Koszt wystawienia faktury papierowej to m.in. koszt papieru, druku, koperty i opłata pocztowa. Jak policzyli eksperci Deloitte, koszt wystawienia jednej faktury papierowej wynosi w Polsce ok. 2 zł. W przypadku faktur elektronicznych koszt ten może zmaleć nawet do 3 gr (dotyczy firm, które miesięcznie wysyłają 20 tys. faktur). Z kolei według danych Europejskiego Stowarzyszenia Skarbników CAST firma wystawiająca 50 faktur miesięcznie może zaoszczędzić 7,2 tys. euro. Stowarzyszenie szacuje, że koszt wystawienia jednej faktury papierowej przez firmy w Europie po stronie dostawcy i odbiorcy to ok. 15 euro. Koszt e-faktury to 3 euro.

Firmy, które zdecydują się na e-fakturowanie, mogą liczyć na znaczne oszczędności.

Krzysztof Hejduk, partner w KPT Doradcy Podatkowi, przypomina, że od 1 stycznia 2011 r. funkcjonują nowe zasady wystawiania i przesyłania e-faktur. Mogą one być przesyłane w dowolnej formie, pod warunkiem zapewnienia im autentyczności pochodzenia i integralności treści.

– W odróżnieniu od poprzednich regulacji w tym zakresie bezpieczny podpis elektroniczny oraz system EDI są wyłącznie przykładami zabezpieczeń, które zapewniają autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury – mówi Krzysztof Hejduk.

Wyjaśnijmy, że zgodnie z par. 2 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów w sprawie m.in. przesyłania faktur w formie elektronicznej (Dz.U. z 2010 r. nr 249, poz. 1661) przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei integralność treści faktury jest zachowana, gdy podatnik zapewni, że w trakcie przesyłania dokumentu żadne dane nie zmieniły się. Rozporządzenie przerzuca na podatników odpowiedzialność za zachowanie autentyczności pochodzenia i integralność treści. W praktyce wielu podatników przesyła e-faktury mailem w formie zabezpieczonych przed zmianami plików PDF.

Przedsiębiorcy, którzy chcą wysyłać kontrahentom e-faktury, muszą również pamiętać o wymogach z rozporządzenia. Przede wszystkim podatnicy muszą uzyskać od kontrahentów akceptację na przesyłanie faktur w formie elektronicznej.