Wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT) dokumentuje się wystawiając fakturę. Trzeba jednak pamiętać, że faktury dokumentujące WDT, nieco różnią się od zwykłych dokumentów sprzedaży. Poza standardowymi elementami, wspólnymi dla wszystkich faktur, muszą bowiem zawierać dodatkowe informacje.

Przez wewnątrzwspólnotową dostawę towarów rozumie się wywóz towarów z terytorium kraju na terytorium państwa członkowskiego UE innego niż terytorium kraju, pod warunkiem, iż wywóz jest dokonywany na rzecz podatnika podatku od wartości dodanej zidentyfikowanego na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju.

Podstawowe dane zawarte na fakturach sprzedaży

Informacje wymagane na każdej fakturze VAT zostały określone w § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, zgodnie z którym każdy dokument stwierdzający dokonanie sprzedaży powinien zawierać określone dane.

Wymagane jest podanie co najmniej:
• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
• numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;
• numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT";
• dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
• miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
• wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawki podatku;
• sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty
• dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Dodatkowe informacje niezbędne na fakturach dokumentujących WDT

W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, oprócz powyższych informacji, faktura stwierdzająca tę dostawę z zasady powinna zawierać dodatkowo numer VAT UE podatnika dokonującego dostawy, a także właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy. Numer ten zawiera dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej (od tej zasady są wyjątki, dotyczące m. in. wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu).

Nowe środki transportu to dodatkowe wymagania

Co więcej, w wewnątrzwspólnotowej dostawie nowych środków transportu faktura stwierdzająca dokonanie dostawy powinna dodatkowo zawierać moment (datę) dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz przebieg pojazdu lub też liczbę godzin roboczych używania nowego środka (w zależności od rodzaju środka transportu; dla pojazdów lądowych istotny jest przebieg).

Za nowe środki transportu ustawa o podatku od towarów i usług uważa m. in. samochody, jeżeli przejechały nie więcej niż 6000 kilometrów lub od momentu dopuszczenia ich do użytku upłynęło nie więcej niż 6 miesięcy; za moment dopuszczenia do użytku uznaje się dzień, w którym został on pierwszy raz zarejestrowany w celu dopuszczenia do ruchu drogowego lub w którym po raz pierwszy podlegał on obowiązkowi rejestracji w celu dopuszczenia do ruchu drogowego w zależności od tego, która z tych dat jest wcześniejsza; jeżeli nie można ustalić dnia pierwszej rejestracji pojazdu lądowego lub dnia, w którym podlegał on pierwszej rejestracji, za moment dopuszczenia do użytku tego pojazdu uznaje się dzień, w którym został on wydany przez producenta pierwszemu nabywcy, lub dzień, w którym został po raz pierwszy użyty dla celów demonstracyjnych przez producenta.

Elżbieta Węcławik, Tax Care
Małgorzata Jawińska, księgowa Tax Care