Do końca maja pracodawcy (zatrudniający co najmniej 20 pracowników) mają czas na dokonanie pierwszej wpłaty na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) w wysokości co najmniej 75 proc. kwoty odpisu podstawowego. Pozostałą część należy wpłacić do 30 września.

– Obowiązek ten nie dotyczy dobrowolnych zwiększeń środków ZFŚS, które w danym zakładzie pracy mogą występować – mówi Piotr Zając, doradca podatkowy w Mazars.

Dodaje, że podstawę naliczenia odpisu na ZFŚS stanowi przeciętna planowana liczba zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Odpis podstawowy na jednego zatrudnionego wynosi 1093,93 zł.

– Za koszty uznaje się odpisy i zwiększenia na ZFŚS, o ile środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów oraz zwiększeń zostały wpłacone na rachunek funduszu – podkreśla Piotr Zając.

Odpisy na fundusz mogą zostać uznane za koszt nie w momencie ich naliczenia, ale dopiero w momencie faktycznego przekazania środków na wydzielony rachunek.

– Natomiast samo dokonanie odpisu na ZFŚS nie daje prawa do zaliczenia go do kosztów, podobnie jak sama wpłata na rachunek funduszu, bez dokonania odpisu nie jest wystarczającą przesłanką do uznania jej za koszt– mówi Piotr Zając.

Opóźnienie w przekazania środków na konto nie przekreśla możliwości zaliczenia wydatków do kosztów. W przypadku nieterminowego przekazywania wpłat możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych powstaje z chwilą przekazania środków w wysokości dokonanego odpisu na rachunek funduszu.

– W praktyce, nawet jeśli dopiero w tym roku pracodawca faktycznie przekaże na rachunek ZFŚS kwoty zaległe, tj. dotyczące lat ubiegłych, koszty podatkowe można obciążyć w roku faktycznego przekazania tych środków na rachunek, czyli w 2012 r. – wyjaśnia ekspert z Mazars.

Konsekwencje niedotrzymania terminów wskazanych w ustawie o ZFŚS mogą być jednak inne.

– Pracodawca naraża się na odpowiedzialność za popełnienie wykroczenia, a w konsekwencji na grzywnę – ostrzega Piotr Zając.

Ekspert wyjaśnia, że zgodnie z kodeksem wykroczeń grzywnę wymierza się w kwocie od 20 zł do 5 tys. zł, chyba że przepis stanowi inaczej. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 13 kwietnia 1999 r., pracodawca nie ma obowiązku uiszczenia odsetek od kwot nieprzekazanych w terminie na rachunek bankowy ZFŚS (sygn. akt. I PKN 663/98).