Przez inwentaryzację należy rozumieć ogół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu składników aktywów i pasywów jednostki gospodarczej na określony moment. Celem inwentaryzacji jest kontrola zgodności stanów składników aktywów i pasywów wynikających z ksiąg rachunkowych ze stanami rzeczywistymi ustalonymi w trakcie inwentaryzacji. Jaka jest istota inwentaryzacji?
dr André Helin
prezes firmy audytorskiej BDO Numerica
Inwentaryzacja stanowi element rachunkowości, który służy do weryfikacji stanów składników aktywów i pasywów przed ich ujęciem w sprawozdaniu finansowym (zabezpiecza rzetelny obraz sytuacji majątkowej jednostki). Oprócz tego inwentaryzacja stanowi istotny element systemu kontroli wewnętrznej jednostki mającej na celu ochronę posiadanego mienia i racjonalną politykę zarządzania aktywami. Inwentaryzacja jest również znakomitą okazją do oceny dalszej przydatności oraz stanu jakościowego składników majątkowych, w szczególności środków trwałych, materiałów (części zamiennych, opakowań), towarów czy wyrobów gotowych.
W praktyce wyróżnia się następujące metody inwentaryzacji: spis z natury - ta metoda inwentaryzacji polega na przeliczeniu lub zważeniu rzeczywistych stanów materialnych lub pieniężnych składników majątkowych. Spis z natury może obejmować wszystkie składniki (tzw. inwentaryzacja pełna) lub tylko niektóre z nich (tzw. inwentaryzacja wyrywkowa). Kolejna metoda to uzyskanie potwierdzenia prawidłowości stanu w księgach rachunkowych, zazwyczaj przez osobę trzecią - według tej metody jednostka uzyskuje informacje o stanie aktywów zazwyczaj za pośrednictwem osoby trzeciej (np. wyciąg bankowy informujący o stanie środków pieniężnych lub potwierdzenie salda należności potwierdzające wierzytelność jednostki). Kolejna metoda to porównanie danych księgowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja sald. Polega ona na porównaniu zapisów księgowych z dokumentacją zewnętrzną potwierdzającą stan rzeczywisty (np. porównanie wartości niematerialnych i prawnych wynikających z ksiąg rachunkowych z dokumentem zakupu znaku towarowego).
Ustawa o rachunkowości formułuje ogólną zasadę, że inwentaryzacja powinna być przeprowadzona na koniec każdego okresu obrotowego. W kilku przypadkach zasada ta podlega jednak liberalizowaniu, jeśli się weźmie pod uwagę warunki funkcjonowania jednostki. Możliwe jest przeprowadzenie inwentaryzacji niektórych składników aktywów i pasywów nie na ostatni dzień roku obrotowego, lecz na dzień przypadający w ostatnim kwartale roku obrotowego; rzadsze przeprowadzenie inwentaryzacji w stosunku do składników majątkowych znajdujących się na terenie strzeżonym i na dzień niekoniecznie będący ostatnim dniem roku obrotowego; przeprowadzenie inwentaryzacji na dowolny dzień roku obrotowego w jednostkach detalu przy zachowaniu pewnych dodatkowych warunków.
Przepisy ustawy o rachunkowości zawierają tylko ogólne stwierdzenia w zakresie czynności inwentaryzacyjnych. Polityka rachunkowości jednostki powinna w formie instrukcji inwentaryzacyjnej ściślej określać zakres merytoryczny inwentaryzacji, metody ustalania stanów oraz formę dokumentacji. Do typowych dokumentów inwentaryzacyjnych wymaganych ustawą można zaliczyć: arkusze oraz karty spisu z natury, zaliczane do druków ścisłego zarachowania i oznakowane w sposób umożliwiający rozliczenie z pobranych egzemplarzy, zbiorcze arkusze spisów z natury, potwierdzenia sald, wyciągi bankowe, monity itp. Jednocześnie instrukcja inwentaryzacyjna powinna ściśle określać ogólne zasady sporządzania tych dokumentów (liczba egzemplarzy, sposób wypełniania, akceptacji i kontroli), ich obiegu i przechowywania. Wyniki inwentaryzacji powinny być nanoszone na arkusze spisowe.
Not. EM
