Termin przeprowadzenia jest uzależniony od sposobu ich ewidencji. Jeżeli jest ona ilościowo-wartościowa i dotyczy przechowywania na terenie strzeżonym, to spis przeprowadza się raz w ciągu dwóch lat
Jak powinniśmy przeprowadzić inwentaryzację zapasów materiałów w magazynie, jeżeli prowadzimy ewidencję ilościowo-wartościową? Jak rozliczyć i zaksięgować niedobory i nadwyżki w magazynie?
Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji wynika z art. 26 ustawy o rachunkowości. Celem jej przeprowadzenia w przedsiębiorstwie są:
1) ustalenie stanu faktycznego aktywów i pasywów, porównanie stanu faktycznego ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych, ustalenie różnic inwentaryzacyjnych,
2) urealnienie stanu posiadanych aktywów i pasywów, ustalenie przydatności ekonomicznej posiadanych aktywów i pasywów,
3) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych i ocena odpowiedzialności za powierzone mienie,
4) kontrola zabezpieczenia posiadanego majątku.
Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada kierownik jednostki. W instrukcji inwentaryzacyjnej określa on zasady przeprowadzenia inwentaryzacji poszczególnych składników majątku przedsiębiorstwa. Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości inwentaryzacja może być przeprowadzona jedną z trzech metod, w zależności od rodzaju składników aktywów i pasywów. [tabela 1]
Warto pamiętać, że materiały należy inwentaryzować drogą spisu z natury. Jednak termin inwentaryzacji jest uzależniony od sposobu ewidencji materiałów. [tabela 2]
Dla prawidłowego przeprowadzenia spisu z natury należy się w odpowiedni sposób przygotować. Kierownik jednostki ustala harmonogram prac związanych z zamknięciem roku i przeprowadzeniem inwentaryzacji. Szczegółowy wykaz przykładowych czynności związanych ze spisem z natury przedstawia tabela 3.
W pytaniu nie podano, czy materiały znajdują się na terenach strzeżonych, czy niestrzeżonych. Jeżeli materiały będą przechowywane na terenie strzeżonym i zgodnie z treścią pytania są objęte ewidencją ilościowo-wartościową, to inwentaryzacja może być przeprowadzona raz w ciągu dwóch lat. Jeżeli są to materiały w punktach sprzedaży detalicznej i są objęte ewidencją wartościową, to raz w roku. W pozostałych przypadkach inwentaryzacja musi być przeprowadzona nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15. dnia roku następnego.
Jeżeli chodzi o wycenę i ujęcie niedoborów i nadwyżek, to najpierw należy ustalić przyczynę ich powstania. Niedobory dzielimy na zawinione i niezawinione.
Niedobory niezawinione mogą powstać w wyniku:
wubytków naturalnych w granicach normy – są one konsekwencją zachodzącego procesu fizykochemicznego związanego np. z wysycaniem, parowaniem, ulatnianiem; dla tego typu ubytków muszą być ustalone normy ubytków mieszczących się w granicach normy,
wubytków naturalnych przekraczających granice normy – są to ubytki niezawinione przez osobę materialnie odpowiedzialną, a związane np. z niewłaściwym przechowywaniem materiałów,
wzdarzeń nadzwyczajnych, losowych (np. powódź, zalanie, gradobicie) – są to wtedy niedobory nadzwyczajne zaliczane do strat nadzwyczajnych,
wbłędnego wpisania ilości, nazw składników majątku lub są konsekwencją niedokładności urządzeń pomiarowych – są to tzw. niedobory pomyłkowe (pozorne).
Zaś niedobory zawinione powstały z przyczyn zależnych od osób materialnie odpowiedzialnych można podzielić na:
wniedobory uznane przez osobę materialnie odpowiedzialną – osoba materialnie odpowiedzialna przyznała się do powstania niedoboru i zgodziła się go pokryć,
wniedobory dochodzone na drodze sądowej – osoba winna powstania niedoboru nie wyraziła zgody na ich pokrycie i jednostka skierowała sprawę na drogę postępowania sądowego,
wniedobory zawinione niedochodzone na drodze sądowej – kierownik jednostki rezygnuje z dochodzenia pokrycia niedoboru na drodze sądowej, stosuje albo sankcje wynikające z wewnętrznych regulaminów jednostki, albo rezygnuje z dochodzenia niedoboru.
Natomiast w przypadku nadwyżek również należy ustalić przyczynę ich powstawania. Nadwyżki mogą być związane z błędnym zapisem w arkuszach spisowych nazwy spisanego składnika majątku, z błędami pomiaru, błędami w dokumentacji prowadzonej dla danego składnika majątku, a także niedokładnością urządzeń pomiarowych. Czasem jednak nie umiemy ustalić, co mogło być przyczyną powstania nadwyżki.
