Podatnik, który otrzymuje zawiadomienie o kontroli, często wpada w panikę. Jak powinien wykorzystać czas do rozpoczęcia czynności przez urzędników skarbowych?

Warto przejrzeć dokumentację dotyczącą najważniejszych transakcji i sprawdzić, czy jest ona pełna. Przykładowo, jeżeli nabywane są usługi niematerialne (np. doradztwa biznesowego czy zarządzania), to można zweryfikować dowody świadczące o ich wykonaniu, które pozwoliły na zaliczenie wydatków z tym związanych do kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli jakieś kwestie były dotychczas zarzewiem sporu z organami, np. czy dane wydatki mogą być zaliczane do kosztów podatkowych – można przygotować przed kontrolą szczegółową argumentację. Jeżeli jednak w trakcie kontroli prowadzonej przez urząd skarbowy podatnik zgodzi się z nim, to zaraz po kontroli może, bez konsekwencji, skorygować rozliczenia.

Poza tym należy pamiętać o tym, co jest cenione przez urzędników. Podatnicy skupiają się czasami bardziej na treści finansowej czy uczciwości biznesowej względem konsumenta czy klienta – tymczasem dla kontrolujących ważne są prawidłowe rozliczenia podatkowe.

Co pani ma na myśli?

Chodzi o właściwe rozliczenie i dokumentację podatkową wszystkich zdarzeń ekonomicznych. Przykładowo, jeden przedsiębiorca udostępnił pomieszczenie kawiarni na imprezę, a drugi w zamian za to reklamował na swoich stronach internetowych tę kawiarnię. W konsekwencji uważają, że usługi zostały rozliczone. Tymczasem z punktu widzenia Skarbu Państwa są to dwa różne świadczenia, które powinny zostać opodatkowane VAT.

Przygotowania nie powinny być chyba aż takie trudne, jeżeli w zawiadomieniu organ określa zakres kontroli?

Tak, z tym że trzeba też rozumieć jej kontekst, bo od tego będą zależeć pytania kontrolujących. Przykładowo, pod lupą mogą znaleźć się konkretne rozliczenia z tytułu VAT – ale inaczej będzie wyglądało badanie, jeżeli dotyczy ono przedsiębiorstwa jako podatnika, a inaczej w przypadku kontroli krzyżowej.

W pierwszej sytuacji kontrola będzie skupiała się na tym, czy podatnik do swojej sprzedaży zastosował właściwą stawkę VAT i we właściwym momencie zadeklarował podatek. W drugiej sytuacji będzie sprawdzane, czy sprzedaż faktycznie miała miejsce, bo to jest istotne z punktu widzenia kontrahenta, który podatek odliczył.

A jak podatnik powinien współpracować z kontrolującymi, żeby sobie nie zaszkodzić?

Przede wszystkim musi starać się zrozumieć pytania i rzeczowo na nie odpowiadać. Uczciwy podatnik, który chce w miarę szybko zakończyć kontrolę, powinien dążyć do tego, aby mówić to wszystko, co jest istotne w danej sprawie. Zdarza się jednak, że przedsiębiorcy obierają taką strategię, że odpowiadają zdawkowo na pytania i próbują ukrywać pewne rzeczy, licząc, że kontrolujący się nimi nie zainteresują. Jednak organy mogą połapać się w tej grze i wtedy są bardziej dociekliwe.

Poza tym, jeżeli potrzebujemy czasu na znalezienie dokumentów, bo nie zawsze mamy je pod ręką i są trudności z ich dostarczeniem, to nie należy z tym zwlekać, aż minie termin. Trzeba o tym wcześniej poinformować kontrolujących, i to najlepiej na piśmie. Bo dla kontrolujących jest to podstawa wykazania, że nie działają zbyt powolnie. Z drugiej strony dzięki temu podatnik może uniknąć zarzutu utrudniania kontroli i odpowiedzialności karnej z tego tytułu.