Już tylko niecały miesiąc mają podatnicy VAT na przygotowanie swojej działalności gospodarczej do zmian w zasadach fakturowania. Od nowego roku zmienią się nie tylko szczegółowe reguły wystawiania faktur, lecz także filozofia fakturowania. Bogdan Zatorski, kierownik consultingu biznesowego w Sage, przyznaje, że zmiany te niosą szanse i zagrożenia dla przedsiębiorców. Brak odpowiedniego przygotowania to wzrost ryzyka popełnienia błędu. W takim przypadku podatnik może ponieść konsekwencje, jakie wiążą się z niezastosowaniem wymogów dotyczących fakturowania.

Zmiany, które mają zacząć obowiązywać od 1 stycznia 2013 r., wynikają z dwóch rozporządzeń ministra finansów: zmieniających rozporządzenia w sprawie faktur oraz faktur elektronicznych. W momencie zamykania tego numeru DGP dostępne były jedynie ich projekty z 10 października 2012 r.

Docelowe zmiany w fakturowaniu przewiduje natomiast nowelizacja ustawy o VAT uchwalona już przez Sejm (czeka na uchwalenie przez Senat oraz podpis prezydenta). Zasadnicze przepisy ustawy, w tym dotyczące fakturowania, wejdą w życie 1 stycznia 2014 r. Dopiero wtedy nastąpi przeniesienie przepisów z rozporządzeń ministra finansów w sprawie faktur i faktur elektronicznych do ustawy. Oznacza to, że od 1 stycznia 2013 r. do 31 grudnia 2013 r. w zakresie fakturowania będą obowiązywały dotychczasowe przepisy ustawy wraz ze znacznie zmienionymi rozporządzeniami. A zatem rewolucja w fakturowaniu rozpocznie się już 1 stycznia 2013 r.

Zakres faktury

Nowe przepisy zmieniają zakres faktur. Nie są to jednak gruntowne zmiany. Faktury będą wyglądały podobnie jak przedtem, choć nie tak samo.

Usunięta zostanie m.in. nazwa „Faktura VAT”. Dotychczasowe przepisy wyraźnie wskazywały, że na dokumencie ma się ona pojawić. Nowe nie proponują nic w zamian, ale w praktyce najprawdopodobniej będzie stosowana nazwa „Faktura”.

Zgodnie z par. 1 pkt 3 projektu rozporządzenia zmieniającego (a więc zgodnie z nowym brzmieniem par. 5 pkt 2 rozporządzenia ws. faktur) wskazano elementy, jakie obowiązkowo muszą pojawić się na fakturze w określonych przypadkach. I tak mali podatnicy (u których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 1,2 mln euro) zamiast stosować nazwę „Faktura VAT-MP”, będą musieli oznaczyć dokument jako „metoda kasowa”.

Z kolei w przypadku gdy podatnik (sprzedawca) przeniesie na mocy stosownego porozumienia obowiązek wystawienia faktury na nabywcę lub osobę trzecią, to nabywca, wystawiając fakturę będzie musiał ją oznaczyć jako „samofakturowanie”.

Znaczne ułatwienie przeniesienia obowiązku fakturowego na nabywcę to nowość w przepisach. Jak przyznaje Bogdan Zatorski, obecnie jest to bardzo uciążliwe, ponieważ o samofakturowaniu trzeba powiadomić naczelnika urzędu skarbowego.

– Po zmianach faktury będzie mógł wystawić nabywca towarów i usług w imieniu i na rzecz podatnika po wcześniejszym zawarciu porozumienia między sprzedawcą a kupującym oraz po przyjęciu procedury zatwierdzania – stwierdza Bogdan Zatorski. Kontrahenci będą musieli ustalić taką procedurę między sobą. Mechanizm może polegać np. na tym, że nabywca towaru lub usługi przedstawi projekt faktury sprzedawcy, oznaczy ją wyrazem „samofakturowanie”, a następnie – zgodnie z przyjętą procedurą – sprzedawca zatwierdzi ten projekt, po czym nabywca wystawi fakturę.

Faktury będzie mogła też wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika upoważniona przez niego osoba trzecia, w tym przedstawiciel podatkowy. Przedstawiciel nie będzie musiał oznaczać takiej faktury jako „samofakturowanie”.

W ocenie Bogdana Zatorskiego zmiana ta obniży koszty utrzymania systemu rozliczeń VAT u obu kontrahentów, ponieważ będzie mniej błędów w fakturach. Co więcej, dla nabywcy samofakturowanie jest szansą na odliczenie podatku naliczonego w pierwszym możliwym terminie.