Większość informacji podatkowych firmy przygotowują z użyciem systemów informatycznych. Tendencja ta, zauważona przez polskie władze skarbowe, zaowocowała nowym podejściem do przeprowadzania przez nie kontroli skarbowych podatników. Jak przygotować się do kontroli za pomocą systemów informatycznych?
Hubert Jądrzyk partner PricewaterhouseCoopers Ostatnio z firm dociera coraz więcej informacji dotyczących kontroli podatkowych przeprowadzanych przez urzędników skarbowych w formie elektronicznej. Kontrole te polegają na pobraniu od podatnika danych dotyczących jego rozliczeń podatkowych bezpośrednio z jego elektronicznego systemu księgowego i ich elektronicznej weryfikacji. Przypomnijmy, że od 2002 roku polska administracja skarbowa wdraża system ISKOS (finansowany przez środki unijne), którego zadaniem jest informatyczne wspieranie kontroli skarbowych. Z otrzymanych informacji wynika, że w związku z wdrażaniem komputerowej kontroli podatników prowadzących księgowość w formie elektronicznej w polskiej administracji podatkowej, Ministerstwo Finansów na początku 2006 roku zakupiło 200 sztuk licencji specjalistycznego oprogramowania do komputerowej kontroli podatników kanadyjskiej firmy ACL. Firma ta specjalizuje się w przygotowywaniu programów komputerowych do elektronicznej analizy danych. Program produkowany przez ACL jest standardowym narzędziem audytorów w zakresie dostępu do danych, analizy i raportowania dla celów audytowych i kontrolnych. Umożliwia on dokonywanie kompleksowej kontroli systemów finansowo-księgowych i przeznaczony jest dla osób kontrolujących podmioty prowadzące księgowość w formie elektronicznej. Technologia ta pozwala między innymi na przeprowadzanie kompleksowej analizy danych, wydzielanie pozycji, opracowywanie próbek kontrolnych, wykrywanie transakcji podwójnych itp. Specyfika tego programu sprawia, że wiele administracji podatkowych na świecie wykorzystuje go do kontroli podatników, którzy prowadzą pełną księgowość w formie elektronicznej. Wykorzystywanie programu ACL pozwala znacznie zwiększyć zakres kontroli (kontrolą można objąć praktycznie całą księgowość podatnika) oraz zminimalizować czas jej trwania. Zastosowanie tego narzędzia jest korzystne zarówno dla podatników, jak i inspektorów kontroli. Inspektorzy kontrolujący duże przedsiębiorstwa nie muszą przeglądać setek segregatorów zawierających papierowe dane finansowo-księgowe. Z drugiej strony dzięki możliwości importu tych danych do programu ACL duża część kontroli może przebiegać poza siedzibą przedsiębiorcy, co bez wątpienia zmniejsza jej uciążliwość. Dzięki wykorzystaniu elektronicznej kontroli zwiększa się także prawdopodobieństwo wykrycia przez władze skarbowe nieprawidłowości występujących u podatnika. W obecnej chwili administracja skarbowa koncentruje się, wykorzystując opisywany program, na kontrolach prawidłowości rozliczeń VAT, który jest podatkiem najbardziej powszechnym w obrocie gospodarczym. Jest pewne, że wykorzystywanie narzędzi informatycznych do przeprowadzania kontroli skarbowych w formie elektronicznej stanie się w najbliższym czasie standardem w Polsce. Należy także pamiętać, że podatnicy mogą także posługiwać się podobnymi narzędziami analitycznymi (istnieje wiele programów do elektronicznej analizy danych), aby zwiększyć swoją kontrolę nad posiadanymi informacjami podatkowymi i być zawsze przygotowanym na e-kontrolę ze strony władz skarbowych. Firmy posiadając rozwiązania analogiczne do wykorzystywanych przez aparat skarbowy same mogą identyfikować i eliminować ewentualne nieprawidłowości w rozliczeniach z fiskusem. Pozwala to na większe poczucie bezpieczeństwa oraz redukcję kosztów – np. zaoszczędzenie wielu godzin, które pracownicy spółki musieliby poświęcić na kontakty z administracją skarbową podczas postępowania podatkowego.