Wiele firm posiada stanowiska pracy, z których zajmowaniem wiąże się konieczność używania odzieży roboczej. Dotyczy to nie tylko przedsiębiorstw produkcyjnych, lecz także pracodawców zatrudniających m.in. pracowników ochrony, dozoru, obsługi czy sprzątaczki. Jeśli z uwagi na specyfikę pracy własne ubranie pracownika może ulec zabrudzeniu lub zniszczeniu, pracodawca ma obowiązek dostarczyć mu nieodpłatnie odzież roboczą. Powinien także zapewnić jej pranie, a jeśli nie ma takiej możliwości – wypłacać ekwiwalent pieniężny. Jest on objęty zwolnieniem z PIT, jednak jego stosowanie w praktyce budzi wiele wątpliwości.

Dokumentowanie kosztów

Do niedawna jeszcze urzędnicy skarbowi twierdzili, że zwolnienie przysługuje, o ile firma zwraca pracownikowi faktycznie poniesione wydatki na podstawie przedstawionych przez niego dokumentów, w praktyce – rachunków z pralni. Wywodzili to z przepisów kodeksu pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.), zgodnie z którymi ekwiwalent wypłaca się w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika (art. 2379 par. 3 k.p.). W efekcie ekwiwalent w stałej zryczałtowanej wysokości, jednakowej dla wszystkich pracowników, uznawany był za przychód ze stosunku pracy (por. m.in. interpretację dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 10 października 2012 r., sygn. IPPB4/415-574/12-4/JK).

Tymczasem firmy z reguły wypłacają właśnie ryczałt za pranie odzieży roboczej, gdyż taki system rozliczeń z pracownikami jest po prostu łatwiejszy do stosowania w praktyce. Dostrzegły to wreszcie organy podatkowe, które ostatnio wydają przychylne podatnikom interpretacje. Potwierdzają w nich, że także ekwiwalent w formie zryczałtowanej korzysta ze zwolnienia (por. m.in. tegoroczne interpretacje dyrektorów izb skarbowych w Katowicach, Bydgoszczy i Warszawie sygn.: IBPBII/1/415-413/13/HK, IBPBII/1/415-309/13/BD, IBPBII/1/415-296/13/MK, ITPB2/415-168/13/RS, IPPB4/415-153/13-2/JK4).

Różnorodne formy ryczałtu

Z tych interpretacji wynika również, że zwolnienie może obejmować różnorodne formy ryczałtu za pranie odzieży roboczej. W jednym przypadku pracownicy otrzymywali miesięczny ekwiwalent pieniężny w wysokości 1 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę. Inna spółka zebrała natomiast oferty pralni znajdujących się w pobliżu jej siedziby. Na tej podstawie zamierzała wypłacać ekwiwalent równy dla wszystkich pracowników, w wysokości niższej o 5 proc. od najniższej oferty otrzymanej z pralni. Jeszcze inny pracodawca ustalił ryczałt według dwóch kategorii zabrudzenia zgodnie z kalkulacją kosztów prania odzieży roboczej i w porozumieniu z organizacjami związkowymi.

Organy podatkowe w ostatnio wydawanych interpretacjach podkreślają, że z przepisów kodeksu pracy wynika, że to pracodawca jest zobowiązany do prania, konserwacji, naprawy, odpylania i odkażania odzieży i obuwia roboczego, a w przypadku braku możliwości prania odzieży roboczej – do wypłaty ekwiwalentu w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. Wysokość ekwiwalentu może być ustalona także w sposób inny niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika, np. we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracownika.

Zgodnie z kodeksem pracy pracodawca zapewnia aby odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe oraz ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.