Coraz więcej zawodów wymaga od pracownika stałego przemieszczania się. Przedstawiciel handlowy, serwisant, doradca techniczny, inspektor do spraw obsługi klientów – to tylko niektóre z nich. Zdaniem organów podatkowych jeśli pracodawca zwraca pracownikowi mobilnemu koszty noclegu, to powstaje przychód, który zasadniczo należy doliczyć do pensji. W grę może jednak wchodzić zwolnienie z podatku. Trzeba tylko wiedzieć, jakie.

Obowiązek szefa

Pracodawcy występujący o indywidualne interpretacje podatkowe starają się przekonać fiskusa, że opłacenie kosztów noclegu nie jest dla pracowników mobilnych przysporzeniem majątkowym, nie ma więc mowy o przychodzie. Uzasadniają, że to nic innego, jak realizacja obowiązku zapewnienia odpowiednich warunków pracy. Podkreślają, że pracodawca nie może przerzucać kosztów prowadzenia firmy – w tym wydatków na wyposażenie zakładu pracy lub związanych z wykonywaniem pracy poza siedzibą pracodawcy – na pracownika.

Wskazują również na aspekt ekonomiczny – pracodawcy niejednokrotnie bardziej opłaca się sfinansować pracownikowi nocleg niż powrót do siedziby firmy. Takie świadczenie nie ma zatem związku z celami osobistymi pracownika.

Przychód podwładnego

Argumentacja ta nie przekonuje jednak organów podatkowych. Ich zdaniem czym innym jest organizacja stanowiska pracy, polegająca np. na udostępnieniu pracownikowi biurka, opłacaniu kosztów zużycia prądu czy eksploatacji samochodu służbowego w godzinach pracy, a czym innym zapewnienie pracownikowi noclegu, gdy dobowa norma czasu pracy nie obejmuje godzin nocnych. Zapewnienie tego rodzaju świadczenia nie należy do obowiązków pracodawcy – twierdzą organy podatkowe. I dlatego nakazują jego wartość doliczyć do przychodu ze stosunku pracy.

Wskazują na to interpretacje dyrektorów: Izby Skarbowej w Poznaniu (z 1 kwietnia 2014 r., nr ILPB1/415-76/14-2/AG), Izby Skarbowej w Łodzi (z 3 kwietnia 2014 r., nr IPTPB1/415-15/14-4/KC) i Izby Skarbowej w Katowicach (z 24 marca 2014 r., nr IBPBII/1/415-142/14/BD).

To nie podróż służbowa

Organy podatkowe nie pozwalają także traktować kosztów noclegu jako świadczenia z tytułu podróży służbowej. Uznają, że pracownicy mobilni nie są w podróży służbowej. Na poparcie tej tezy przywołują orzecznictwo Sądu Najwyższego (np. uchwałę z 19 listopada 2008 r.,sygn. akt II PZP 11/08 i wyrok z 25 lipca 2012 r., sygn. akt II UK 65/12).

W konsekwencji nie ma mowy o zwolnieniu z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są wolne od podatku dochodowego do określonej wysokości.

Bez podatku do 500 zł

Fiskus dopuszcza natomiast inne zwolnienie – regulowane w art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o PIT. Obejmuje on wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników, do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł. Preferencja ta ma zastosowanie do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów.

Organy podatkowe potwierdzają, że opłacenie przez pracodawcę kosztów noclegu może być objęte tym zwolnieniem. Pracodawca powinien zatem pobrać zaliczkę na podatek tylko od nadwyżki ponad kwotę 500 zł miesięcznie.

Pracodawca ma koszt
Wydatki na opłacenie noclegów pracowników w terenie są dla pracodawcy kosztem uzyskania przychodu. Potwierdzają to m.in. interpretacje indywidualne dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 3 kwietnia 2014 r., sygn. IPTPB3/423-12/14-4/PM oraz z 7 marca 2014 r., sygn. IPTPB3/423-475/13-4/GG.