Aby przedsiębiorca mógł ująć wydatek na wynajem nieruchomości za koszt uzyskania przychodu w ramach działalności gospodarczej, wydatek ten zgodnie z ogólną definicją kosztów powinien spełniać łącznie następujące warunki: pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu; nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT; być właściwie udokumentowany.

– Jeżeli wyłącznym celem wynajmu mieszkania przez przedsiębiorcę są cele biznesowe, tj. potrzeba przebywania w nim podczas pobytu w siedzibie firmy, to wydatki ponoszone przez niego na wynajem mieszkania w miejscu siedziby działalności mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w ramach działalności przedsiębiorcy – wyjaśnia Marcin Sobieszek, doradca podatkowy w Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy.

Istotna jest dodatkowo konieczność właściwego udokumentowania wydatków za pomocą dokumentów wskazujących nie tylko na fakt poniesienia kosztów z związku z wynajmem i eksploatacją mieszkania, ale również dowodów świadczących o pobycie przedsiębiorcy w siedzibie spółki i wykonanych w ramach prowadzonej działalności czynnościach w siedzibie spółki, potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków przed przedsiębiorcę.

Przedsiębiorcy dojeżdżający z miejsca zamieszkania do siedziby działalności nie przebywają w podróżach służbowych, dlatego też nie przysługują im przewidziane dla stosunku pracy świadczenia z tego tytułu – przypomina Marcin Sobieszek.

Ekspert dodaje, że jedynie pracownikom przebywającym w podróżach służbowych na terenie kraju przysługują z tego tytułu diety oraz zwrot niektórych kosztów (np. koszty przejazdów, noclegów, inne udokumentowane wydatki, określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb).