jego nabycia. W praktyce podatnicy wystawiają zazwyczaj faktury VAT marża, jednak bez opodatkowania kwoty otrzymanej zaliczki. Jest ona uwzględniana na fakturze tylko w kwocie brutto. O powstaniu marży będzie można mówić dopiero, gdy łączna kwota otrzymywanych zaliczek na poczet nabycia towaru będzie wyższa od kwoty nabycia. Powstała różnica pomiędzy kwotą, którą ma zapłacić nabywca towaru, a kwotą nabycia będzie podlegała opodatkowaniu.

Faktury wewnętrzne

Kolejnym rodzajem faktur potwierdzających określone czynności są faktury wewnętrzne. Faktury wewnętrzne można wystawić w jednym egzemplarzu. Należy je przechowywać wraz z całą dokumentacją dotyczącą podatku. Są one przeznaczone do dokumentowania określonych w ustawie przypadków. Chodzi tu o:

  • przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przedsiębiorstwem, w szczególności: przekazania lub zużycia towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia - jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności w całości lub w części,
  • wszelkie inne przekazanie towarów bez wynagrodzenia, w szczególności darowizn - jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności w całości lub w części,
  • wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,
  • dostawę towarów, dla których podatnikiem jest ich nabywca,
  • import usług,
  • zwrócone kwoty dotacji i innych dopłat o podobnym charakterze.

Przepisy nie zawierają jednego wzoru faktury wewnętrznej. Co do zasady przyjmuje się, że faktury wewnętrzne wystawane są na takich zasadach, jak zwykłe faktury. Trzeba jednak pamiętać o swoistych różnicach. W niektórych przypadkach faktury mogą nie zawierać NIP kontrahenta. Dotyczy to np. dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca, wewnątrz- wspólnotowego nabycia towarów oraz importu usług. Z kolei przy przekazaniu towarów na potrzeby reprezentacji i reklamy, gdy nie można ustalić konkretnego nabywcy towaru lub usługi, na fakturze nie umieszcza się danych dotyczących tego nabywcy oraz kwoty należnej z tytułu wykonania tych czynności.

Uznanie za fakturę

Poza fakturami istnieją też dokumenty, które - na mocy przepisów rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług - można traktować na równi z fakturami VAT. Ważne jest jednak, by zawierały inne wymagane przepisami elementy. Wskazane rozporządzenie za fakturę uznaje również:

■ bilety jednorazowe, wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, jeżeli zawierają następujące dane:

a) nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,

b) numer i datę wystawienia biletu,

c) odległość taryfową nie mniejszą niż 50 km,

d) kwotę należności wraz z podatkiem,

e) kwotę podatku;

■ dowody zapłaty za usługi radiokomunikacji przywoławczej, jeżeli zawierają następujące dane:

a) nazwy i numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,

b) kwotę należności wraz z podatkiem,

c) kwotę podatku;

■ dokumenty dotyczące usług bankowych i ubezpieczeniowych zwolnionych od podatku, jeżeli zawierają co najmniej następujące dane:

a) określenie usługodawcy i usługobiorcy,

b) numer kolejny i datę ich wystawienia,

c) nazwę usługi,

d) kwotę, której dotyczy dokument;

■ dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, jeżeli zawierają następujące dane:

a) nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,

b) numer kolejny i datę wystawienia,

c) nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata,

d) kwotę należności wraz z podatkiem,

e) kwotę podatku;

■ rachunki potwierdzające dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi, o których mowa w Ordynacji podatkowej.

Rachunki, o których mowa w Ordynacji podatkowej, mogą wystawiać podatnicy, którzy nie zostali zobowiązani do wystawiania faktur, a zatem ci, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni. Przypomnijmy, że obowiązek wystawiania rachunku nie dotyczy rolników sprzedających produkty roślinne i zwierzęce pochodzące z własnej uprawy lub hodowli, nieprzerobione sposobem przemysłowym, chyba że sprzedaż jest dokonywana w ich odrębnych, stałych miejscach sprzedaży, poza obrębem umowy lub hodowli.

