Skupimy się na przedsiębiorcach będących osobami fizycznymi, działającymi indywidualnie albo w formie spółek osobowych. Z wyjątkiem opodatkowanych w formie karty podatkowej wszyscy oni mają obowiązek sporządzić spis z natury na koniec każdego roku podatkowego. U osób fizycznych rok podatkowy zawsze pokrywa się z kalendarzowym. Chodzi więc konkretnie o 31 grudnia. Czy czynności spisu muszą być przeprowadzone/zakończone w tym dniu? Niekoniecznie. Ważne, aby uchwycić stan istniejący na 31 grudnia. Może to więc nastąpić przed tą datą, o ile do końca roku nie nastąpią nabycia ani zbycia. Natomiast warunkiem sporządzenia spisu po tej dacie jest nieprowadzenie działalności pomiędzy 31 grudnia a dniem spisu.

Co to znaczy „z natury”

Istnieje kilka metod inwentaryzacji. Spis z natury to jedna z nich. Polega na empirycznym ustaleniu rzeczywistej ilości rzeczy. W zależności od ich właściwości, będzie to liczenie, ważenie, mierzenie albo szacowanie. Niedopuszczalnym wypaczeniem idei spisu jest wykorzystanie danych z ewidencji (programów magazynowych itp.). Szacowanie dopuszczalne jest wyjątkowo. Może na przykład dotyczyć materiałów sypkich i płynnych w pryzmach, kopcach, elewatorach czy zbiornikach albo produkcji w toku.

Remanent

Remanent

źródło: Inne

Regulacje prawne z opisywanego zakresu pomieszczone są w:
- rozporządzeniu Min. Fin. z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152, poz. 1475, z późn. zm.), w szczególności § 27 - 29;
- ustawie z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. Nr 144, poz. 930, z poźn. zm.), w szczególności art. 20.

Przede wszystkim spis musi być sporządzony w sposób rzetelny, staranny i trwały. Powinien zawierać:
• imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
• datę sporządzenia,
• numer kolejny arkusza spisowego,
• szczegółowe określenie inwentaryzowanego składnika,
• jednostkę miary,
• ilość stwierdzoną w czasie spisu,
• cenę za jednostkę miary,
• wartość (iloczyn ilości i ceny),
• łączną wartość spisu,
• wartość pomniejszenia wynikającego z wprowadzonej w trakcie roku (i nie wyeliminowanej) korekty kosztów z tytułu braku zapłaty,
• klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”,
• podpisy osób sporządzających i podpis właściciela zakładu (wspólników).

W stosunku do lat wcześniejszych nowością jest element trzeci od końca. Musiał być przez prawodawcę dodany, bo inaczej doszłoby do zdublowania zmniejszenia kosztów z tego samego powodu: raz w trakcie roku (niezapłacenie w terminie 30 dni od upływu terminu płatności albo 90 dni przy terminach dłuższych niż 60 dni) i powtórnie przez ujęcie w remanencie końcowym. To pomniejszenie ustala się w odniesieniu do ilości rzeczy stwierdzonej podczas spisu.
Pewne odrębności co do zawartości spisu przewidziane są dla księgarń i antykwariatów, kantorów wymiany walut, lombardów i działów specjalnych produkcji rolnej. Przedsiębiorcy z tych branż powinni sięgnąć do wskazanych przepisów.
O sporządzeniu spisu nie informuje się organu podatkowego, gdyż jest on obowiązkowy. Samego spisu nie składa się też w organie. Należy go przechowywać wraz z pozostałą dokumentacją, do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Co spisywać i jak wyceniać

W praktyce problemy koncentrują się wokół dwóch kwestii: co podlega spisowi i jak poszczególne rzeczy wyceniać. Znaczenie ma to niebagatelne, bo wpływa na wartość remanentu. A w zależności od rodzaju działalności może się w nim znaleźć pietruszka, auto, albo nieruchomość. W celu ułatwienia spisu sporządzono syntetyczne zestawienie:

Z praktycznego punktu widzenia kolejność działań powinna być następująca. Najpierw należy sporządzić spis (precyzyjnie nazwać stwierdzone rzeczy i je policzyć). To umożliwi wznowienie działalności w nowym roku. Następnie, w terminie 14 dni, dokonać wyceny. Ta ostatnia to mnożenie i dodawanie, zakończone ustaleniem wartości łącznej. Spis wpisuje się do księgi według rodzajów jego składników, albo jedną sumą, pod warunkiem przechowywania odrębnego, szczegółowego zestawienia.

Czemu to służy

Wartość spisu z jednej strony zamyka kończący się rok, z drugiej zaś otwiera nowy. Wpływa więc bezpośrednio na wynik podatkowy (dochód lub stratę) obu tych lat. Ustalając ów wynik do kosztów uzyskania przychodów dolicza się wartość remanentu początkowego, natomiast odejmuje wartość końcowego. Reguluje to art. 24 ust. 2 updf. Nieuwzględnienie remanentów kłóciłoby się z podstawami konstrukcji podatku dochodowego.

U ryczałtowców spis nie wpływa bezpośrednio na wysokość podatku. Może jednak mieć znaczenie w razie zmiany formy opodatkowania na zasady ogólne.

Najpoważniejsze stwierdzane nieprawidłowości to nieuwzględnianie robót w toku, zwłaszcza w budownictwie. Nie są też rzadkością uchybienia formalne.

Leszek Boroch, z-ca naczelnika US w Złotoryi