Jednostka opłaca na początku każdego roku ubezpieczenie nieruchomości firmy. Jest to kwota 18 000 zł. Dyrektor jednostki podjął decyzję, że ubezpieczenie należy rozliczać w czasie, odpisując co miesiąc w koszty 1/12 tej kwoty. Jak ująć te koszty w ewidencji księgowej? Czy jest to zgodne z obowiązującymi przepisami?
Jedną z nadrzędnych zasad rachunkowości jest zasada współmierności przychodów i kosztów. Przejawem jej realizacji jest dokonywanie rozliczeń międzyokresowych czynnych i biernych kosztów, rozliczeń międzyokresowych przychodów, ale także dokonywanie aktywowania nakładów poniesionych na zakup zapasów. Zasada współmierności nakazuje, aby dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów, do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczać koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które nie zostały jeszcze poniesione. Obowiązkiem jednostki jest więc rozpoznanie, jakie przychody i koszty winny być ze sobą powiązane, a następnie dokonanie stosownych rozliczeń.
W zależności od charakteru i sposobu rozliczania kosztów w czasie wyróżniamy rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne i bierne.
Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne występują w przypadku ponoszenia przez jednostkę, przedsiębiorstwo kosztów dotyczących przyszłych okresów. Koszty te mogą być rozliczane w okresie obejmującym parę miesięcy lub lat. W bilansie rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne wykazywane są po stronie aktywów.
Przykładowe koszty działalności operacyjnej, które rozlicza się w czasie jako czynne rozliczenia międzyokresowe, to:
- opłacone z góry prenumeraty czasopism,
- opłacone z góry czynsze i dzierżawy,
- opłacone z góry ubezpieczenia majątkowe,
- remonty środków trwałych (kapitalne, nie bieżące),
- opłaty za zawarcie umowy i opłata wstępna przy umowach leasingu operacyjnego,
- wydatki na trwające prace rozwojowe, jeżeli zgodnie z przewidywaniami zakończą się powodzeniem i zostaną zaliczone do wartości niematerialnych i prawnych,
- koszty zakupu np. energii czy usług telekomunikacyjnych,
- roczny odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.
Rozliczenia międzyokresowe kosztów bierne obejmują kwoty zaliczane do kosztów bieżącego miesiąca, których pokrycie nastąpi w przyszłości. Polegają one na tworzeniu swego rodzaju rezerwy na wydatki przyszłych okresów. Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów wykazuje się w bilansie po stronie pasywów.
Biernych rozliczeń międzyokresowych dokonuje się na:
1) świadczenia wykonane na rzecz jednostki, lecz nie stanowiące jeszcze zobowiązania z powodu braku faktur lub rachunków, np. niefakturowane dostawy materiałów, nieotrzymane w terminie faktury za energię, czy też koszty wykonania jeszcze niezakończonych umów o usługi.
2) rezerwy na wydatki i przyszłe prawdopodobne koszty, których kwota bądź data powstania nie są jeszcze znane, ale można je w sposób wiarygodny oszacować; mogą to być koszty planowanych remontów, przewidywane koszty zużycia energii, koszty prowadzonych napraw, przeglądów gwarancyjnych itp.
Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne ujmuje się na koncie 641 – Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne. Jego saldo Wn oznacza koszty dotyczące przyszłych miesięcy.
Natomiast Rozliczenia międzyokresowe kosztów bierne księgowane są na koncie 642 – Rozliczenia międzyokresowe kosztów bierne. Saldo Ma tego konta pokazuje rezerwy utworzone na wydatki i koszty, które zostaną poniesione w przyszłości. Jednostki prowadzące księgi rachunkowe powinny kierować się również zasadą istotności. Oznacza to, że w przypadku niewielkich kwot, ponoszonych w zbliżonej wysokości w kolejnych latach, podjęcie decyzji o nierozliczaniu ich w czasie nie zniekształci obrazu sytuacji majątkowej i finansowej jednostki. Jeśli więc np. koszty ubezpieczeń, prenumeraty czy czynszów stanowią w ocenie jednostki kwoty istotne – należy je aktywować na koncie 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” i odpisywać w koszty w równych ratach co miesiąc przez cały okres, którego dotyczą. Sposób ewidencji księgowej rozliczania kosztów w czasie uzależniony jest od przyjętego przez jednostkę rachunku kosztów. Gdy jednostka stosuje ewidencję kosztów zarówno w zespole 4, jak i 5, zapisy księgowe dotyczące aktywowania kosztów przyszłych okresów mogą wyglądać następująco:
Zaksięgowanie całej kwoty ubezpieczenia, prenumeraty czy czynszu:
- strona Wn konta Koszty według rodzajów;
- strona Ma konta Pozostałe rozrachunki.
Zarachowanie kosztów do rozliczenia w przyszłych okresach sprawozdawczych:
- strona Wn konta Rozliczenia międzyokresowe kosztów,
- strona Ma konta Rozliczenie kosztów.
Odpis części kosztów przypadającej na bieżący okres sprawozdawczy:
- strona Wn konta zespołu 5,
- strona Ma konta Rozliczenia międzyokresowe kosztów.
Pamiętajmy, że rozliczanie międzyokresowe kosztów i przychodów urealnia wartość aktywów i pasywów wykazywanych w bilansie oraz zapobiega zniekształceniu wyników działalności jednostek. Decyzję w sprawie zasad rozliczania kosztów podejmuje kierownik jednostki, uwzględniając zasady ostrożności i istotności wynikające z ustawy o rachunkowości.
PRZYKŁAD
Ubezpieczenie majątkowe
W maju 2015 r. jednostka zapłaciła koszty ubezpieczenia majątkowego w kwocie 18 450 zł za okres od maja 2015 r. do kwietnia 2016 r. Jednostka uznała koszt za istotny. Ewidencja kosztów prowadzona jest na kontach zespołu 4 i 5.
Objaśnienia:
1. WB – zapłata za ubezpieczenie majątkowe kwota 18 450 zł: strona Wn konta Pozostałe rozrachunki oraz strona Ma konta Rachunek bankowy;
2. PK – zarachowanie kosztów polisy kwota 18 450 zł: strona Wn konta Pozostałe koszty rodzajowe oraz strona Ma konta Pozostałe rozrachunki;
3. PK – równolegle rozliczenie kosztów polisy strona Wn konta Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne i strona Ma konta Rozliczenie kosztów;
4. PK – zarachowanie 1/12 odpisu kosztów polisy, tj. kwota 1537,50 zł: strona Wn konta Koszty zarządu oraz strona Ma konta Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz.330 ze zm.).
