Od stycznia 2015 r. zmienił się katalog czynności, które nie mogą korzystać ze zwolnienia. I to nawet gdy wykonywane są nieodpłatnie lub na rzecz zatrudnionych. Są więc np. problemy z paliwem do jazd prywatnych
Kasa fiskalna powszechnie jest postrzegana jako przejaw braku zaufania ustawodawcy do podatników. I chyba tak właśnie jest. Bardzo często podatnicy sygnalizują absurd obowiązku stosowania kasy, w przypadku gdy niemal cały strumień sprzedaży skierowany jest ku przedsiębiorcom, a tylko nieliczne czynności są adresowane do pracowników podatnika.
Aby zracjonalizować obowiązek stosowania kasy, minister finansów stosuje zwolnienia. Problem jednak w tym, że w przypadku niektórych świadczeń żadne zwolnienie nie jest możliwe i podatnik musi nabyć kasę, nawet wówczas gdy odbiorcą jest pracownik. Od 2015 r. drastycznie wzrosła liczba rodzajów transakcji, których wykonanie zmusi podatników do zastosowania kasy rejestrującej. Przy czym nie zawsze winowajcą są przepisy dotyczące VAT.
Inna niż zwykle eliminacja
Wraz z końcem 2014 r. przestało obowiązywać rozporządzenie ministra finansów z 29 listopada 2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. poz. 1382). Tradycyjnie już, wprowadzając nowe rozporządzenie, minister finansów zmniejszył grupę przypadków, w których kasa nie ma zastosowania.
Jednak tym razem nie jest to zwykła eliminacja kolejnych zwolnień przedmiotowych zamieszczonych w załączniku do rozporządzenia. Można by rzec, że prawodawca był bardziej przebiegły i w istotny sposób je zmodyfikował, poszerzając katalog świadczeń, których wykonanie na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych, rodzi obowiązek stosowania kasy.
Niektóre przypadki utraty prawa do zwolnienia od kasy mogą być szczególnie zaskakujące dla podatników, a przez to niosą ze sobą duże ryzyko.
Nowe towary wpisane przez ministra
Kolejna odsłona przepisów dotyczących zwolnień od obowiązku stosowania kas rejestrujących zawiera, podobnie jak poprzednio, katalog czynności, których wykonanie eliminuje prawo do zastosowania niemal wszystkich, a czasami dokładnie wszystkich, zwolnień od obowiązku stosowania kasy rejestrującej.
Specyfikacja taka składa się z dwóch części: pierwsza obejmuje dostawy towarów (dokładniej towary, których dostawa podlega rejestracji w kasie), a druga – świadczenie usług. Minister drastycznie poszerzył drugą część katalogu, zawierającą usługi, jednak paradoksalnie bardziej niebezpieczne mogą okazać się zmiany w punkcie pierwszym, w którym wymienione są towary. Ponadto pewne towary, już wcześniej zamieszczone w takim katalogu, niosą ze sobą dodatkowe zagrożenie, które ma swoje źródło zewnętrzne wynikające ze zmian w ustawie z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.; dalej: ustawa o PIT).
Łatwo bowiem przeoczyć modyfikację odnoszącą się do nośników danych. Od początku tego roku w kasie musi być zarejestrowana każda dostawa zarówno zapisanych, jak i czystych nośników danych, przy czym minister posłużył się bardzo ogólnym, a przez to niebywale szerokim określeniem.
W obecnym stanie prawnym również sprzedaż perfum i wód toaletowych rodzi obowiązek stosowania kasy. Oczywiście chodzi tutaj o sprzedaż dla osób fizycznych niewykonujących działalności gospodarczej lub będących rolnikami ryczałtowymi.
Ważne jednak jest to, że obowiązek stosowania kasy występuje nie tylko wtedy, gdy dostawa ma charakter odpłatny, lecz także wtedy, gdy jest przekazywana lub zużywana nieodpłatnie, a czynność taka podlega opodatkowaniu VAT. [przykład 1]
W przypadku perfum i wód toaletowych zarówno sprzedaż odpłatna, jak i nieodpłatna (w tym zużycie) musi być zarejestrowana w kasie, nawet gdy odbiorcami są pracownicy podatnika.