Forma elektroniczna

Podatnicy mają też możliwość przekazywania i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej. Aby podatnik VAT mógł jednak skorzystać z tego prawa, musi najpierw uzyskać zgodę podatnika będącego odbiorcą faktury na taki sposób przesyłania faktur. Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

WYJAŚNIENIA ORGANÓW PODATKOWCYH

Kiedy bilet nie będzie uznawany za fakturę

Czy w przypadku sprzedaży przez internet biletów, będących fakturami VAT na rzecz podatników VAT, spełniony będzie obowiązek wystawienia faktury?

Jak wynika z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, fakturę wystawiają podatnicy, dokumentując dokonaną czynność opodatkowaną. Ustawodawca uznał za szczególny rodzaj faktury także bilety jednorazowe, wydawane jedynie przez określoną grupę podatników, tzn. podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób między innymi kolejami normalnotorowymi, ale pod warunkiem, iż zawierają one pewne, określone powyżej informacje.

W tym miejscu organ drugiej instancji wskazuje, że z przedstawionego przez stronę stanu faktycznego wynika, iż bilety, które będą przez stronę sprzedawane w systemie elektronicznym, będą zawierały wszystkie elementy określone w par. 23 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. i będą drukowane na drukarce bezpośrednio przez jego nabywcę.

Biorąc powyższe pod uwagę, organ odwoławczy stwierdza, że przedmiotowe bilety nie będą uznane za fakturę, o której mowa w art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, ponieważ nie będą wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób kolejami normalnotorowymi, a jedynie drukowane przez nabywców tych usług. Wydanie, o którym mowa w wyżej zacytowanym przepisie par. 23 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów, oznacza bowiem przeniesienie fizycznego władztwa nad dokumentem (biletem), co w przypadku przekazywania biletów za pośrednictwem internetu nie będzie miało miejsca. W związku z czym nie zostaną spełnione wszystkie warunki, określone w ww. par. 23 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów, zezwalające na potraktowanie biletów jako faktur VAT (obecnie par. 20 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów z dnia 25 maja 2005 r.).

Decyzja dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 23 sierpnia 2006 r. nr 1401/HTI/4407/14-91/05/EN.

JAK PRZECHOWYWAĆ FAKTURY ELEKTRONICZNE

Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

W formie elektronicznej można wystawiać i przesyłać faktury nie wcześniej niż w następnym dniu po tym, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji. Z kolei jej cofnięcie oznacza, że podatnik traci prawo do wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej temu odbiorcy, który cofnął swoją zgodę. Utrata tego prawa następuje od następnego dnia po tym dniu, kiedy podatnik został powiadomiony przez odbiorcę o cofnięciu akceptacji.

Trzeba też zwrócić uwagę, że do podpisywania faktur elektronicznych nie wystarczy zwykły podpis elektroniczny. Do e-faktur potrzebne jest uzyskanie tzw. certyfikatu kwalifikowanego oraz posługiwanie się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Przepisy zastrzegają pewne szczególne wymogi dopuszczające wystawianie, przesyłanie i przechowywanie dokumentów (faktur) w formie elektronicznej. Jest to możliwe pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane we właściwy sposób.

Faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur. Przede wszystkim podatnik musi zapewnić możliwość udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku. Powinien też zadbać o zapewnienie czytelności tych faktur. Możliwe jest także przechowywanie faktur na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego, jednak tutaj konieczne jest spełnienie wskazanego w rozporządzeniu wymogu. Dotyczy on uprzedniego poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, o miejscu ich przechowywania. Co do zasady chodzi tu o adres, tylko w przypadku gdy adres odnosi się do innego podmiotu niż podmiot, który wystawił lub otrzymał fakturę, należy podać też nazwę tego podmiotu.

Korygowanie dokumentu

Obowiązek wystawienia faktury korygującej dotyczy przypadków, kiedy po wystawieniu faktury nastąpiło obniżenie lub podwyższenie ceny lub stwierdzono pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku albo w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Obniżenie ceny po wystawieniu faktury, które stanowi podstawę do sporządzenia faktury korygującej, następuje zazwyczaj wskutek udzielenia prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów, bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont lub gdy nastąpił zwrot sprzedawcy towarów oraz zwrot nabywcy kwot nienależnych, lub gdy nastąpił zwrot nabywcy zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat, podlegających opodatkowaniu.

Faktura korygująca wystawiona w związku z udzieleniem rabatów lub innymi wymienionymi zdarzeniami - poza oznaczeniem jej rodzaju - powinna zawierać co najmniej numer kolejny oraz datę jej wystawienia oraz niektóre dane zawarte w fakturze, której dotyczy korekta. Chodzi tu o dane dotyczące imion i nazwiska lub nazwy nabywcy i jego adresu, NIP sprzedawcy i nabywcy, dnia, miesiąca i roku albo miesiąca i roku sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako faktura VAT, nazwę towaru lub usługi objętych rabatem. Ponadto w fakturze korygującej należy zamieścić wyraz KOREKTA lub FAKTURA KORYGUJĄCA. Trzeba w niej wpisać nazwę towaru lub usługi objętej rabatem, kwotę i rodzaj udzielonego rabatu, kwotę zmniejszenia podatku należnego. Konieczne jest też zaznaczenie, czy dokument jest kopią czy oryginałem. Wystarczające będzie tu oznaczenie go słowem KOPIA lub ORYGINAŁ.

Nieco inne zasady obowiązują w przypadku faktur korygujących wystawianych w razie podwyższenia ceny lub stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce podatku lub jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Oprócz wymienionych danych, faktura korygująca dotycząca podwyższenia ceny powinna zawierać kwotę podwyższenia ceny bez podatku oraz kwotę podwyższenia podatku, a faktura korygująca pomyłki w cenie, stawce lub innych pozycjach faktury VAT - kwoty wpisane w omyłkowej wysokości oraz kwoty w wysokości prawidłowej. Dokonując korekt faktur, podatnicy powinni pamiętać, że bardzo ważne jest w takim przypadku posiadanie dokumentacji potwierdzającej odbiór faktury korygującej przez kontrahenta. Odpowiednia dokumentacja w tym zakresie ma znaczenie na wypadek ewentualnej kontroli podatkowej. Dlatego sprzedawca, aby mógł zmniejszyć obrót, powinien posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Obowiązek posiadania potwierdzenia odbioru nie dotyczy jednak eksportu towarów, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz dostawy towarów, dla której miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju. Potwierdzenie odbioru jest podstawą do obniżenia podatku należnego w rozliczeniu za miesiąc, w którym sprzedawca otrzymał to potwierdzenie. Nabywca otrzymujący fakturę korygującą obowiązany jest do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za miesiąc, w którym tę fakturę otrzymał, lub w miesiącu następnym.

Pamiętajmy, że przepisy nie precyzują formy potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Może to nastąpić chociażby przez potwierdzenie tego faktu przez nabywcę na kopii faktury korygującej, pozostającej u wystawcy.

Noty korygujące

Przepisy przewidują też inny szczególny rodzaj faktur, jakim są noty korygujące. Notę korygującą wystawia nabywca towaru lub usługi w sytuacji, gdy otrzymana przez niego faktura VAT lub faktura korygująca zawiera błąd, który jednak nie ma wpływu na kwoty wykazane w fakturze VAT lub fakturze korygującej. Chodzi więc tutaj o przypadki, kiedy wystąpi pomyłka dotycząca jakiejkolwiek informacji wiążącej się przede wszystkim ze sprzedawcą albo nabywcą. Może to być pomyłka w adresie, w nazwie czy błędne wpisanie numeru identyfikacji podatkowej (nie będzie natomiast możliwe wystawienie noty korygującej, gdy jednocześnie będzie błąd w nazwie i NIP kontrahenta, który skutkuje niemożnością ustalenia danych podatnika). Błąd może również dotyczyć mylnego oznaczenia towaru lub usługi chociażby poprzez nieprawidłowe podanie symbolu PKWiU przy sprzedaży w kraju towarów lub usług objętych stawką niższą niż 22 proc. oraz zwolnieniem towarów lub usług. Notę możemy wystawić również w przypadku, gdy pomyłkowo zostanie ustalona data sprzedaży czy data wystawienia i numer kolejny faktury.

Pamiętajmy, że notę korygującą należy wystawić w co najmniej trzech egzemplarzach, przy czym kopia pozostaje u wystawcy noty, natomiast oryginał z kopią należy przesłać do wystawcy faktury lub faktury korygującej.

Notę korygującą - poza wystawcą noty, czyli nabywcą towaru lub usługi - powinien również podpisać odbiorca noty, który w ten sposób potwierdza, że akceptuje jej treść. Potwierdzenia takiego powinna dokonać osoba uprawniona do wystawienia faktury lub faktury korygującej. Adresat noty korygującej przesłany mu oryginał zatrzymuje u siebie, natomiast podpisaną kopię powinien wysłać wystawcy noty.

Treść noty

Przepisy określają minimum informacji, jakie powinna zawierać nota korygująca. Dokument taki powinien zawierać co najmniej numer kolejny i datę jej wystawienia, imiona i nazwiska lub nazwy (dopuszczalne są również nazwy skrócone) wystawcy noty i wystawcy faktury lub faktury korygującej. Obok nazw tych podmiotów należy również podać ich adresy i numery identyfikacji podatkowej. Ponadto należy podać niektóre dane zawarte w fakturze lub fakturze korygującej. Chodzi tu o dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny dokumentu. Oczywiście należy pamiętać, żeby na tworzonym dokumencie zamieścić informację o tym, jaki dokument wystawiamy - wystarczy oznaczenie NOTA KORYGUJĄCA. Koniecznie też trzeba wskazać treść informacji korygowanej oraz treść informacji prawidłowej. Przypomnijmy, że również w przypadku not korygujących obowiązują ogólne zasady wystawiania duplikatów.

Zasadność poprawek

Wystawianie not korygujących nie zawsze jest konieczne. Ten rodzaj dokumentu odnosi się do przypadków, kiedy stwierdzone w fakturach pomyłki nie skutkują brakiem możliwości odliczenia podatku naliczonego w nich wykazanego, nawet wtedy gdy nabywca nie poprawi takiego błędu, stosując notę korygującą. Zdarza się, że nabywcy towarów lub usług wystawiają noty korygujące w sytuacjach, które wcale tego nie wymagają. Nie ma sensu wystawianie noty korygującej tylko wtedy, gdy doszło do tzw. literówki. Niepotrzebne jest wystawianie not korygujących również w sytuacjach, gdy w fakturze były używane powszechnie znane skróty (np. sp. z o.o.), a nota miałaby tylko taki skrót rozwijać.

Nie ma też potrzeby wystawiania not korygujących, wtedy gdyby miały one dotyczyć faktur niezawierających kwot podatku naliczonego lub faktur, które zawierają kwotę podatku naliczonego, ale kwotę nieobniżającą kwotę podatku należnego. Chodzi tu zatem o faktury, które dokumentują nabycie usług zwolnionych od VAT, czy takich, które dokumentują nabycie usług, w stosunku do których podatnik nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego przy jego nabyciu.

Not nie wystawia się w przypadku pomyłek w oznaczeniach dotyczących:

■ jednostki miary i ilości sprzedanych towarów lub rodzaju wykonanych usług,

■ ceny jednostkowej netto towaru lub usługi,

■ wartości sprzedaży netto,

■ stawki podatku,

■ sumy wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu,

■ kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

■ wartości sprzedaży brutto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu,

■ kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie.

KIEDY ZMNIEJSZYĆ PODATEK NALICZONY

Nabywca otrzymujący fakturę korygującą jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za miesiąc, w którym tę fakturę otrzymał, a w przypadku małych podatników rozliczających się za okresy kwartalne, w rozliczeniu za kwartał, w którym tę fakturę otrzymali.

KTO WYSTAWIA NOTĘ KORYGUJĄCĄ

Notę korygującą zamiast sprzedawcy towaru czy usługi wystawia jego nabywca. Można nią skorygować tylko błędy formalne faktury, których brak nie pozbawia jednak podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktury dotkniętej pomyłką. Niezależnie więc od tego, czy błędy formalne zostaną skorygowane notą, podatnik będzie mógł odliczyć podatek naliczony w terminach przewidzianych w ustawie.

EDYTA WERESZCZYŃSKA

edyta.wereszczynska@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

■ Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

■ Rozporządzenie ministra finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798).

■ Rozporządzenie ministra finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119).




  • Wyślij
  • Drukuj
Źródło:GP
czytaj więcej w e-DGPczytaj więcej w e-DGP

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut.

Twój komentarz

Zanim dodasz komentarz - zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.

Widzisz naruszenie regulaminu? Zgłoś je!

Dowiedz się więcej

Prawo na co dzień

Galerie