Przechowywanie dokumentacji podatkowej jest niezwykle ważne, z tego względu, że organ podatkowy nie dysponując nimi może określić podstawę opodatkowania w drodze oszacowania. Organ podatkowy określa podstawę opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli brak jest ksiąg podatkowych lub innych danych niezbędnych do jej określenia lub dane wynikające z ksiąg podatkowych nie pozwalają na określenie podstawy opodatkowania.

Okres przedawnienia

Płatnicy i inkasenci obowiązani są przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta. W razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, o miejscu przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatku.

Po upływie okresu przechowywania dokumentów płatnicy i inkasenci obowiązani są przekazać podatnikom dokumenty związane z poborem lub inkasem podatku. Dokumenty podlegają zniszczeniu, jeżeli przekazanie ich podatnikowi jest niemożliwe. Podobny termin dotyczy przedsiębiorców prowadzących księgi podatkowe.

Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem.

Podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków, w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Okres przechowywania dotyczy odpowiednio podatników obowiązanych do żądania rachunków.

Dokumenty VAT

Taki sam okres przechowywania dokumentów związanych z rozliczaniem podatku od towarów i usług obowiązuje podatników VAT.

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Z kolei rolnik ryczałtowy jest obowiązany przechowywać oryginały faktur VAT RR oraz kopie oświadczeń, w których potwierdza swój status podatkowy, przez okres pięciu lat, licząc od końca roku, w którym wystawiono fakturę.

ILE WYNOSI PRZEDAWNIENIE

Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Bieg terminu przedawnienia zawiesza się, jeżeli wydanie decyzji jest uzależnione od rozstrzygnięcia zagadnienia wstępnego przez inny organ lub sąd.

CO PRZERYWA BIEG TERMINU

Bieg terminu przedawnienia zostaje przerwany wskutek zastosowania środka egzekucyjnego, o którym podatnik został zawiadomiony. Po przerwaniu biegu terminu przedawnienia biegnie na nowo od dnia następującego po dniu, w którym zastosowano środek egzekucyjny.

Dłuższy termin

Jednak niektórzy podatnicy VAT są obowiązani do dłuższych okresów przechowywania dokumentacji podatkowej.

Podmioty zagraniczne świadczące na terytorium Wspólnoty usługi elektroniczne są obowiązane prowadzić ewidencję w postaci elektronicznej zawierającą dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, kwoty VAT do zapłaty w państwie członkowskim konsumpcji, całkowitej kwoty VAT do zapłaty w państwie członkowskim identyfikacji oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji VAT. Ewidencja powinna być udostępniona przez podmiot zagraniczny drogą elektroniczną na każde żądanie państwa członkowskiego identyfikacji oraz państwa członkowskiego konsumpcji. Ewidencję przechowuje się przez okres dziesięciu lat od zakończenia roku, w którym dokonano świadczenia usług elektronicznych.

CZY GROŻĄ KARY ZA NIEPRZECHOWYWANIE RACHUNKÓW

Karze grzywny za przestępstwo skarbowe do 180 stawek dziennych podlega ten, kto wbrew obowiązkowi nie przechowuje wystawionej lub otrzymanej faktury lub rachunku bądź dowodu zakupu towarów. W wypadku mniejszej wagi, sprawca, który nie przechowuje faktur i rachunków, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

BOGDAN ŚWIĄDER

bogdan.swiader@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

■  Art. 32, art. 86 oraz art. 88 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

■  Art. 112, art. 116 ust. 10 oraz art. 134 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

■  Art. 60 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 111, poz. 765 z późn. zm.).