UWAGA
Jeżeli nieodpłatne przekazanie towaru nie podlega opodatkowaniu VAT, to transakcja nie podlega rejestracji w kasie. Aby powstał obowiązek ewidencyjny, w pierwszej kolejności czynność musi podlegać opodatkowaniu VAT
(Nie)przypadkowy zbieg okoliczności
Brak możliwości stosowania kasy, nawet przy dostawach dla pracowników, nie jest nowym rozwiązaniem. Już w poprzednich stanach prawnych zwolnienie od obowiązku stosowania kasy nie miało zastosowania nawet wtedy, gdy transakcja była realizowana na rzecz pracowników. Dotyczyło to dostaw gazów płynnych, wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, wyrobów tytoniowych i alkoholu.
Tak jest i teraz. Żadna to nowość, jednak od nowego roku wystąpił dość szczególny zbieg okoliczności. Pracodawcy otwarcie przyznają, że w związku ze zmianami w podatku dochodowym obecnie znacznie częściej niż jeszcze w 2014 r. pracownicy korzystają z samochodów służbowych na potrzeby prywatne. Problem w tym, że jeżeli pracodawca odsprzedaje pracownikom paliwo lub pracownicy wykorzystują służbowe paliwo na potrzeby jazd prywatnych i zużycie takie podlega opodatkowaniu VAT, świadczenie takie musi być zaewidencjonowane w kasie rejestrującej.
W tym miejscu należy przypomnieć, że obecnie opodatkowane VAT jest tylko zużycie na potrzeby osobiste pracownika paliwa do samochodów z kratką. Jeżeli jednak ustawodawca dotrzyma słowa i od lipca podatnicy będą mogli odliczać połowę VAT od paliwa do samochodów osobowych, będzie to oznaczało, że zużycie na potrzeby pracownika paliwa do takich pojazdów będzie opodatkowane VAT. W konsekwencji zużycie paliwa, nawet przez pracownika, podlegało będzie rejestracji w kasie fiskalnej.
Pamiętać należy, że wobec powyższych świadczeń (w tym takich, których przedmiotem jest paliwo) nie ma zastosowania żadne zwolnienie od kasy: ani determinowane wartością sprzedaży, ani też jakiekolwiek zwolnienie przedmiotowe, w tym właściwe dla sprzedaży na rzecz pracowników.
Katalog usług się rozrósł
O ile modyfikacje katalogu towarów, których dostawa dla konsumentów i rolników ryczałtowych musi być odnotowana w kasie, nie są szczególnie liczne, o tyle katalog usług obligatoryjnie fiskalizowanych znacznie się rozrósł.
Na takiej liście znajdują się obecnie usługi:
wnaprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania),
ww zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
ww zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,
ww zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
wprawnicze, z wyłączeniem usług określonych w poz. 28 załącznika do rozporządzenia (notarialne),
wdoradztwa podatkowego,
wzwiązane z wyżywieniem (PKWiU 56), wyłącznie:
– świadczony przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz
– usługi przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (katering),
wfryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne.
Jednak w przypadku usług, inaczej niż towarów, minister finansów jest bardziej wyrozumiały dla podatników. Nie będą musieli bowiem stosować kasy, pomimo wykonania usługi z listy, jeżeli usługa:
wjest świadczona przez podatnika na rzecz jego pracowników oraz przez spółdzielnie mieszkaniowe na rzecz członków lub innych osób, którym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub które są właścicielami lokali położonych w budynkach administrowanych przez spółdzielnie mieszkaniowe, jak również przez wspólnoty mieszkaniowe na rzecz właścicieli lokali;
wjest świadczona w warunkach tzw. refakturowania, tzn. podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi. [przykład 2]
Dodatkowo warto zaznaczyć, że w ramach wyjątku od wyjątku zwolnione od kasy są usługi związane z wyżywieniem, jeżeli są świadczone na pokładach samolotów lub przez stołówki w placówkach oświatowych (szkoły i przedszkola publiczne i niepubliczne, szkoły wyższe i placówki opiekuńczo-wychowawcze) prowadzone przez te placówki, udostępniane wyłącznie dla uczniów, studentów i innych podopiecznych oraz nauczycieli i personelu.
Co z doradztwem podatkowym
Obejmując obowiązkiem stosowania kasy usługi prawnicze i w zakresie doradztwa podatkowego, minister nie posłużył się kryterium podmiotowych, tylko przedmiotowym. Co to oznacza?