Zarówno powstanie niedoborów, jak i nadwyżek, musi być w jednostce wyjaśnione. Pozwoli to w przyszłości w lepszy sposób zabezpieczyć majątek przed powstaniem niedoborów i usprawni funkcjonowanie kontroli wewnętrznej w obszarze gospodarowania majątkiem jednostki i obiegiem dokumentów. Poprawnie przeprowadzona inwentaryzacja pozwoli również w bardziej wydajny sposób gospodarować posiadanym majątkiem poprzez kontrolę przydatności tego majątku.
Niedobory i nadwyżki należy rozliczyć. Jedną z metod jest kompensata niedoborów z nadwyżkami. Kompensata może być jednak przeprowadzona tylko w niektórych przypadkach, bo muszą być spełnione następujące warunki jej przeprowadzenia:
wnadwyżka i niedobór zostały ustalone w trakcie tego samego spisu z natury i w tym samym okresie rozliczeniowym,
wnadwyżka i niedobór dotyczą tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej lub tych samych osób współodpowiedzialnych za powierzone składniki majątku,
wnadwyżka i niedobór dotyczą składników w podobnym asortymencie, czyli o tej samej nazwie, zbliżonych właściwościach, wyglądzie,
wniedobór musi być niezawiniony. ©?
PRZYKŁAD 1
Rozliczenie kompensaty niedoborów i nadwyżek
Jednostka prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową materiałów w rzeczywistej cenie zakupu. W wyniku inwentaryzacji ustalono następujące stany materiałów:
W trakcie wyjaśniania różnic inwentaryzacyjnych ustalono, że:
● niedobór materiału Z jest niezawiniony,
● nadwyżka materiału Y jest rzeczywista i nie znaleziono jej przyczyny.
Kompensata została dokonana zgodnie z zasadą mniejsza ilość, niższa cena.
Ustalenie wartości niedoborów, nadwyżek i kompensaty:
– nadwyżka materiału Y – 9 szt. x 6,2 zł = 55,80 zł,
– niedobór materiału Z – 15 szt. x 5 zł = 75 zł.
Kompensata 9 szt. x 5 zł = 45 zł.
Różnice po dokonaniu kompensaty:
– nadwyżka materiału Y – 55,80 zł – 45 zł = 10,80 zł,
– niedobór materiału Z – 75 zł – 45 zł = 30 zł.
Objaśnienia:
1. Ujawnienie różnic inwentaryzacyjnych:
a) niedobór materiału Z – 75 zł,
b) nadwyżka materiału Y – 55, 80 zł;
2. Kompensata niedoboru z nadwyżką – kwota 45 zł;
3. Rozliczenie pozostałych po kompensacie niedoborów i nadwyżek:
a) niedobór uznany za niezawiniony – 30,00 zł,
b) nadwyżka uznana za rzeczywistą – 10,80 zł.
PRZYKŁAD 2
Niedobory zawinione przez pracownika
Jednostka prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową materiałów w rzeczywistej cenie zakupu. W wyniku inwentaryzacji ustalono następujące stany materiałów:
a) niedobór materiału A o wartości z ewidencji księgowej 5000 zł,
b) niedobór materiału B o wartości z ewidencji księgowej 10 000 zł,
c) nadwyżkę materiału C, którą wyceniono na kwotę 3000 zł.
W toku wyjaśniania różnic inwentaryzacyjnych uznano:
● niedobór materiału A za zawiniony do wysokości 4500 zł, pracownik Y uznał wartość niedoboru i będzie spłacał niedobór w ratach po 500 zł miesięcznie,
● niedobór materiału A za niezawiniony do wysokości 500 zł i mieszczący się w granicach normy,
● niedobór materiału B za zawiniony do wysokości 10 000 zł, pracownik X odmówił pokrycia niedoboru – sprawę skierowano do sądu, sąd uznał całą kwotę za zawinioną przez osobę materialnie odpowiedzialną,
● nadwyżkę ustalono za rzeczywistą.
Objaśnienia:
1) Ujawnienie różnic inwentaryzacyjnych:
a) niedobór materiału A – 5000 zł,
b) niedobór materiału B – 10 000 zł,
c) nadwyżka materiału C – 3000 zł;
2) Rozliczenie niedoboru materiału A:
a) niedobór mieszczący się w granicy normy – 500 zł,
b) niedobór uznany za roszczenie wobec pracownika Y – 4500 zł;
3) Uznanie nadwyżki za rzeczywistą – 3000 zł;
4) Rozliczenie niedoboru materiału B – pracownik odmówił pokrycia niedoboru i sprawę skierowano do sądu – 10 000 zł;
5) Opłata sądowa opłacona gotówką – 200 zł;
6) Sąd uznał, że niedobór powstał z winy pracownika i nakazał zapłatę całej kwoty niedoborów i kosztów postępowania sądowego – 10 200 zł.
Tabela 1. Metody i zakres ich stosowania
Tabela 2. Terminy inwentaryzacji materiałów
Tabela 3. Wykaz przykładowych czynności
Podstawa prawna
Art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).