Przepisy nie dają ani firmom, ani urzędnikom skarbowym precyzyjnych wskazówek, jaka ilość uzasadnia zaliczenie wydatku do kosztów podatkowych, a jaka może być kwestionowana. A praktyka organów podatkowych jest różna – np. w ocenie, ile przedsiębiorca potrzebuje środków czystości albo wody dla pracowników.

Za dużo komputerów

Zasadniczo gdy przedsiębiorca stwierdzi, że dany wydatek nie jest wykluczony z kategorii kosztów podatkowych, może dzięki niemu pomniejszyć daninę – o ile ma pewność, że zakup jest związany z przychodami. – Z kolei wielkość zakupów wrzucanych w koszty, o której można powiedzieć, że jest uzasadniona, zależy od charakteru i rozmiaru prowadzonej działalności. Przykładowo jeśli przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą kupi 10 komputerów, to może to wzbudzić uzasadnione podejrzenia urzędników – mówi Joanna Litwińska, doradca podatkowy w ECDDP. – Skąd mam jednak wiedzieć, ile mydła i papieru toaletowego mogę kupić, by nie narażać się na podejrzenia urzędników skarbowych – zastanawia się gdańszczanka prowadząca jednoosobową firmę z siedzibą we własnym domu.

– To przede wszystkim kwestia zdrowego rozsądku – odpowiada Dorota Radzikowska, p.o. zastępca naczelnika Urzędu Skarbowego Warszawa-Praga. – Ocena wydatków dokonywana jest indywidualnie, pod uwagę brana jest liczba zatrudnianych pracowników i skala działalności (choćby to, ilu jest kontrahentów). Z zasady nie kwestionujemy podstawowych zakupów, takich jak kawa, herbata i cukier, a już na pewno nie limitujemy ilości wody.

Koszty uzyskania przychodów

Koszty uzyskania przychodów

źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Na rodzaj prowadzonej działalności zwracają w tym kontekście uwagę m.in. urzędnicy skarbowi z Mielca. – Inne potrzeby w zakresie środków czystości będzie miała kancelaria prawna, a inne punkt gastronomiczny – podaje przykład Lucyna Kosiba, wicenaczelnik US w Mielcu.

– Od miesięcy nie kwestionowaliśmy jednak wydatków z powodu ich nieodpowiedniej ilości – dodaje.

Nadmierne zapasy

O ile także urząd na warszawskiej Pradze od początku 2013 r. ani razu nie odmówił zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, to np. Urząd Skarbowy w Zduńskiej Woli już pięciokrotnie. – Uznaliśmy na przykład, że zakup jednocześnie trzech markowych kurtek przez podatnika prowadzącego biuro geodezyjne nie jest związany z jego przychodami – podaje Andrzej Kukuła, wicenaczelnik zduńskowolskiego urzędu. – Ale ten sam przedsiębiorca, który pomieszczenie na działalność ma w domu, potrafił obronić jako koszt uzyskania przychodów kupno 50-calowego telewizora. Przekonująco wykazał, że gdy przyjmuje klientów, na dużym ekranie pokazuje im mapki.

W innej sprawie równie skutecznie właściciel składu z materiałami budowlanymi wytłumaczył się z nabycia aparatu fotograficznego. Z powodu licznych reklamacji postanowił dokumentować na zdjęciach stan towaru przed wysyłką. Urzędnicy skarbowi przystali na taki koszt uzyskania przychodów.

Według Andrzeja Kukuły w pierwszej kolejności kontrolerzy zwracają uwagę na celowość wydatku i zasadność zakupu określonej ilości towaru. Naturalnie np. nabycie większej partii środków czystości nie dyskwalifikuje go jako kosztu uzyskania przychodów, bo przedsiębiorca może przecież zgromadzić zapas na dłuższy czas.

Jak jednak zauważa Elżbieta Soroko, prowadząca kancelarię podatkową w Poddębicach (woj. łódzkie), przedsiębiorcy niechętnie zamrażają pieniądze, kupując od razu większe ilości towarów, które będą im służyć w długim okresie. A na optymalizację kosztów podatkowych istnieją skuteczniejsze sposoby. – Osobiście kontroluję i doradzam, by podatnik zaliczał wydatki do kosztów w granicach rozsądku, a jeśli nie ma zgody w tej kwestii i klient próbuje przeforsować ujęcie w rozliczeniach nierozsądnych ilości, zazwyczaj kończymy współpracę – przyznaje Natalia Gorczyca, doradca podatkowy ze Szczecina.

Musi istnieć związek z działalnością gospodarczą

Krystian Pawłowicz ekspert podatkowy w KPMG

Aby móc uznać określony wydatek za koszt uzyskania przychodów, musi istnieć bezpośrednia zależność pomiędzy nim a prowadzoną działalnością gospodarczą oraz wielkością osiągniętego z jej tytułu przychodu. Ocena, czy daną ilość kupionych towarów można w całości uznać za koszt pozostaje arbitralną decyzją organu podatkowego. Poza skrajnymi przypadkami zdarzają się sytuacje złożone i dyskusyjne (z perspektywy przedsiębiorcy określona ilość może wydawać się w pełni uzasadniona, w opinii organu już nie). W sytuacji zakwestionowania wydatków z powodu ilości kupowanego towaru, zaliczaniu do kosztów podlegać będzie ta ich część, która w opinii urzędu związana jest z prowadzoną działalnością.

Gdy podatnicy nie zgadzają się z oceną organu podatkowego, pozostaje im odwołanie do organu nadrzędnego – najczęściej będzie to właściwa miejscowo izba skarbowa. Jeśli i jej rozstrzygnięcie nie jest satysfakcjonujące, pozostaje droga sądowo-administracyjna.