Otóż ni mniej, ni więcej to, że obowiązek stosowania kasy dotyczy wszystkich przypadków świadczenia usług prawniczych (z wyłączeniem notarialnych) i doradztwa podatkowego na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej rolników ryczałtowych. Czyli nie trzeba być doradcą podatkowym, adwokatem czy radcą prawnym, by mieć obowiązek stosowania kasy.
Jeżeli chodzi o usługi doradztwa podatkowego, szczególnie narażeni są księgowi, zwłaszcza obecnie w okresie sporządzania PIT-ów. Wystarczy bowiem, że księgowy sporządzi dla niepodatnika zeznanie roczne i już od marca będzie musiał stosować kasę (od marca, bo minister wprowadził okres przejściowy do końca lutego, dając tym samym czas na nabycie kasy). Z tego powodu szczególnie ważne jest to, by podatnik pamiętał, kto ma status podatnika w znaczeniu VAT.
Jeżeli bowiem weźmiemy pod uwagę to, że działalnością gospodarczą w znaczeniu VAT jest nie tylko typowa aktywność przedsiębiorcy (czyli podejmowana w ramach działalności producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody), lecz także wykorzystywanie towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych, to świadcząc usługi doradztwa podatkowego dla osoby fizycznej wynajmującej składniki majątku, księgowy nie powinien obawiać się, że będzie musiał zakupić kasę.[przykład 3]
Podsumowując, od 2015 r. podatnicy mogą wpaść w obowiązek stosowania kasy całkiem przypadkiem. Źródło ryzyka znajduje się nie tylko bezpośrednio w przepisach rozporządzenia dotyczącego zwolnień od obowiązku stosowania kasy, lecz także pośrednio w innych regulacjach, np. ustawie o PIT.
Świadczenie z listy
Jeżeli podatnik wykona świadczenie z katalogu negatywnego zamieszczonego w rozporządzeniu o zwolnieniach od obowiązku stosowania kasy rejestrującej, to co do zasady (z nielicznymi wyjątkami) nie może stosować żadnych zwolnień, w tym determinowanego nieprzekroczeniem progu 20 000 zł.
PRZYKŁAD 1
Nośniki danych z rejestracją
Firma projektowa Radkow przygotowała na potrzeby promocji pendrive’y zawierające ofertę, przykładowe projekty etc. Jednostkowa wartość netto każdego pendrive’a (cena nabycia netto) przekroczyła 10 zł, przez co firma opodatkowuje ich nieodpłatne przekazanie. Pendrive’y rozdawane były m.in. na targach, a otrzymywała je każda osoba, która wypełniła ankietę. Wśród otrzymujących były osoby fizyczne niebędące przedsiębiorcami, które planują wybudować swój własny dom. W takim przypadku przekazanie pendrive’a musi być zaewidencjonowane w kasie fiskalnej. Mimo że przekazanie nieodpłatne co do zasady nie podlega rejestracji w kasie, to jednak akurat do nośników danych i innych towarów z katalogu, w którym zamieszczone są takie towary, zwolnienie nie ma zastosowania.
PRZYKŁAD 2
Refakturowanie traktowane inaczej
Pracodawca zakupił dla pracowników usługi medyczne, z których część ma charakter BHP, część jest nieodpłatnie przekazywana pracownikom na ich potrzeby osobiste i podlega opodatkowaniu VAT, a jeszcze inna część (dla rodzin pracowników) podlega odsprzedaży pracownikom. Mimo że usługi medyczne świadczone przez lekarzy muszą być rejestrowane w kasie, to jednak w tym przypadku obowiązek taki nie powstaje, gdyż nabywcą jest pracownik, a ponadto trzecia grupa usług jest refakturowana.
PRZYKŁAD 3
Najem prywatny to działalność gospodarcza w znaczeniu VAT
Do księgowego zwróciła się osoba fizyczna pracująca na etacie, ale również wynajmująca lokal mieszkalny w ramach najmu prywatnego. Zleciła księgowemu rozliczenia przychodów z najmu. Ze względu na to, że świadczenie takie na gruncie VAT jest działalnością gospodarczą, nie może tutaj być mowy o konieczności rejestracji sprzedaży w kasie fiskalnej.
Podstawa prawna
Par. 4 rozporządzenia ministra finansów z 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. poz. 1544).
